Como fazer a análise de indicadores para clínica médica?
A análise de indicadores para clínica médica é o ponto de partida para quem busca aumentar sua receita e otimizar a gestão do seu negócio.
Ela deve ser feita periodicamente para antecipar problemas, identificar oportunidades de melhoria e demonstrar resultados.
Se você já passou pela situação de não saber quanto a sua clínica está gastando no fim do mês, consegue entender a importância dessa métrica.
Seja você um gestor experiente ou um médico que administra o próprio negócio, o desafio é o mesmo: todos estão em busca de alta performance.
Sem a orientação correta, saber o que e como analisar pode ser um grande desafio. Mas não é um bicho de sete cabeças.
Neste post, apresentamos os principais indicadores para clínica médica e a melhor forma de utilizá-los na sua empresa.
Por que utilizar indicadores na sua clínica médica?
Utilizar indicadores na clínica médica é a melhor forma de ter o conhecimento necessário para nortear as condutas dos profissionais.
Eles são essenciais para compreender a realidade da empresa, tanto para acompanhar o seu crescimento como para melhorar os serviços prestados.
Por isso, os indicadores precisam ser elaborados em conjunto com a administração e a área assistencial.
Na formação dos médicos, não há preparação para que eles visualizem os resultados financeiros do seu trabalho.
É justamente neste ponto que os indicadores atuam, deixando mais claro o que realmente acontece com a clínica.
Estando cientes desses dados, torna-se mais fácil para o gestor orientar as mudanças necessárias.
Portanto, podemos resumir o uso de indicadores na clínica médica para:
- A equipe, como um todo, conhecer os resultados de sua atuação profissional;
- O gestor adotar as melhores decisões com base nesse conhecimento.
6 indicadores para clínica médica que você precisa conhecer!
Para alcançar uma boa gestão financeira, é fundamental ter atenção a estes números.
Lembre-se: os dados são seus melhores amigos na tomada de decisão do seu negócio.
1. Ticket médio
Você sabe qual é o ticket médio da sua empresa? Para clínicas, o ticket médio pode ser relacionado ao número de atendimentos realizados.
Em outras palavras, o ticket médio é o valor médio dos serviços prestados durante um certo período (um mês, por exemplo).
Com esse indicador, você monitora a precificação das suas consultas e procedimentos. Assim, pode determinar se as atividades e transações são vantajosas e geram lucro.
Não é raro ver profissionais de saúde, que realizam um grande volume de atendimentos, com a sensação de que trabalham muito e ganham pouco.
Certamente, nesses casos, o ticket médio de atendimento está abaixo do ideal.
Isso significa que, após cobrir os custos e despesas relacionados aos atendimentos, o valor que sobra é pouco para tanto esforço.
Sendo assim, a precificação dos procedimentos realizados deve levar em conta o perfil do paciente e os recursos necessários para a sua execução.
Na prática, o ticket médio da sua clínica é calculado da seguinte forma:
Valor do faturamento / Volume de atendimentos = Ticket médio
Para exemplificar colocando em números, faça da seguinte forma:
Imagine que o seu faturamento do mês será de R$60.000 e divida isso pelo número de atendimentos, que será de 200 por mês. O cálculo será R$60.000 / 200 = R$300.
Repare que você pode ter consultas e procedimentos de valores diferentes. Ou seja, um de R$180, outro de R$380.
Não se preocupe! O ticket médio leva isso em conta e lhe mostra o valor médio de todos os atendimentos.
2. Margem de contribuição
A margem de contribuição é um indicador financeiro que traz para o administrador, em dados reais, o valor que sobra de cada atendimento realizado.
Assim, ele identifica se é possível obter lucro mesmo após os descontos.
O Sebrae explica o termo da seguinte forma:
- Margem: "é a diferença entre o preço de venda e os valores conhecidos por custos e despesas variáveis da venda";
- Contribuição: "representa em quanto o valor das vendas contribui no pagamento das despesas fixas e na geração de lucro".
É possível pensar nesse indicador antes e após o procedimento. Por exemplo, toda vez que você atende um paciente, é aplicada uma pequena quantidade de toxina botulínica.
Antes do procedimento ser realizado, a sua clínica tem despesas com a compra deste material. Ou seja, este valor entrará no cálculo da margem de contribuição.
O segundo momento é o pós-atendimento, em que a sua clínica deve se preocupar com os impostos e o repasse médico.
Em síntese, essas são as principais despesas relacionadas à execução do procedimento.
Você precisa conhecer a sua margem de contribuição para saber se a clínica gera lucro, mesmo com esses gastos.
Antes de seguirmos, você deve entender a diferença entre custos e despesas variáveis. Afinal, eles são a base do cálculo da margem de distribuição:
Custos variáveis
São aqueles que ocorrem esporadicamente e estão ligados diretamente à queda ou ao aumento no número de atendimentos.
Além do mais, os gastos com o consumo de energia e água podem ser classificados como custos variáveis se estiverem relacionados diretamente com a prestação de serviço.
Despesas variáveis
São os gastos que você tem para manter a sua clínica funcionando, mas que não se relacionam diretamente com o seu produto.
Por exemplo, os impostos e o comissionamento dos seus colaboradores, que variam de acordo com os atendimentos de cada período.
Agora que você já sabe identificar os custos e despesas variáveis, veja como encontrar a margem de contribuição do atendimento de um jeito bem simples:
Valor dos atendimentos – (Custos variáveis + Despesas variáveis) x 100
Digamos que o valor do procedimento é de R$300. Para que esse procedimento ocorra, você tem um custo de R$90 por aplicação da toxina botulínica.
Além disso, é acordado entre clínica e profissional de saúde um repasse médio de 30% sobre o valor desse procedimento.
De receita, são R$300. Os custos variáveis são de R$80, enquanto o repasse médio é de R$90. Vamos ao cálculo?
R$300 – (R$80 + R$90) = 130
Assim, a sua margem de contribuição unitária será de R$130.
3. Lucratividade
O indicador de lucratividade mostra os ganhos da sua clínica em relação aos serviços prestados - ou seja, as consultas e procedimentos médicos.
Este número mostra se os atendimentos geram receita o suficiente para cobrir os seus custos e despesas.
Você deve entender que nem toda entrada em caixa é efetivamente da sua clínica, visto que há gastos com mão de obra, materiais, equipamentos e muito mais.
Isso significa que o valor recebido é utilizado também para custear aplicação de Botox no paciente. O cálculo é feito da seguinte forma:
(Lucro líquido / Receita bruta) x 100 = Lucratividade (%)
Vale lembrar que a receita bruta é todo o valor recebido sem descontos.
Já o lucro líquido é tudo aquilo que sobra para a sua clínica depois dos descontos, como custos e despesas variáveis, que já explicamos no item anterior.
Para ficar ainda mais simples, imagine que a receita bruta da sua clínica é de R$100.000 por mês. Nesse mesmo período, os custos com o salário, equipamentos e mais somaram R$80.000. Assim, o lucro líquido foi de R$20.000 no período.
O cálculo é feito da seguinte maneira:
(R$20.000 / R$100.000 = 0,2) x 100 = 20
Dessa forma, a lucratividade da sua clínica é de 20%.
4. Rentabilidade
A rentabilidade costuma ser confundida com lucratividade, mas seu propósito é diferente.
Aqui, o objetivo é ver em quanto tempo o seu negócio retornará o investimento que você fez para abri-lo.
Ainda pode ser usada para calcular em quanto tempo uma nova filial, ou uma expansão, irá pagar o investimento feito.
Este indicador é indispensável se você busca se relacionar com investidores.
Para calcular a rentabilidade, deve-se levar em conta o lucro líquido, dividi-lo pelo valor do investimento e multiplicar o resultado por 100.
Imagine agora que você investiu R$1.000.000 na abertura de uma nova filial. Ao fim do primeiro ano de operação, você conseguiu lucrar R$150.000.
Assim, o lucro líquido do seu negócio foi de R$150.000 ao ano. O cálculo fica assim:
(R$150.000 / R$1.000.000 = 0,15) x 100 = 15%
Dessa forma, a rentabilidade do seu negócio neste período foi de 15%. Logo, se o ritmo se mantiver, você irá demorar, em média, de 6 (seis) a 7 (sete) anos para recuperar todo o investimento feito.
5. Captação de novos pacientes
Este indicador deve ser analisado em um período específico, no espaço de 1 (um) ou 2 (dois) meses no máximo para que o gestor possa tomar as decisões de forma rápida.
A taxa de captação de novos pacientes é importante para o planejamento de estratégias de marketing.
Este dado também ajuda a prever o número de atendimentos nos meses subsequentes. Com isso, você consegue organizar melhor os agendamentos.
6. Retenção de clientes
A taxa de retenção indica o número de novos pacientes que retornam à sua clínica depois do primeiro atendimento.
Ela também serve para analisar quantos clientes comparecem nas consultas agendadas, além da taxa de retorno.
Para obter dados mais robustos sobre este indicador, é preciso analisar os números em um período maior do que o da captação.
O ideal é produzir um relatório anual para descobrir quantos pacientes foram fidelizados.
Indicadores para clínicas: saiba como utilizar!
Agora que você conhece alguns dos principais indicadores para clínica médica, é preciso colocá-los em prática.
O mais importante é entender que números na tela não vão mudar a sua realidade, mas já te dão uma boa visão do que está acontecendo no seu negócio.
O que você faz a partir desses indicadores para clínica médica é o que faz toda diferença.
Saiba identificar pontos de melhoria
O primeiro passo é fazer uma análise cuidadosa dos números, comparando-os com o que você vê acontecer no seu dia a dia. Descreva o que vai bem e mal.
Crie planos de ação
Para manter o que está funcionando e melhorar os índices ruins, trace planos de ação bem definidos. É aqui que a mágica começa a acontecer!
Sem meta, não vai funcionar
Planos de ação precisam ter metas claras e quantificáveis. Afinal, você precisa de dados para entender se sua ação foi ou não bem sucedida.
Para isso, recomendamos a metodologia de metas SMART. Este nome é um acrônimo em inglês, no qual cada letra representa um atributo que as metas devem ter:
- (S) Específicas: as metas precisam se referir a apenas um processo de cada vez;
- (M) Mensuráveis: elas devem gerar algum indicador quantitativo para que possam ser avaliadas;
- (A) Atingíveis: para não gerar frustração, é preciso que a meta seja alcançável;
- (R) Relevantes: ela deve gerar valor para a clínica;
- (T) Temporais: precisam ter um prazo para serem concluídas.
Utilizando esta metodologia, você consegue elaborar um plano estratégico aproveitando ao máximo os dados dos indicadores da clínica médica.
Mantenha a regularidade
Os indicadores para clínica médica precisam ser analisados com frequência.
Assim, você garante que as evoluções estão acontecendo, e pode antecipar eventuais problemas e ainda identificar potenciais oportunidades.
Use a tecnologia
A tecnologia é uma importante aliada para trabalhar com um grande volume de dados. Os softwares de gestão clínica, por exemplo, disponibilizam relatórios financeiros completos.
Assim, você consegue descobrir quais os períodos com mais despesas e em que dia do mês há mais recebimentos.
Analisando esses dados, você pode definir os melhores momentos para pagar as contas e não deixar algo em atraso.
Ou seja, você tem informações precisas na palma da mão, que podem ser acessadas a qualquer momento. Isto significa economia de horas de trabalho.
Como um software médico pode ajudar na gestão financeira?
Um software médico pode ajudar na gestão financeira oferecendo recursos para coletar, organizar e analisar os dados de modo mais prático e eficiente.
Ao realizar esse processo manualmente, você dedica muitas horas de trabalho para criar e preencher planilhas.
Para isso, seria necessário alocar um membro da equipe somente para essa função, ou o próprio gestor teria que gastar boa parte do seu tempo com esta tarefa.
Por meio de um software médico, isso pode ser feito de modo automático.
Ou seja, os dados são recolhidos organicamente com o trabalho da clínica, porque todos os processos são realizados por meio do software.
Desde as entradas no caixa da recepção e as saídas para compras de materiais até as compensações de planos de saúde, entre outros.
Com esses dados armazenados no sistema, o software gera relatórios automaticamente. Eles podem ser apresentados no formato de planilhas ou gráficos.
Desse modo, o gestor otimiza seus esforços e obtém uma visão mais ampla das finanças da clínica e de seus indicadores.
Agora que você já sabe como analisar os indicadores para clínica médica, continue se aprofundando no tema.
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Perguntas frequentes:
Qual a importância dos indicadores para a clínica médica?
Os indicadores para clínica médica são essenciais para melhorar seus resultados. Afinal, com base em dados concretos, se torna mais fácil decidir o caminho a seguir.
Por que utilizar indicadores na sua clínica médica?
Porque é através deles que você sabe quanto a sua clínica fatura por mês. O importante é identificar oportunidades de melhoria e crescimento financeiro.
Como utilizar os indicadores na clínica médica?
Sabendo identificar pontos de melhoria e fazendo uma análise cuidadosa dos números, comparando-os com o que você vê acontecer no dia a dia. Lembre-se de destacar o que vai bem ou mal.
