Como encontrar e contratar o melhor secretariado médico para sua clínica?

Contar com um bom secretariado médico é fundamental para garantir a qualidade dos serviços de saúde. Afinal, quem trabalha na recepção da clínica também é responsável pela experiência dos pacientes e pelo bom andamento dos processos de toda a unidade.

Nesse sentido, ter alguém de confiança ao seu lado é a única maneira de garantir tranquilidade para as rotinas de atendimento, eficiência diante das demandas e desafios do consultório, além de jogo de cintura para lidar com as expectativas e necessidades do público atendido. 

Sabendo que as atividades de secretária vão muito além de atender ao telefone e de marcar consultas, é imprescindível prezar por uma contratação criteriosa. Boa qualificação, habilidades pessoais e alinhamento à realidade organizacional estão entre as exigências mais importantes. 

Quer descobrir como ter sucesso no seu recrutamento, quais requisitos da secretária buscar durante a seleção e quais as funções de recepcionista clínica você deve priorizar? Descubra tudo o que você precisa saber sobre o tema ao longo deste artigo. 

Secretariado médico: O que observar na hora da contratação? 

Antes mesmo de considerar as habilidades desejadas e de definir as funções que o seu secretariado médico deve desempenhar, é indispensável estipular um processo eficiente de contratação. 

Isso porque, ter clareza e garantir a eficiência do seu recrutamento são fatores determinantes para escolher um profissional realmente adequado às necessidades da sua clínica. Nesse sentido, tenha como ponto de partida as seguintes etapas: 

Defina o perfil que você busca

Na hora de descrever os cargos que serão ocupados no seu consultório médico, tente ir além das habilidades propriamente ditas (que explicaremos adiante neste artigo) e inclua também uma descrição do perfil de profissional que você precisa. 

Entre os pontos exigidos, você pode adicionar características como proatividade, boa comunicação, postura interpessoal, confiabilidade, domínio do computador e de ferramentas de informática, e assim por diante. 

Com esses detalhes sobre o perfil, você irá delimitar com mais exatidão o tipo de profissional que precisa para apoiar as suas rotinas. Ao lado deles, não se esqueça de incluir os demais requisitos da secretaria, como experiência comprovada, escolaridade, graduação, etc. 

Saiba a diferença entre recrutamento e seleção

Outro ponto fundamental para contratar um secretariado médico eficiente na sua clínica é ater-se bem às diferenças entre recrutamento e seleção. Afinal, as duas etapas demandam ações e esforços diferentes.

Durante o recrutamento, você precisa atrair os melhores candidatos para a vaga. Para isso, divulgue com clareza o perfil e as habilidades para o cargo, ofereça uma faixa salarial atrativa e compartilhe a oportunidade em meios eficientes, como sites de empregos ou e-mail.

Já na seleção, adote critérios para classificar as candidaturas até chegar à secretária ideal. De acordo com as demandas a serem atendidas na função, a seleção pode incluir desde a análise do currículo, até dinâmicas de grupo, avaliação de situações-problema, entre outras etapas. 

Divulgação da vaga de forma estratégica

Voltando aos esforços de recrutamento, um dos pontos-chave é divulgar a vaga de maneira estratégica. O motivo é que você só terá bons profissionais de secretariado médico no seu processo de seleção se eles antes conhecerem e se aplicarem à oportunidade de emprego. 

Como citamos acima, isso significa que você precisa divulgar o cargo de maneira atrativa e em meios eficazes. Compartilhamentos via e-mail são recomendados para uma atração específica, de quem sua empresa já tem certo interesse. Já os sites de empregos são mais generalistas.

Para ser mais assertivo quanto às especificidades da vaga, mas atingir um número maior de candidatos, uma boa recomendação é contratar agências de recrutamento. Outra dica é impactar os profissionais que já admiram seu negócio, seja via Linkedin ou no seu próprio site.

Determine etapas do processo Seletivo

Após garantir que apenas os melhores perfis profissionais serão atraídos à sua vaga de secretariado médico, retornamos aos cuidados relacionados à seleção. Agora, o foco é garantir que as etapas do processo seletivo resultem na melhor contratação possível. 

Conforme mencionamos acima, o passo a passo pode variar conforme o perfil e as pretensões de cada clínica. Contudo, o mais comum é selecionar os currículos previamente e convocar os donos dos melhores deles para uma entrevista ou simulação de situação cotidiana da clínica.

Independentemente do método adotado, é importante prezar pela transparência para manter uma boa imagem enquanto contratante. Isso significa compartilhar feedbacks de melhorias e comunicar a todos sobre eventuais desclassificações. 

Quais os requisitos que uma secretária precisa ter? 

Ciente de quais serão as particularidades dos seus processos de recrutamento e seleção, agora você precisa colocá-los em prática. Para isso, é fundamental determinar quais serão os requisitos da secretária buscados na sua vaga. Confira os principais a serem considerados: 

Habilidades Gerenciais

Um dos pontos que reforçamos na introdução é que a secretária não lida apenas com a recepção e o agendamento de pacientes. Por mais importantes que essas funções sejam, elas na verdade fazem parte de um conjunto maior de responsabilidades. 

Isso porque, é papel do secretariado médico lidar com o gerenciamento do fluxo de atendimentos, entender as necessidades do público, alinhar as solicitações às demandas dos profissionais de saúde e prezar por um bom ambiente organizacional. 

Todas essas atribuições são gerenciais. Você pode encontrá-las no currículo por meio de habilidades técnicas obtidas em cursos e capacitações, ou ainda na descrição do perfil, exigindo pontos como ”bom gerenciamento” ou “domínio de sistemas de gestão”, por exemplo. 

Organização

Diretamente relacionada à habilidade descrita acima, está a organização. Por mais óbvio que pareça, todas as atividades de secretária exigem um bom senso organizacional e prioridade no ordenamento dos processos. 

Desde os simples agendamentos, até a organização da recepção, as mudanças nos status de atendimentos, os repasses de prontuários, entre outros andamentos da rotina clínica, toda a qualidade dos serviços pode ser comprometida caso exista desorganização. 

Nesse sentido, é válido reforçar como a tecnologia se tornou protagonista na gestão das unidades de saúde. Isso significa que profissionais bem organizados também são aqueles que dominam sistemas automatizados de gerenciamento. 

Boa relação com o público

Evidentemente, mais que lidar com o controle de pacientes e com as demandas internas da clínica, o secretariado médico deve ter uma excelente abordagem diante do público. Muitas vezes, ele é o “rosto” da clínica e representa o primeiro contato da unidade com o paciente.

Sendo assim, é imprescindível prezar por profissionais que tenham jogo de cintura, sejam cordiais, educados e que tenham uma boa capacidade de interação interpessoal. Saber lidar com conflitos e comunicar-se em situações adversas também é imprescindível. 

Essa é uma habilidade imprescindível, mas que não pode ser necessariamente quantificada em um currículo. Por isso, reforçamos a importância de realizar um processo de seleção eficiente, que permita visualizar como a secretária irá se portar em situações reais do dia a dia. 

Proatividade

A proatividade é uma característica essencial para os profissionais de praticamente todas as áreas do mercado, e isso também vale para o secretariado médico. Ter pessoas proativas ao seu redor é a melhor maneira de construir um ambiente de excelência para os seus pacientes.

Dos agendamentos às rotinas de organização, toda clínica está sujeita a possíveis erros. Pessoas guiadas pela proatividade não esperam que eles ocorram. Elas se antecipam e promovem as soluções necessárias sem precisar de nenhum comando.

Ou seja, são profissionais mais comprometidos, competentes e empoderados em suas funções. Mais que simplesmente “apagar incêndios”, a proatividade permite apontar melhorias, comunicar gargalos, entre outras atitudes que contribuem para o crescimento organizacional. 

Quais funções a secretária irá exercer? 

Neste ponto do artigo, você já sabe como ter acesso aos melhores profissionais para a sua vaga de secretariado médico. Além disso, também consegue entender quais funções de recepcionista clínica deve priorizar no cargo disponibilizado. 

Dito isso, achamos válido reforçar que pouco adianta conhecer esses requisitos, caso você não alinhe cada um deles à realidade da sua empresa de saúde. Isso significa que é fundamental ter em vista as atribuições exatas que você precisa para o cotidiano específico da sua unidade. 

Isso porque, as atividades de secretária variam de acordo com as especialidades atendidas por seu consultório, com o escopo de serviços prestados, perfil do seu público-alvo, entre outras características próprias do negócio.

Inclusive, as suas próprias particularidades enquanto médico podem influenciar nas atribuições do secretariado. Afinal, enquanto existem especialistas que gostam de se envolver e controlar todos os processos, outros focam apenas nas consultas e delegam as demais funções.

Em todos os casos, para saber o que exigir durante a contratação, você precisa ter clareza sobre o que o secretariado médico pode fazer por você e quais são as funções inerentes à área. Confira algumas das mais importantes: 

Atendimentos

Nas atribuições relacionadas aos atendimentos, as atividades de secretária incluem responsabilidades como: 

• Recepcionar e orientar os pacientes;
• Registrar os dados cadastrais dos pacientes nas fichas; 
• Atualizar e confirmar informações de pacientes já cadastrados;
• Atender e retornar telefonemas, gerenciar e-mails, mensagens e demais contatos;
• Tirar dúvidas dos pacientes sempre que solicitado;
• Explicar com clareza os serviços e procedimentos da clínica;
• Gerenciar o fluxo da unidade, da espera ao atendimento pós-consulta;
• Manter um ambiente sempre tranquilo e organizado;
• Ter jogo de cintura para ouvir queixas e comunicar feedbacks;
• Manter um contato cordial, transparente e humanizado com os pacientes. 

Agendamentos

Já nas atividades específicas ligadas à agenda e ao fluxo de pacientes, as funções de recepcionista clínica ainda afunilam para:

• Marcações de consultas;
• Organização geral da agenda;
• Adiantamentos e encaixes de consultas, se possível e necessário;
• Remarcar consultas caso solicitado e reorganizar as demais;
• Contatar os pacientes para a confirmação das consultas;
• Gerenciar as consultas conforme a demanda dos médicos;
• Evitar que a unidade sofra com atrasos ou filas em excesso;
• Dominar a tecnologia e utilizar adequadamente o sistema de agendamento da clínica.

Gerenciamento

O secretariado médico ainda deve lidar com algumas questões gerenciais muito importantes. Elas incluem:

• Zelar pela organização e pelo correto manuseio de documentos, fichas e arquivos;
• Cuidar das amenidades oferecidas na recepção, desde a TV até a água e o café;
• Auxiliar no monitoramento e reposição de insumos, como materiais de escritório;
• Prezar pela organização da clínica, monitorando sua arrumação e limpeza;
• Receber e repassar os recados deixados aos médicos;
• Comunicar aos profissionais de saúde qual a agenda do dia;
• Saber utilizar o software de gestão da unidade.

Financeiro

Por fim, não se esqueça que a recepção da clínica também lida com as suas movimentações financeiras. Isso significa que as secretárias também devem ser aptas a:

• Receber os pagamentos realizados pelos clientes;
• Dominar os sistemas de transação usados pela clínica (cartão, boleto, etc.);
• Conhecer os convênios e cobrá-los por seus respectivos sistemas;
• Emitir recibos por meio do sistema financeiro da unidade;
• Eventualmente pagar as contas da clínica;
• Realizar os devidos registros e controles das entradas e saídas do caixa. 

Depois de estabelecer as funções necessárias para o seu consultório e designá-las à secretaria, certifique-se de fornecer todos os recursos e infraestrutura necessários para que tudo seja realizado com excelência. 

A tecnologia é imprescindível para aproveitar ao máximo os talentos da sua equipe. Afinal, ela oferece tudo o que o secretariado precisa para integrar e otimizar suas funções na parte de atendimento, agenda, gestão e financeiro. A Feegow é líder nessa área e oferece mais de 200 funcionalidades para agilizar e descomplicar o dia a dia da sua clínica. Explore nossos diferenciais e garanta mais benefícios, tanto para você, quanto para o seu secretariado médico.