Quanto maior o porte da clínica médica, mais complexos são os processos relacionados à organização das contas a pagar e receber. Realizar esse controle de maneira efetiva é um aspecto essencial para o sucesso e crescimento do negócio.
Ocorre que, na prática, organizar o fluxo de caixa e gerir as contas do consultório muitas vezes é uma tarefa trabalhosa, que demanda muito tempo dos profissionais responsáveis pelo setor financeiro.
Também explicaremos as melhores dicas para fazer esse controle e como o software Feegow Clinic simplifica essas tarefas de forma segura e prática, por meio da automatização dos processos.
Confira!
A importância estratégica do controle das contas a pagar e receber
Segundo o estudo “Demografia Médica no Brasil 2023”, publicado pela Associação Médica Brasileira (AMB) em parceria com a Universidade de São Paulo (USP), 63% dos negócios do setor de saúde têm como prioridade adquirir novos pacientes.
Para atingir esse objetivo, a pesquisa mostra que uma das principais estratégias das empresas é aprimorar a gestão financeira.
De fato, o controle das finanças (contas em dia, despesas sob controle e fluxo de caixa saudável) mantém a clínica em uma rota de crescimento sustentável. Dessa forma, fica mais fácil se destacar em relação à concorrência.
O controle adequado das contas a pagar e receber permite que os gestores tenham dados financeiros confiáveis. Essas informações contribuem para tomadas de decisão mais assertivas e estratégicas.
Por exemplo, ao entender quais são os aspectos problemáticos na rotina financeira, é possível elaborar ações que os tornem mais eficientes. Assim, os gestores conseguem deixar as finanças mais saudáveis e crescem as oportunidades de investimentos na clínica a curto, médio e longo prazo.
A gestão do faturamento é um dos principais desafios enfrentados pelos administradores de clínicas de grande porte. Sem essa organização, o controle das contas a pagar e receber se torna ineficiente.
Problemas de gestão geram um efeito dominó no desempenho econômico-financeiro da clínica, resultando em sérios prejuízos para o orçamento. Para enfrentar esses desafios, é fundamental traçar estratégias, e uma delas é a criação de um plano financeiro sólido.
Por meio desse instrumento, os gestores da clínica definirão metas e objetivos, farão análises do fluxo de caixa, gerenciamento das receitas e despesas, bem como identificação de oportunidades de investimento.
No caso das despesas, ou seja, das contas a pagar, é importante reduzir custos e eliminar desperdício de recursos.
Para tanto, os gestores podem realizar uma análise detalhada dos gastos mensais e anuais.
Durante esse processo, talvez fique claro, por exemplo, que o custo com fornecedores é muito elevado. Nesse cenário, seria interessante negociar uma redução de preços, pesquisar novos fornecedores e optar por alternativas mais econômicas.
Por outro lado, se o aumento nas despesas vier do pagamento de tributos, a saída pode ser a adoção de uma gestão tributária para conhecer as regras, analisar os impostos a serem pagos e identificar isenções ou descontos em alíquotas.
Outro desafio comum em clínicas de grande porte é a gestão da receita. No geral, esses negócios possuem várias fontes, como pagamentos diretos de pacientes, de convênios médicos, seguradoras e programas governamentais.
E cada fonte de receita pode ter diferentes termos de pagamento, requerimentos específicos de faturamento e documentação.
Uma das maneiras mais efetivas e práticas de organizar as contas a pagar e receber é contar com a ajuda da tecnologia. Continue a leitura e conheça o software que vai te ajudar a organizar a gestão financeira de uma forma eficiente, segura e prática.
Antes de entender como um bom software de gestão pode ajudar a otimizar o seu planejamento financeiro, é importante ter em mente algumas dicas para aprimorar o controle na planilha de contas a pagar e receber.
Para começar, elencamos algumas boas práticas para você manter a organização das contas a pagar sempre em dia. São elas:
Certifique-se de que as despesas dos sócios não fiquem misturadas com as da clínica. É imprescindível ter um pró-labore bem definido. Apenas o valor e a data de pagamento dessa remuneração devem constar nas contas a pagar da empresa.
Quando tratamos sobre o equilíbrio das finanças e a otimização da margem de lucro da clínica, um controle minucioso das contas a receber é tão importante quanto o dos pagamentos. Para manter uma administração eficiente e segura, atenha-se aos seguintes pontos:
Alguns desafios podem surgir durante a administração das contas a pagar e receber de uma clínica.
Para começar, as datas de recebimento e pagamento muitas vezes não estão alinhadas. Isso exige um bom controle interno de caixa, para que essa desigualdade não gere perda de confiabilidade, atrasos e acúmulo de débitos.
Nesse sentido, a gestão das informações pode ser desafiadora. Cada transação na clínica gera uma série de documentos que devem ser arquivados de forma segura. Além disso, eles têm informações valiosas para o controle das contas, que devem ser usadas com eficiência.
Outra preocupação ligada às contas a pagar é a possibilidade de perder pagamentos ou recebê-los de forma duplicada. Isso impacta diretamente na assertividade do controle do fluxo de caixa.
Da mesma forma, nas contas a receber, a clínica pode realizar cobranças indevidas. Isso não só prejudica o controle das movimentações, como também afeta a reputação da clínica e o relacionamento com pacientes.
Ainda sobre as contas a receber, a perda de prazos de pagamento também gera danos e prejuízos, sendo um esquecimento comum. O mesmo vale para as informações e documentos necessários nas cobranças, que nem sempre são considerados.
Por fim, há uma certa tendência de desconsiderar valores aparentemente pequenos na administração das contas a pagar e receber. Contudo, ao longo do tempo, eles podem impactar significativamente as finanças da clínica.
Uma gestão eficaz exige atenção redobrada a esses desafios, para garantir a saúde financeira e a integridade do negócio.
Pode ser que a sua clínica lide muito bem com os desafios citados logo acima e que seu fluxo de caixa já esteja excelente. Mesmo assim, é essencial manter atenção constante.
Isso porque, um bom fluxo de caixa é a base para ter um controle financeiro eficiente e um capital de giro saudável.
Afinal, ele permite um acompanhamento detalhado de todas as entradas e saídas, dando uma visão clara sobre a saúde das suas finanças.
Ou seja, ele é essencial para a tomada de decisões. Com os dados relativos às movimentações, você consegue determinar o momento mais adequado para investir em melhorias, tendo um bom retorno sem precipitações que podem prejudicar as contas.
Da mesma forma, esse acompanhamento permite prever e se preparar para eventuais desafios. Isso inclui a antecipação de momentos de baixa receita e demanda, garantindo que a clínica tenha sempre recursos disponíveis para cobrir suas despesas e obrigações.
Seguindo essa lógica, manter-se atento ao fluxo ainda ajuda a evitar atrasos nos pagamentos e a identificar gargalos nas finanças, preservando a eficiência e credibilidade do negócio.
O Feegow Clinic é um software robusto e de alto desempenho que entrega mais de 200 funcionalidades voltadas para a gestão de clínicas de grande porte. Há, por exemplo, recursos específicos que atendem as necessidades relacionadas ao controle de contas a pagar e receber.
Completa, a plataforma também oferece soluções para os setores de atendimento e backoffice. Todos os recursos são práticos, intuitivos e 100% online. A seguir, apontamos alguns deles.
No módulo financeiro do Feegow Clinic, a clínica médica terá acesso aos seguintes recursos:
Além dos recursos citados anteriormente, o Feegow Clinic ainda oferece as seguintes funcionalidades:
Agora que você já sabe todos os aspectos relacionados ao controle de contas a pagar e receber, que tal modernizar e aperfeiçoar a gestão para fazer com que a sua clínica se destaque em um mercado tão competitivo?
Conheça o Feegow Clinic e saiba como o software pode te ajudar a otimizar os processos do consultório.
Um software de gestão é uma ferramenta indispensável para aprimorar a administração da clínica, fazer e impulsionar o sucesso do negócio. Entre seus diversos benefícios, destacam-se a automação de processos, a centralização de informações e um controle financeiro mais preciso.
A Demonstração do Resultado de Exercício (DRE) é uma ferramenta que oferece uma visão abrangente da área financeira da clínica. Por meio dela, os gestores podem identificar lucros e despesas de maneira mais clara e objetiva.
A funcionalidade do Feegow Clinic tem como objetivo otimizar o processo de consolidação e pagamento dos repasses, evitando erros manuais e facilitando o gerenciamento dos valores entre a clínica e os executores dos serviços.