Atualizado em 14/10/24
No universo da produção automobilística, a Toyota deu vida à metodologia Lean e seus princípios se popularizaram devido à sua efetividade. Hoje, os conceitos enraizados na eficiência e otimização são amplamente aplicados em diversos setores. Um deles é o da saúde que, ao adaptá-la para o seu contexto, cunhou a expressão Lean Healthcare.
Contextualizando para clínicas focadas em multiespecialidades, a aplicação da metodologia se destaca como altamente eficaz no aprimoramento dos processos.
Neste artigo, explicaremos com maiores detalhes o papel representado pela Lean Healthcare na área da saúde. Mostraremos ainda quais são os seus impactos na qualidade dos processos, experiência do paciente e na melhoria contínua da eficiência da sua clínica.
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O que é Lean Healthcare?
A Lean Healthcare, um método de gestão de processos, tem como objetivo principal a prevenção de falhas e desperdícios, concentrando-se no essencial para melhorar a qualidade do serviço.
No âmbito da saúde, a metodologia é usada em clínicas multiespecialidades, consultórios e hospitais, identificando e eliminando processos desnecessários ou redundantes.
Para isso, é necessário considerar alguns princípios, que precisam ser observados para reduzir falhas e elevar a qualidade do serviço. São eles:
- Eliminação de desperdícios: identificar e eliminar atividades que não acrescentam valor ao paciente ou ao processo. Por exemplo, o tempo de espera, transporte, excesso de estoque e processos burocráticos desnecessários;
- Melhoria de processos: reorganizar os fluxos de trabalho para torná-los eficientes, garantindo que os pacientes recebam os cuidados de que precisam de maneira oportuna e sem atrasos;
- Envolvimento dos funcionários: incentivar a participação e colaboração de todos os níveis de colaboradores na identificação de problemas e na busca por soluções;
- Foco no paciente: o paciente está no centro das decisões e processos. Dessa forma, se garante que os cuidados fornecidos sejam de alta qualidade, seguros e personalizados;
- Padronização de processos: estabelecer padrões e procedimentos para as atividades, de modo a minimizar variações e inconsistências nos cuidados;
- Medição e análise de desempenho: utilizar métricas e indicadores para acompanhar o desempenho dos processos e avaliar os resultados das melhorias implementadas;
- Aprendizado contínuo: promover uma cultura de aprendizado e adaptação, na qual as equipes estão sempre em busca de novas formas de aprimorar os processos.
Esses princípios atuam como uma cultura organizacional nas empresas de saúde, de modo que o cuidado não é somente com os processos, mas principalmente com as necessidades dos pacientes.
Principais benefícios de implementar essa metodologia em clínicas com multiespecialidades
Conforme o estudo “Análise e proposição de prática lean healthcare para uma clínica de multiespecialidades”, as organizações da área da saúde necessitam de processos confiáveis, que proporcionem maior satisfação, qualidade e eficiência.
Para isso, essas clínicas precisam utilizar a Lean Healthcare a fim de atingirem níveis de excelência nos serviços prestados. O estudo reforça ainda que os princípios da metodologia sempre priorizam o bem-estar do cliente.
Para entendermos melhor a amplitude das vantagens da Lean Healthcare, a seguir, elencamos os principais benefícios obtidos com sua implementação.
Segurança para o paciente
A metodologia Lean Healthcare tem um impacto significativo na segurança do paciente. Isso porque ela ajuda na prevenção de erros médicos, redução de riscos e melhora da qualidade dos cuidados de saúde.
Além disso, a Lean estimula a formulação e adoção de padrões claros e bem definidos nos processos de assistência médica.
Por meio dessa padronização, tanto gestores quanto equipes podem identificar pontos de vulnerabilidade onde os erros são mais propensos a ocorrer. Desse modo, é possível adotar medidas preventivas para mitigar os riscos.
Redução de custos, do tempo e de erros
Outra vantagem importante na implantação da metodologia Lean na Saúde é a redução de custos da instituição. Na verdade, esta é uma consequência muito natural para um método com objetivo de realizar “mais como menos”.
Como os processos são reavaliados continuamente, eles passam a ser reestruturados, tornando-se mais eficientes a cada mudança.
Essa linearidade na reestruturação dos processos melhora o desempenho da equipe, eliminando desperdícios de horas trabalhadas.
Aumento da produtividade
Ao direcionar os esforços para a eliminação de atividades que não agregam valor, a clínica concentra seus esforços na entrega de cuidados de alta qualidade aos pacientes. Isso inclui:
- Redução no tempo de espera;
- Maior aderência a protocolos clínicos;
- Maior confiança para o paciente;
- Criação de fluxos de trabalho mais eficientes.
Sendo assim, a clínica otimiza o uso de recursos, como pessoal, equipamentos e espaço físico. Todos esses benefícios resultam na elevação da produtividade nos serviços e, como consequência, no aumento da lucratividade.
Melhor disposição das equipes
Além de identificar as falhas nos processos, a Lean Healthcare identifica lacunas de competências na sua equipe. Dessa forma, é possível adotar medidas necessárias para oferecer treinamentos e capacitação, e assim aumentar a eficiência dos profissionais.
Isso se aplica tanto aos conhecimentos técnicos como aos aspectos comportamentais, que podem ser aperfeiçoados continuamente.
Padronização dos processos
Com o mapeamento da cadeia de valor e a reestruturação dos processos, as atividades se tornam padronizadas.
Assim, os funcionários passam a realizar os procedimentos seguindo as diretrizes específicas, elevando o padrão de qualidade de toda a empresa.
Quais são os 7 desperdícios encontrados pelo Lean Healthcare?
Conforme explicado em um estudo publicado pela Brazilian Journal of Development, a base da metodologia Lean é a geração de um sistema “enxuto” voltado para a eliminação e redução dos desperdícios produtivos.
Sim, essa metodologia modifica a maneira como as demandas são realizadas nas clínicas multiespecialidades. Mas quais são os desperdícios mais encontrados ao implementar o Lean Healthcare?
Apresentaremos os 7 principais, abaixo:
1. Estoque
Ter um estoque excessivo de suprimentos ou medicamentos pode resultar em desperdício de recursos, riscos de vencimento e obsolescência.
Além disso, manter medicamentos ou equipamentos sem uma demanda imediata, resulta em muitos prejuízos. Essas situações são evitadas por meio da Lean Healthcare.
2. Filas
Qualquer tipo de espera, seja de pacientes, informações ou recursos, representa um desperdício. Isso inclui pacientes aguardando consultas, resultados de exames ou ações de outros profissionais. Com a ajuda da metodologia, o tempo de espera nas filas é reduzido.
3. Superprodução
Produzir mais do que é necessário ou antecipadamente, pode levar ao excesso de estoque, desperdício de recursos e falta de espaço para pacientes reais.
Na área de saúde, isso pode ser traduzido como a realização de testes, procedimentos ou exames sem uma justificativa real. Por meio do auxílio da metodologia, esse tipo de prejuízo é eliminado.
4. Defeitos e erros
Outro desperdício eliminado pelo Lean são os erros médicos, retrabalho e falhas nos processos são desperdícios importantes. Além de afetar a qualidade dos cuidados, eles podem resultar em tratamentos incorretos, atrasos e custos adicionais.
5. Transporte
O Lean Healthcare ajuda a clínica a não movimentar pacientes, equipamentos ou materiais de um lugar para outro sem uma necessidade clínica direta, algo que resultaria em atrasos e desperdício de recursos. Isso também se aplica ao transporte de informações, como registros médicos.
6. Processos em excesso
A metodologia elimina a prática de realizar atividades que não agregam valor aos pacientes ou processos. Inclui-se aqui o preenchimento excessivo de formulários, a duplicação de documentação ou as análises detalhadas sem necessidade.
7. Conhecimento
A metodologia Lean incentiva o treinamento e a capacitação contínua da equipe de saúde. Isso ajuda a manter o conhecimento atualizado e a compartilhar melhores práticas, evitando que o conhecimento fique obsoleto.
Explorando as ferramentas essenciais para o Lean Healthcare
O Lean Healthcare funciona por meio de algumas ferramentas criadas pela metodologia. Veja quais são elas, a seguir:
5S (5 Sensos)
O termo 5S sensos faz alusão aos cinco sentidos que os colaboradores precisam desenvolver para mudar seus hábitos e atitudes. A partir disso, espera-se que o ambiente de trabalho se torne melhor.
Assim, são eles:
- Uso e descarte: separar o que é necessário do que não é para evitar todos os tipos de desperdício;
- Ordenação: estabelecer critérios de ordem para arrumar só o que for necessário, facilitando o acesso e o manuseio de ferramentas e materiais;
- Limpeza: manter tanto o local de trabalho quanto os equipamentos totalmente limpos e prontos para uso. A limpeza funciona como uma forma de inspeção, pois quando realizada sistematicamente, ajuda a detectar e corrigir falhas;
- Saúde: promover a saúde de colaboradores em todos os níveis, emocional, físico e mental;
- Autodisciplina: criar um maior comprometimento com a empresa para cumprir tudo o que for solicitado.
Gestão visual
O sistema de comunicação visual garante a aderência aos padrões para que os trabalhos sejam concluídos segundo a programação e sem erros. Esta ferramenta é muito útil na área da Saúde para estabelecer as escalas de trabalho e apresentar resultados de produtividade.
Além disso, ela apoia a gestão dos leitos e auxilia os departamentos de emergência na criação de sinais visuais.
Poka Yoke
Também chamado de “dispositivo à prova de erros”, a ferramenta serve para desenvolver mecanismos de prevenção de erros nos processos.
O principal objetivo aqui é alcançar o estágio de “defeito zero”. Um exemplo prático é o uso de tubos em cores e formatos diferentes para evitar erros em um laboratório de análise clínica.
Fluxo contínuo e Kanban
Trata-se de uma forma de comunicação entre processos utilizando cartões coloridos, que informam exatamente o que é preciso fazer e o prazo de cumprimento. Ele permite prestar um serviço ao paciente com o mínimo de espera.
O Kanban pode ser usado no contexto do Lean Healthcare para encaminhar os pacientes a exames, repor itens do estoque e abastecer a farmácia do hospital, entre outros.
Diagrama de Espaguete
O Diagrama de Espaguete, também conhecido como Diagrama de Movimentação de Material, é uma ferramenta visual. No contexto da metodologia, ele possibilita analisar e entender:
- Os padrões de movimento;
- O fluxo de pessoas, materiais ou informações.
Essa ferramenta é muito útil também para identificar desperdícios de movimentação e encontrar oportunidades de melhoria nos fluxos de trabalho.
Quanto ao desperdício de movimentação, o diagrama ajuda a identificar trajetos desnecessários, movimentos excessivos ou rotas ineficientes que os pacientes, médicos, enfermeiros e outros profissionais podem fazer.
Mapa de Fluxo de Valor (MFV)
O Diagrama de Espaguete é frequentemente utilizado como uma etapa do mapeamento de fluxo de valor, uma ferramenta central do Lean Healthcare.
Ele ajuda a visualizar como pacientes, profissionais de saúde, equipamentos e materiais se movem dentro da clínica ou hospital.
Flowracks
Na metodologia, os Flowracks podem ser usados para otimizar os processos e melhorar a eficiência, reduzindo desperdícios e melhorando a organização.
Por exemplo, os Flowracks são projetados para a visualização da quantidade de materiais disponíveis e a demanda atual ser fácil. Isso ajuda a equipe a entender quando é necessário repor os suprimentos e a tomar ações apropriadas.
Como implementar a metodologia Lean Healthcare?
Para ter sucesso com a metodologia Lean Healthcare, é importante que a clínica multiespecialidades aplique algumas ações básicas. A seguir, apontamos cada uma delas.
Mapear os processos atuais
Determine quais processos específicos os gestores desejam mapear. Isso pode incluir:
- Processos clínicos, como atendimento ao paciente e prescrição de medicamentos;
- Processos administrativos, como agendamento de consultas e faturamento.
Identificar os desperdícios
É preciso conhecer o negócio profundamente para identificar os problemas de cada setor. Um bom ponto de partida é descobrir qual a área que apresenta maior desperdício ou falhas.
Em seguida, ordenar os problemas conforme o grau de urgência e começar a corrigi-los. Também é importante conversar com os funcionários e pacientes e identificar a ocorrência de processos prejudiciais ou redundantes.
Engajar a equipe
Para que as melhorias sejam efetivas, toda a equipe deve estar comprometida. Por isso, é importante que o time entenda a metodologia e aja para promover as mudanças necessárias ao aperfeiçoamento dos processos.
Definir os fluxos de trabalho
A cadeia de valor é composta por ações tomadas para criar engajamento nos pacientes. Sua estrutura e mapeamento são fundamentais para acompanhar a jornada do paciente na instituição.
Mapeando os processos pelos quais cada paciente passa, você pode identificar em que momento ocorrem as falhas. Com isso, é mais fácil propor as mudanças necessárias para corrigi-las.
Implementar de forma gradual
Com base no mapa de fluxo futuro, implemente as melhorias de maneira gradual e monitorada. Essa maneira de implementar envolve a reorganização de fluxos de trabalho, a adoção de ferramentas Lean, como Kanban ou Flowracks, e a introdução de novos processos mais eficientes.
Oferecer capacitação e treinamento
Uma prática importante é a promoção de uma cultura de aprendizado contínuo, onde a equipe está sempre buscando maneiras de melhorar os processos e os cuidados. Para tanto, os gestores devem criar um programa interno de aprendizagem com diversos formatos de ensino, como: palestras, workshops, aulas online e gamificação.
Medir os resultados
É preciso que você defina o que almeja para saber se a metodologia Lean Healthcare está funcionando como deveria. Por exemplo:
- Qual é o tempo máximo que seus pacientes esperam para o atendimento?
- Quanto você deseja reduzir em gastos com insumos?
- Quais atividades desnecessárias você quer eliminar?
É importante traçar metas para que você tenha os indicadores de desempenho que irão te ajudar a acompanhar a evolução do seu negócio.
Utilizar uma metodologia de gestão é importante para garantir a evolução dos processos em instituições de saúde. Isso porque a administração é uma parte fundamental para o sucesso de qualquer negócio.
Sem dúvidas, as clínicas multiespecialidades têm em mãos uma metodologia “de ouro”. Seguindo as dicas dadas neste artigo, temos certeza de que esses centros de saúde conseguirão usufruir dos benefícios oferecidos pelo Lean Healthcare.
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Perguntas frequentes:
Como surgiu o Lean Healthcare?
O Lean Healthcare é uma adaptação dos princípios e práticas do sistema de produção Lean, que teve origem na indústria automobilística japonesa, especialmente na Toyota.
Que lições o Lean Healthcare traz para a gestão das clínicas?
Algumas das principais lições são: foco no paciente, melhoria contínua, eliminação de desperdícios e padronização de processos.
O que é o projeto Lean nas emergências?
O projeto "Lean nas Emergências" é uma iniciativa que aplica os princípios e práticas da metodologia Lean ao ambiente de departamentos de emergência de hospitais e clínicas.
