30 Maio 2023

Controle as contas a pagar e receber da clínica com Feegow Clinic

Quanto maior o porte da clínica médica, mais complexos são os processos relacionados à organização das contas a pagar e receber. Realizar esse controle de maneira efetiva é um aspecto essencial para o sucesso e crescimento do negócio. 

Ocorre que, na prática, organizar o fluxo de caixa e gerir as contas do consultório muitas vezes é uma tarefa trabalhosa, que demanda muito tempo dos profissionais responsáveis pelo setor financeiro.

Também explicaremos as melhores dicas para fazer esse controle e como o software Feegow Clinic simplifica essas tarefas de forma segura e prática, por meio da automatização dos processos.

Confira! 


A importância estratégica do controle das contas a pagar e receber

Segundo o estudoDemografia Médica no Brasil 2023”, publicado pela Associação Médica Brasileira (AMB) em parceria com a Universidade de São Paulo (USP), 63% dos negócios do setor de saúde têm como prioridade adquirir novos pacientes.

Para atingir esse objetivo, a pesquisa mostra que uma das principais estratégias das empresas é aprimorar a gestão financeira. 

De fato, o controle das finanças (contas em dia, despesas sob controle e fluxo de caixa saudável) mantém a clínica em uma rota de crescimento sustentável. Dessa forma, fica mais fácil se destacar em relação à concorrência. 

O controle adequado das contas a pagar e receber permite que os gestores tenham dados financeiros confiáveis. Essas informações contribuem para tomadas de decisão mais assertivas e estratégicas.

Por exemplo, ao entender quais são os aspectos problemáticos na rotina financeira, é possível elaborar ações que os tornem mais eficientes. Assim, os gestores conseguem deixar as finanças mais saudáveis e crescem as oportunidades de investimentos na clínica a curto, médio e longo prazo.

Desafios enfrentados pelos gestores financeiros em clínicas de grande porte

A gestão do faturamento é um dos principais desafios enfrentados pelos administradores de clínicas de grande porte. Sem essa organização, o controle das contas a pagar e receber se torna ineficiente.

Problemas de gestão geram um efeito dominó no desempenho econômico-financeiro da clínica, resultando em sérios prejuízos para o orçamento. Para enfrentar esses desafios, é fundamental traçar estratégias, e uma delas é a criação de um plano financeiro sólido.

Por meio desse instrumento, os gestores da clínica definirão metas e objetivos, farão análises do fluxo de caixa, gerenciamento das receitas e despesas, bem como identificação de oportunidades de investimento. 

No caso das despesas, ou seja, das contas a pagar, é importante reduzir custos e eliminar desperdício de recursos.

Para tanto, os gestores podem realizar uma análise detalhada dos gastos mensais e anuais

Durante esse processo, talvez fique claro, por exemplo, que o custo com fornecedores é muito elevado. Nesse cenário, seria interessante negociar uma redução de preços, pesquisar novos fornecedores e optar por alternativas mais econômicas.

Por outro lado, se o aumento nas despesas vier do pagamento de tributos, a saída pode ser a adoção de uma gestão tributária para conhecer as regras, analisar os impostos a serem pagos e identificar isenções ou descontos em alíquotas.

Outro desafio comum em clínicas de grande porte é a gestão da receita. No geral, esses negócios possuem várias fontes, como pagamentos diretos de pacientes, de convênios médicos, seguradoras e programas governamentais.

E cada fonte de receita pode ter diferentes termos de pagamento, requerimentos específicos de faturamento e documentação. 

Uma das maneiras mais efetivas e práticas de organizar as contas a pagar e receber é contar com a ajuda da tecnologia. Continue a leitura e conheça o software que vai te ajudar a organizar a gestão financeira de uma forma eficiente, segura e prática.

Dicas para ter um bom controle das contas a pagar 

Antes de entender como um bom software de gestão pode ajudar a otimizar o seu planejamento financeiro, é importante ter em mente algumas dicas para aprimorar o controle na planilha de contas a pagar e receber. 

Para começar, elencamos algumas boas práticas para você manter a organização das contas a pagar sempre em dia. São elas: 

  • Ao realizar novos investimentos ou assumir despesas, como em contratações ou compras, faça sempre uma boa pesquisa de mercado e compare preços. O foco é garantir o equilíbrio e a viabilidade dos custos em relação às receitas;
  • Antes de realizar qualquer tipo de aquisição, verifique a projeção das finanças (fluxo de caixa projetado) para a data do vencimento da compra. O objetivo é garantir a disponibilidade de recursos e a viabilidade do investimento;
  • Assim que o pedido for feito, inclua a conta no sistema de contas a pagar. Quando os itens chegarem, confira se os preços e condições estão alinhados ao que foi registrado no software e registre o recebimento;
  • Verifique a incidência de impostos sobre as compras. Por exemplo, serviços contratados podem ter tributos retidos na fonte e certos estados exigem recolhimento de impostos na entrada. Consulte seu contador e inclua esses custos no seu sistema;
  • Mantenha um acompanhamento constante do seu fluxo de caixa. Antes de realizar qualquer compra ou investimento, verifique antecipadamente as condições das finanças. Assim, você garante uma negociação mais assertiva de negociação com credores;


Certifique-se de que as despesas dos sócios não fiquem misturadas com as da clínica. É imprescindível ter um pró-labore bem definido. Apenas o valor e a data de pagamento dessa remuneração devem constar nas contas a pagar da empresa.

Dicas para ter uma boa organização das contas a receber

Quando tratamos sobre o equilíbrio das finanças e a otimização da margem de lucro da clínica, um controle minucioso das contas a receber é tão importante quanto o dos pagamentos. Para manter uma administração eficiente e segura, atenha-se aos seguintes pontos:

  • Estabeleça políticas claras de pagamento, considerando os tipos de serviços oferecidos pela sua clínica. Por exemplo, determine prazos de pagamento diferenciados para consultas, exames e procedimentos cirúrgicos;
  • Mantenha um cadastro completo de todos os pacientes. Ele deve incluir informações de contato, plano de saúde e histórico financeiro. Isso facilitará o acompanhamento das contas a receber;
  • Garanta que todas as faturas sejam precisas e detalhadas, incluindo os procedimentos realizados, plano de saúde, datas e valores. Isso porque, possíveis erros podem gerar atrasos nos pagamentos;
  • Realize um acompanhamento rigoroso dos pagamentos recebidos e identifique eventuais contas em atraso. Envie lembretes de pagamento quando necessário, para minimizar a inadimplência;
  • Considere oferecer opções de pagamento flexíveis aos pacientes, como parcelamento, para facilitar o pagamento de contas mais elevadas. Pesquise sobre as tarifas de cada meio e escolha aquelas mais vantajosas para a sua margem de lucro;
  • Comece por adotar um sistema de gestão financeira especializado para clínicas, que permita registrar e acompanhar todas as transações financeiras relacionadas aos pacientes e serviços prestados.

Problemas que podem aparecer ao administrar as contas a pagar e receber 

Alguns desafios podem surgir durante a administração das contas a pagar e receber de uma clínica. 

Para começar, as datas de recebimento e pagamento muitas vezes não estão alinhadas. Isso exige um bom controle interno de caixa, para que essa desigualdade não gere perda de confiabilidade, atrasos e acúmulo de débitos.

Nesse sentido, a gestão das informações pode ser desafiadora. Cada transação na clínica gera uma série de documentos que devem ser arquivados de forma segura. Além disso, eles têm informações valiosas para o controle das contas, que devem ser usadas com eficiência.

Outra preocupação ligada às contas a pagar é a possibilidade de perder pagamentos ou recebê-los de forma duplicada. Isso impacta diretamente na assertividade do controle do fluxo de caixa. 

Da mesma forma, nas contas a receber, a clínica pode realizar cobranças indevidas. Isso não só prejudica o controle das movimentações, como também afeta a reputação da clínica e o relacionamento com pacientes.

Ainda sobre as contas a receber, a perda de prazos de pagamento também gera danos e prejuízos, sendo um esquecimento comum. O mesmo vale para as informações e documentos necessários nas cobranças, que nem sempre são considerados.

Por fim, há uma certa tendência de desconsiderar valores aparentemente pequenos na administração das contas a pagar e receber. Contudo, ao longo do tempo, eles podem impactar significativamente as finanças da clínica. 

Uma gestão eficaz exige atenção redobrada a esses desafios, para garantir a saúde financeira e a integridade do negócio.

Não se esqueça do fluxo de caixa!

Pode ser que a sua clínica lide muito bem com os desafios citados logo acima e que seu fluxo de caixa já esteja excelente. Mesmo assim, é essencial manter atenção constante.

Isso porque, um bom fluxo de caixa é a base para ter um controle financeiro eficiente e um capital de giro saudável

Afinal, ele permite um acompanhamento detalhado de todas as entradas e saídas, dando uma visão clara sobre a saúde das suas finanças.

Ou seja, ele é essencial para a tomada de decisões. Com os dados relativos às movimentações, você consegue determinar o momento mais adequado para investir em melhorias, tendo um bom retorno sem precipitações que podem prejudicar as contas. 

Da mesma forma, esse acompanhamento permite prever e se preparar para eventuais desafios. Isso inclui a antecipação de momentos de baixa receita e demanda, garantindo que a clínica tenha sempre recursos disponíveis para cobrir suas despesas e obrigações.

Seguindo essa lógica, manter-se atento ao fluxo ainda ajuda a evitar atrasos nos pagamentos e a identificar gargalos nas finanças, preservando a eficiência e credibilidade do negócio.

Simplifique a gestão das contas com o Feegow Clinic

O Feegow Clinic é um software robusto e de alto desempenho que entrega mais de 200 funcionalidades voltadas para a gestão de clínicas de grande porte. Há, por exemplo, recursos específicos que atendem as necessidades relacionadas ao controle de contas a pagar e receber.

Completa, a plataforma também oferece soluções para os setores de atendimento e backoffice. Todos os recursos são práticos, intuitivos e 100% online. A seguir, apontamos alguns deles.

Recursos do módulo financeiro do Feegow Clinic

No módulo financeiro do Feegow Clinic, a clínica médica terá acesso aos seguintes recursos:

  • Contas a pagar: esse recurso permite que a clínica lance as suas despesas mensais, como salários de colaboradores, aluguel e contas de consumo. É possível inserir novas despesas, bem como os gastos recorrentes;
  • Contas a receber: funcionalidade voltada para o lançamento das contas a receber (rendimentos, pagamentos de pacientes etc.). Por meio desse recurso, a clínica consegue inserir receitas fixas e variáveis;
  • Auditoria financeira: com a ajuda dessa funcionalidade, os gestores analisam com facilidade as movimentações financeiras realizadas na clínica, o que ajuda a identificar e corrigir irregularidades;
  • Resumo financeiro: o objetivo dessa funcionalidade é unificar os dados e fornecer uma análise resumida das movimentações diárias.

Outros benefícios do Feegow Clinic para clínicas médicas

Além dos recursos citados anteriormente, o Feegow Clinic ainda oferece as seguintes funcionalidades:

  • Faturamento: emissão rápida de guias de consulta, administração de lotes, integração com o financeiro e configuração de período de retorno para o convênio;
  • Gerenciamento: relatórios financeiros, abertura e fechamento de caixa, plano de contas, gestão do tempo de espera, análise de despesas e receitas;
  • Financeiro: contas a pagar e receber, rateio de custos, fluxo de caixa, previsões financeiras, gerenciador de orçamento e contratos, plano de contas e centro de custo;
  • Atendimento: prontuário eletrônico, formulários personalizáveis, gráficos de evolução, modelos de atestados e laudos;
  • Agenda: agendas médicas múltiplas (profissionais, convênios, especialidades e localização), agenda diária e semanal, gerenciador de fila de espera, repescagem de faltosos e desmarcados.

 

Agora que você já sabe todos os aspectos relacionados ao controle de contas a pagar e receber, que tal modernizar e aperfeiçoar a gestão para fazer com que a sua clínica se destaque em um mercado tão competitivo?


Conheça o Feegow Clinic e saiba como o software pode te ajudar a otimizar os processos do consultório.

Perguntas frequentes:

Qual a importância de utilizar um software de gestão em sua clínica?

Um software de gestão é uma ferramenta indispensável para aprimorar a administração da clínica, fazer e impulsionar o sucesso do negócio. Entre seus diversos benefícios, destacam-se a automação de processos, a centralização de informações e um controle financeiro mais preciso.

O que é o modelo DRE e qual sua utilidade?

A Demonstração do Resultado de Exercício (DRE) é uma ferramenta que oferece uma visão abrangente da área financeira da clínica. Por meio dela, os gestores podem identificar lucros e despesas de maneira mais clara e objetiva.

Como o Feegow Clinic ajuda a consolidar e realizar pagamentos de repasses?

A funcionalidade do Feegow Clinic tem como objetivo otimizar o processo de consolidação e pagamento dos repasses, evitando erros manuais e facilitando o gerenciamento dos valores entre a clínica e os executores dos serviços.