A confirmação de consultas é uma prática relativamente simples, mas essencial para a gestão eficiente da sua clínica, organização do cronograma de trabalho e para a melhoria da experiência dos pacientes.
Ao implementar ferramentas eficazes para confirmar os atendimentos, você pode reduzir as faltas, melhorar a comunicação com as pessoas atendidas e ainda reforçar o cuidado e atenção com o bem-estar do seu público.
Essa medida faz toda a diferença para diferenciar os seus serviços de saúde, fidelizar pacientes e minimizar os não comparecimentos, evitando perda de receita, tempo ocioso entre os profissionais, atrasos e insatisfações.
Quer entender melhor a importância e como automatizar mensagens de confirmação de consulta personalizadas em diferentes canais de atendimento? Neste artigo, vamos abordar os principais detalhes que você precisa saber sobre o tema. Confira!
5 benefícios de utilizar a confirmação de consultas na sua clínica
As principais razões para as faltas são: esquecimento, confusão de datas ou o não cancelamento do compromisso.
Esse tipo de situação é compreensível, afinal, toda pessoa está sujeita a imprevistos em meio à agitação da rotina. Contudo, se o absenteísmo for alto, sua clínica certamente sofrerá com prejuízos e ineficiências.
A confirmação de consultas serve justamente para minimizar essas faltas. Além do lembrete, ela permite confirmar o comparecimento de cada indivíduo, remarcar horários em tempo hábil e encaixar outros pacientes da lista de espera.
Ou seja, esse recurso melhora significativamente a eficiência do seu negócio e a própria experiência dos pacientes, proporcionando benefícios como:
1 – Redução de faltas
A primeira vantagem também é a mais óbvia. Com a confirmação de consultas, você reduz o volume de faltas. Afinal, todos os pacientes são previamente avisados sobre seus horários e vão preparados para o atendimento.
2 – Otimização da agenda
Quando as consultas são confirmadas antecipadamente, a agenda da clínica é otimizada. Afinal, seu negócio para de sofrer com horários ociosos e garante que todas as vagas sejam preenchidas de acordo com sua capacidade de atendimento.
3 – Melhoria na experiência do paciente
Enviar a confirmação de consultas é uma forma de agregar comodidade, demonstrar cuidado e reforçar o compromisso da sua clínica com os pacientes. Isso melhora a experiência e contribui para a fidelização.
4 – Minimização de remarcações de última hora
Evidentemente, ao comunicar os pacientes de maneira antecipada sobre suas consultas, você evita que as remarcações ocorram de última hora. Por sua vez, isso proporciona mais estabilidade e previsibilidade na programação dos profissionais de saúde.
5 – Eficiência operacional
Como você verá adiante, a confirmação de consultas hoje pode ser feita de maneira automatizada. Isso melhora a eficiência operacional da clínica, poupando tempo e recursos.
Canais de comunicação para a confirmação antecipada
Ainda em relação à automatização da abordagem aos pacientes, um bom sistema de gestão médica permite enviar mensagens de confirmação de consultas por meio de diversos canais. Conheça os principais, suas particularidades e as melhores práticas de comunicação em cada um deles:
Whatsapp
O Whatsapp tem um papel central na confirmação de consultas. Afinal, trata-se do aplicativo de mensagens mais popular do Brasil.
Além de ter a preferência do público, essa plataforma é ágil e permite uma interatividade instantânea, o que agrega ainda mais comodidade à comunicação junto ao paciente. Ao utilizá-lo, atente-se às seguintes boas práticas:
- Utilize o WhatsApp Business, versão empresarial da plataforma que transmite mais profissionalismo ao público;
- Estabeleça horários específicos para enviar uma mensagem de confirmação, evitando ser invasivo em momentos como finais de semana ou durante a noite, por exemplo;
- Programe respostas automáticas para quando as secretárias não estiverem disponíveis. Esse recurso está disponível no WhatsApp Business;
- Além de enviar o lembrete e a opção de cancelar ou remarcar a consulta, também dê todas as orientações necessárias para o paciente se preparar para o atendimento.
SMS
O envio de mensagens de texto permanece uma alternativa sólida e de fácil acesso para o grande público.
Além do WhatsApp, bons softwares médicos também permitem enviar confirmação de consultas por esse canal, que promove uma comunicação direta, segura e livre de complicações.
Como no caso anterior, é possível personalizar a mensagem de acordo com cada paciente e informar todos os detalhes necessários sobre o atendimento.
Lembre-se também de incentivar o destinatário a responder a mensagem confirmando, cancelando ou solicitando a alteração do seu horário.
Ligação
Por mais que a comodidade das mensagens prevaleça na era digital, alguns pacientes ainda preferem interações mais simples e pessoais via telefone.
Nesses casos, o maior cuidado é com o tom adotado na comunicação verbal. Oriente as secretárias para que não sejam invasivas, tenham clareza na comunicação e sempre transmitam empatia.
Inclusive, até mesmo um canal tão clássico quanto o telefone pode ter seu uso aprimorado pela tecnologia.
Com um bom sistema, você pode monitorar as chamadas, organizá-las por ordem de prioridade e até mesmo gravá-las para monitorar a excelência do atendimento e identificar pontos de melhoria.
Outros meios
Como se não bastassem as mensagens de confirmação de consulta pelo WhatsApp, SMS e telefone, uma boa plataforma médica pode oferecer outras possibilidades ainda mais amplas.
Esse é o caso da integração com o Google Agenda. Quando o paciente faz um agendamento online, por exemplo, ele pode selecionar esta opção para receber um lembrete do evento via notificação no celular.
Outra opção é o e-mail. Com ele, a sua clínica pode proporcionar uma abordagem mais formal e detalhada, ideal para pacientes que preferem informações mais completas.
Além disso, a confirmação por e-mail permite incluir links diretos para informações adicionais, como orientações pré-consulta ou formulários necessários, contribuindo para uma experiência mais completa e personalizada.
Como personalizar as mensagens?
Além de enviar as confirmações de consultas com antecedência, é importante personalizá-las para criar uma experiência positiva para os pacientes.
Isso porque, as mensagens personalizadas demonstram que a sua clínica se preocupa com o paciente e que está comprometida com o seu atendimento. Veja algumas dicas de personalização:
- Use o nome do paciente: essa é a forma mais simples e eficaz de personalizar uma mensagem. O uso do nome do paciente mostra que a clínica se lembra dele e que está dando atenção ao seu caso;
- Inclua informações específicas da consulta: além da data, hora e local da consulta, também é importante incluir informações específicas sobre o atendimento, como o nome do profissional responsável e o motivo da consulta. Essas informações ajudam o paciente a se preparar para o atendimento e a entender o que esperar;
- Use um tom amigável e personalizado: A mensagem deve ser escrita em um tom amigável e personalizado, como se estivesse sendo enviada diretamente para o paciente. Evite usar linguagem excessivamente formal ou técnica.
Além dessas dicas, veja alguns exemplos de mensagens personalizadas de confirmação de consultas para te auxiliar na comunicação com o paciente:
Exemplo 1
“Olá, [nome do paciente],
Sua consulta com o Dr. [nome do profissional] está marcada para o dia [data] às [hora], na [local].
Responda 1 para confirmar, 2 para cancelar ou 3 para remarcar.
Lembre-se de trazer os seus exames anteriores.
Atenciosamente,
[Nome da clínica]”
Exemplo 2
“Boa tarde, [nome do paciente],
Gostaríamos de confirmar sua consulta de [motivo da consulta], marcada para o dia [data] às [hora], na [local].
Se você não puder comparecer, por favor, responda esta mensagem solicitando o cancelamento ou alteração do agendamento.
Atenciosamente,
[Nome da clínica]”
Exemplo 3
“Olá, [nome do paciente],
Não se esqueça do seu [exame ou procedimento], marcado para [data] às [hora], na [local].
Antes de comparecer, siga as seguintes orientações [orientações de preparação].
Responda 1 para confirmar, 2 para cancelar ou 3 para remarcar.
Atenciosamente,
[Nome da clínica]”
Automatização do processo de confirmação
A automatização do processo de confirmação de consultas é a melhor estratégia para otimizar a gestão da sua clínica, reduzir faltas e aprimorar a experiência dos pacientes.
A Feegow é reconhecida por sua inovação em soluções médicas e oferece recursos de automação que se destacam pela praticidade, personalização e eficiência desse procedimento tão importante.
Nossa plataforma – o Feegow Clinic – permite a configuração de mensagens de confirmação personalizadas, que são automaticamente enviadas aos pacientes com detalhes da consulta. Isso reduz a carga administrativa e assegura que os lembretes sejam comunicados de maneira consistente.
Você pode utilizar diversos canais de comunicação, como WhatsApp, SMS e até integração via Google Agenda, permitindo que as mensagens de confirmação alcancem os pacientes em seus formatos preferidos.
Com nossas soluções, você não só simplifica o processo de confirmação de consultas, mas também aprimora a eficiência operacional da sua clínica e fortalece a relação com os pacientes por meio de comunicações personalizadas e oportunas.
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Perguntas frequentes:
Quais canais posso usar para confirmar consultas?
Existem diversas opções à disposição. Sua clínica pode apostar em meios digitais, como WhatsApp e e-mail, ou optar pelo contato via telefone, utilizando ligações ou mensagens SMS.
O que minha clínica ganha com a confirmação de consultas?
Os principais benefícios são: otimização da agenda de trabalho, redução das faltas, diminuição da necessidade de remarcações e melhorias para a experiência do cliente e para a eficiência das operações.
Quais elementos eu posso usar para personalizar minhas mensagens?
Para gerar um grau de personalização que encante seus clientes, vá além de informações básicas, como o nome do paciente. Inclua dados relativos à consulta para que o paciente possa tomar conhecimento do procedimento e do processo a que ele será submetido. Além disso, utilize um tom amigável, como se estivesse falando diretamente com as pessoas. Evite termos técnicos ou muito formais.
