Como escolher o melhor sistema de agendamento online?

Você sabia que um sistema de agendamento online tem potencial para simplificar as marcações de horário e, ao mesmo tempo, potencializar a experiência oferecida aos seus pacientes? 

Com ajuda da tecnologia, os estabelecimentos de saúde são capazes de construir rotinas de trabalho equilibradas, rentáveis e organizadas, evitando problemas como atrasos, marcações em duplicidade e buracos ociosos na agenda dos médicos.

Contudo, para que esse cenário se torne uma realidade em sua clínica, não basta contratar qualquer ferramenta de gestão, é preciso saber escolher a mais completa e adequada à sua rotina, concorda?

Para te auxiliar nessa tomada de decisão, reunimos neste artigo algumas dicas e reflexões importantes sobre como escolher o melhor sistema de agendamento de consultas. 

Continue a leitura e tire suas dúvidas sobre este tema!

Por que usar um sistema de agendamento online?

Não é novidade que estamos cada vez mais conectados. Grande parte das atividades que costumávamos fazer de maneira analógica, agora, estão disponíveis no ambiente digital.

Pagar contas em aplicativos bancários, pedir comida pelo smartphone e fazer compras online já são ações do nosso cotidiano.

O mesmo se aplica à área da saúde. Segundo a pesquisa sobre o perfil do Paciente Digital, da Doctoralia, 90% buscam informações sobre saúde online, sendo que 40% deles afirmam que essas pesquisas afetam a forma como lidam com seus cuidados.

Isto nos mostra que disponibilizar serviços remotos é uma ótima estratégia de negócios. Afinal, é preciso estar onde os clientes estão.

Sendo assim, para a clínica ou consultório, ter um sistema de agendamento online de consultas é um facilitador.

Isso porque, se houver a opção de agendamento eletrônico no site da empresa, as chances de que os usuários se tornem pacientes são potencializadas.

Um motivo para usar um sistema de agendamento online é a automatização das marcações. A ferramenta elimina a necessidade da recepcionista realizar esse processo manualmente. Desse modo, a profissional pode dar mais atenção para outras atividades importantes da clínica, como o atendimento presencial.

Como escolher o melhor sistema de agendamento de consultas?  

O melhor sistema de agendamento online é aquele integrado à gestão clínica. Isso traz muitas vantagens para o seu negócio.

Com um software de gestão, as informações dos pacientes ficam centralizadas em um único lugar e disponibilizadas na nuvem. Logo, protegidos por criptografia e com backups periódicos, os seus dados e os dos pacientes ficam mais seguros.

Dessa forma, não é necessário ter um espaço reservado para arquivo, pois é tudo digital. 

Verifique se o sistema também possui o recurso de prontuário eletrônico para recolher as informações dos pacientes eletronicamente. 

Estes dados podem ser acessados a partir da própria agenda. Dessa forma, você não perde tempo procurando o prontuário do paciente que vai atender em seguida.

Nesse sentido, a dica aqui para escolher o melhor sistema de agendamento online de consultas é verificar o que o software oferece além da funcionalidade de marcações online. 

Veja alguns recursos, serviços e diferenciais para levar em consideração na sua escolha:

• Recursos automatizados de confirmação e lembretes de consulta via mensagem;
• Integração com outros módulos de gestão clínica;

• Sincronização com outros Apps de agenda dos médicos;

• Foco em segurança de dados, com alinhamento à LGPD e proteção robusta;
• Suporte completo pelo fornecedor, facilitando a integração do sistema à rotina.

No próximo item, confira mais detalhes sobre as funcionalidades que você não pode abrir mão ao investir em um sistema de agendamento online. 

Principais funcionalidades

Confirmação de consulta automática

Quando o paciente realiza o agendamento no site da clínica, ele recebe automaticamente uma notificação por SMS, WhatsApp ou e-mail confirmando a consulta.

Lembretes programados

O paciente recebe um lembrete da sua consulta um ou dois dias antes da data agendada e pode confirmar se irá comparecer à consulta. Esta mensagem também pode ser entregue por SMS, WhatsApp ou e-mail.

Reagendamento

Se preciso, o paciente pode reagendar ou cancelar sua consulta. Nesse caso, o software disponibiliza automaticamente aquele horário para que outro possa marcar.

Sincronização e alarmes

Os médicos podem sincronizar seus horários do sistema com outros aplicativos de agenda. Desse modo, eles acompanham seus agendamentos em qualquer dispositivo sem precisar logar no software.

Também é possível programar alarmes no aplicativo, que são acionados minutos antes de cada consulta para maior controle do tempo.

Gerenciamento de fila de espera

Com o software médico, você gerencia a fila de atendimento. Assim, é possível visualizar quanto tempo demora cada consulta e acompanhar a espera de cada paciente.

4 benefícios do agendamento online

1. Evita erros na agenda médica

A agenda online em softwares médicos evita erros de versões físicas, como duplicidade de horários e rasuras no papel. Caso necessário, o próprio paciente pode reagendar a consulta em poucos cliques.

2. Redução das faltas (no-show) dos pacientes

As funcionalidades de confirmação e lembrete de consulta via SMS, WhatsApp ou e-mail ajudam o paciente a visualizar o horário. Além disso, como é ele quem efetua a marcação, se torna mais fácil lembrar.

Consequentemente, a taxa de absenteísmo diminui. Dados internos da Feegow apontam que há uma redução entre 50% e 80% no índice de no-show.

3. Melhora a satisfação dos clientes

O agendamento de consultas online permite que o paciente marque de acordo com sua conveniência. Além disso, ele pode realizar esse processo em qualquer momento do dia, sem depender do horário de atendimento da clínica.

Isso evita a frustração de não conseguir um espaço e economiza o tempo que seria gasto negociando com a recepcionista.

4. Aumenta a produtividade

Para 81% dos trabalhadores brasileiros, a automação de processos é capaz de aumentar seu envolvimento e engajamento no trabalho, o que impacta diretamente sua produtividade. O dado é de uma pesquisa divulgada em 2023 pelo TI Inside. 

Com o agendamento online, você otimiza as tarefas que antes eram realizadas de forma manual. Afinal, o sistema envia confirmações e lembretes da consulta automaticamente.

Esse fator, como mostra a pesquisa, é decisivo para a produtividade. Não é preciso dispor de um profissional para essas atividades repetitivas, nesse caso.

5. Acesso de diferentes dispositivos

Um bom sistema de agenda online é desenvolvido para ser responsivo e acessível a partir de diferentes dispositivos. Isso inclui computadores, smartphones e tablets.

Essa é uma característica que confere mais flexibilidade aos pacientes, já que eles podem marcar consultas por meio dos aparelhos de sua preferência e de acordo com sua disponibilidade.

6. Maior segurança dos dados 

Ao optar por uma plataforma de agendamento online de qualidade, você também assegura que as informações dos pacientes irão se manter sempre seguras contra perdas ou acessos não autorizados. 

Investindo em uma tecnologia de ponta, as informações da sua clínica podem ser protegidas via Criptografia SSL, com nível de segurança equivalente à dos bancos, e Servidor AWS, que é o mais confiável do mundo.

Além disso, um bom sistema de agendamento online é alinhado aos requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), conferindo total conformidade ao armazenamento.

7. Suporte ao time 

A implementação de um sistema de agendamento online representa um ótimo suporte ao time de colaboradores, pois simplifica os processos de comunicação interna da clínica. 

Com ele, as informações sobre as consultas agendadas são compartilhadas em tempo real pelos profissionais de saúde e a atualização dos registros se mantém integrada, o que favorece a coordenação dos atendimentos. 

8. Treinamento da equipe

Por fim, o sistema de agendamento online normalmente possui funcionalidades simples de utilizar a uma interface intuitiva.

Além de simplificar o dia a dia, isso facilita inclusive o treinamento dos colaboradores, que irão aprender a utilizar a plataforma mais rapidamente para otimizar suas atividades.

Potencialize os benefícios do agendamento online com o Feegow Clinic! 

Para escolher o melhor entre os sistemas de agendamento de consultas online, é necessário visualizar o todo. Ou seja, é preciso identificar se o software integra, de forma inteligente, as informações geradas pela clínica com a agenda.

Com o Feegow Clinic, você conta com uma ferramenta de agendamento integrada a mais de 200 funcionalidades para descomplicar e agilizar o seu dia a dia.

Nosso sistema de agendamento online é intuitivo, simples e repleto de recursos exclusivos para você desfrutar de uma rotina mais ágil, bem organizada e manter um alto nível gerencial na sua clínica. Conheça as possibilidades:

• Agenda Médica Diária e Semanal;
• Agenda de Equipamentos integrada;
• Gerenciador de fila de espera;
• Sala de Espera com acompanhamento em tempo real;
• Repescagem de faltosos e desmarcados;
• Check-In e Checkout pela agenda;
• Mensagens de confirmação de consultas;

O software também atende clínicas com agendas múltiplas. Você pode escolher quais marcações deseja visualizar na mesma página, filtrando as informações por profissionais, especialidades, convênios ou localização.

Também oferecemos os melhores recursos e certificados de segurança do mercado, suporte completo e os recursos certos para gerenciar a sua clínica de forma prática, eficiente e 100% online, com módulos para atendimento, financeiro, faturamento, gestão e muito mais.

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