Otimizar a requisição de estoque é essencial para a sua clínica ter um melhor controle sobre a demanda dos seus produtos e materiais.
Ao aprimorá-la, você não só melhora a organização dos itens cadastrados, como garante registros precisos sobre as entradas e saídas. Além disso, permite uma antecipação mais ágil em relação aos estoques baixos e datas de validade.
Com a requisição ainda é possível evitar desvios e perdas:
- Agregando mais precisão sobre os itens estocados;
- Evitando a falta de produtos, desperdícios e compras desnecessárias;
- Minimizando gastos, retrabalhos e a perda de faturamento pela não cobrança dos insumos utilizados.
Mas afinal, qual a real importância da requisição de estoque? Quais os desafios de fazê-la manualmente? Como otimizar ela com o apoio da tecnologia? Por que um bom software agrega mais vantagens à minha clínica? Descubra todas as respostas ao longo deste artigo.
Requisição de estoque: qual a importância desse documento?
A requisição de estoque, como o próprio nome sugere, é um documento (físico ou digital) responsável pelo controle do saldo físico dos produtos e insumos estocados em uma clínica.
Basicamente, é por meio dela que você faz o controle dos materiais entregues ou recebidos. A partir das suas informações, também é possível garantir o devido alinhamento de demandas em relação aos itens estocados.
Por exemplo, se o colaborador responsável pela gestão de estoque notar que uma unidade está abaixo da quantidade mínima, ele pode gerar uma requisição de estoque para que o setor financeiro ou administrativo aprove a aquisição de novos volumes.
Além disso, esse documento também permite que a sua clínica transfira certos materiais e insumos entre suas diferentes áreas.
Nesse sentido, imagine que um médico percebeu que as luvas descartáveis do seu consultório estão terminando. Nesse exemplo, ele pode fazer uma requisição de estoque para receber novos produtos do tipo.
Portanto, esse documento é essencial para a organização interna, especialmente em grandes centros de atendimento, onde o abastecimento de produtos, insumos e materiais é vital para o bom andamento dos serviços.
Quais os desafios de gerenciar o estoque manualmente?
Controles ineficientes para a requisição de estoque podem gerar uma série de riscos para a sua gestão. Isso é ainda mais verdadeiro nas grandes clínicas, que precisam lidar com uma série de materiais e produtos ao mesmo tempo. Os exemplos são diversos, como:
- Estoque de medicamentos;
- Materiais médicos em geral;
- Produtos descartáveis, como luvas, seringas, máscaras, etc.;
- Estoque de produtos de limpeza;
- Controle de estoque de EPI;
- Equipamentos médicos em geral;
- Entre outros insumos para os atendimentos.
Desde as simples planilhas para controlar o estoque de seringas da clínica, até o completo controle de estoque de materiais e medicamentos, qualquer erro pode afetar significativamente o bom andamento dos serviços.
Muitos gestores ainda apostam nos processos manuais para controlar esse grande volume de informações. Contudo, o excesso de planilhas quase sempre é sinônimo de má gestão. Afinal, ao preencher e gerenciar os registros manualmente, há uma enorme perda de produtividade.
Isso sem falar que é mais fácil errar ou perder dados importantes. A consequência disso são retrabalhos, inconformidades, além de maiores dificuldades para entender a situação do estoque e tomar decisões assertivas.
Administrar o inventário em planilhas também é ter informações descentralizadas. Em meio a inúmeros arquivos dispersos, vários dados deixam de ser consolidados. Sem integração, isso compromete seu acesso, cruzamento e interpretação, o que prejudica toda gestão de estoque.
Fazer a requisição de estoque de forma manual é aumentar os índices de falhas humanas e comprometer a sua capacidade de realizar uma boa administração. Com maiores chances de erros, faltas, extravios e desperdícios, as possibilidades de prejuízos também aumentam.
Já ao investir em um bom software médico para controlar seu estoque, você ganha máxima precisão, confiabilidade e agilidade no registro das informações. Assim, sua clínica consegue obter indicadores e gerar relatórios para realizar um gerenciamento estratégico e bem embasado.
Principais funções de um software médico para controle de estoque
Com um software médico para controle de estoque, você reúne as melhores funcionalidades para otimizar e simplificar a sua gestão. São ferramentas completas para cadastrar e registrar suas entradas e saídas, além de:
- Controlar questões como lote e validade;
- Mensurar a quantidade exata de produtos utilizados em procedimentos;
- Entre outras possibilidades.
No sistema Feegow, por exemplo, é possível cadastrar qualquer item com foto e personalização de medida. Você insere o produto que deseja, o identifica com uma imagem, informa sua embalagem e unidade de medida.
Além disso, há a possibilidade de criar kits de produtos. Eles permitem agrupar mais de um item que são geralmente usados juntos em um mesmo procedimento. Isso facilita o cadastro do procedimento, já que você não precisa incluí-los individualmente.
Outro ponto importante é que o software envia alertas quando um produto está próximo de vencer ou abaixo da quantidade mínima. Você tem um controle ágil e preciso sobre o ponto de requisição (estoque mínimo e estoque máximo).
Na plataforma, ainda há total integração com os registros dos pacientes e prontuários médicos. Isso melhora a eficiência e o fluxo de informações, com dados sobre os materiais usados em cada tipo de serviço e precisão para eventuais cobranças de produtos ou insumos.
Por falar em dados, eles são convertidos em relatórios e análises sobre o estoque da sua clínica. Gerados automaticamente, eles permitem uma visão clara, completa e em tempo real sobre os padrões de consumo, demanda e necessidades futuras.
Todas essas funcionalidades são entregues em plena adequação aos requisitos de segurança e conformidade sobre a proteção das informações dos pacientes. Além disso, há treinamento e suporte para garantir uma adoção bem-sucedida do software.
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Benefícios de utilizar um software médico para controlar o estoque
Com todas as funcionalidades citadas acima, é fácil perceber porque vale a pena otimizar as tarefas ligadas à requisição de estoque com o apoio de um bom software. Entre os principais benefícios dessa ferramenta, destacam-se:
Minimize erros
Com o auxílio da tecnologia, sua clínica minimiza erros humanos. O resultado é um registro preciso e automatizado de todos os itens em estoque. Isso evita perdas, extravios e proporciona uma gestão mais segura dos suprimentos.
Otimize processos
Um bom software simplifica e agiliza o controle do estoque. Isso libera tempo e recursos para que você e sua equipe possam se dedicar com mais eficiência ao atendimento dos pacientes. De maneira geral, todos os processos se tornam mais eficazes e produtivos.
Melhore o controle sobre o inventário
Por meio do sistema, você pode acompanhar em tempo real a disponibilidade de cada produto no estoque. Isso evita que materiais essenciais faltem e também impede o acúmulo desnecessário de itens, garantindo o bom andamento dos serviços e a otimização de recursos.
Gere relatórios
Como citamos, esse tipo de ferramenta permite gerar relatórios detalhados sobre o consumo e as tendências de utilização dos materiais. Essas informações dão um melhor embasamento às decisões estratégicas e permitem ajustes precisos nas compras e no uso dos recursos.
Evite prejuízos
Um dos principais ganhos do software para requisição de estoque é a possibilidade de receber alertas sobre itens próximos ao vencimento ou em quantidade excessiva. Essa ação é essencial para prevenir perdas financeiras e desperdícios.
Controle todo o ciclo dos produtos
O software permite acompanhar o ciclo de vida completo dos produtos. Isso vai desde a sua origem até o consumo ou descarte. Assim, você garante uma gestão mais clara, transparente, previsível e consciente sobre os insumos.
Tenha previsibilidade
Graças à visão detalhada do estoque e dos padrões de consumo, o software permite projeções mais precisas sobre as necessidades futuras da clínica. Isso agrega previsibilidade nas compras e no planejamento financeiro, contribuindo para uma gestão mais eficiente.
Segurança e conformidade
Por fim, o software médico é um ambiente seguro para armazenar e acessar os dados relacionados ao estoque e aos pacientes. Esse tipo de tecnologia é desenvolvida nos termos da LGPD e demais legislações vigentes, priorizando servidores confiáveis e criptografia de ponta.
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Perguntas frequentes:
Qual a importância da equipe ter um treinamento adequado para uso do software?
O treinamento adequado da equipe é fundamental para o uso do software médico. Afinal, ele garante a correta utilização da ferramenta, aumenta a eficiência na gestão do estoque e minimiza potenciais erros.
Que medidas são adotadas para garantir a segurança dos dados relacionados com o estoque e os pacientes em um software médico?
Prefira sistemas com certificação SSL, que proporciona segurança no nível dos bancos. Softwares em nuvem devem ter servidor AWS. Certificações como a SBIS v5.2 também demonstram altos níveis de proteção, sendo o NGS2 seu grau mais elevado.
Como escolher um software médico que atenda as necessidades da clínica médica?
Priorize softwares médicos com as funcionalidades essenciais para as demandas e especialidades da sua clínica. Eles também devem ser seguros e ter interface amigável, de fácil utilização e oferecer integração aos sistemas existentes.
