As metodologias ágeis estão ganhando espaço em praticamente todos os setores do mercado, inclusive na área da saúde. Em muitas clínicas, elas tornaram-se vitais diante dos crescentes níveis de competitividade e das constantes transformações do segmento médico.
Isso porque, por mais que a prestação de ótimos serviços ainda seja a base de uma gestão de clínicas bem-sucedida, é preciso ir além para conseguir crescer e destacar-se diante de um cenário tão dinâmico e exigente.
Em um contexto hoje ditado pela inovação na saúde, os processos ágeis garantem que o seu negócio não fique para trás. Afinal, mais que acelerar projetos e aprimorar seus resultados em tempo real, eles fazem com que os pacientes estejam sempre no centro das suas ações.
Mas, o que significa implementar uma metodologia ágil? Por que isso é tão importante no cenário atual? Quais os principais métodos adotados pelas empresas? Como adaptá-los à realidade da minha clínica? Descubra os detalhes mais importantes sobre o tema a seguir.
O que são metodologias ágeis na saúde?
A dinâmica de metodologias ágeis foi desenvolvida inicialmente para a indústria de softwares, em que a entrega de novas soluções precisa ter um ritmo acelerado e a geração de valor para os clientes deve ser clara em todas as etapas do processo de criação.
Graças aos benefícios que o modelo proporciona, ele logo ganhou espaço em outros setores. Hoje, diante das novas exigências de mercado e das transformações impulsionadas pela tecnologia, o método representa uma das principais tendências gerenciais entre as empresas.
No cenário atual, a gestão em saúde também demanda maiores níveis de organização, agilidade e otimização nos processos. As metodologias ágeis são usadas para viabilizar esses ganhos, enquanto liberam tempo para que os profissionais se dediquem mais aos pacientes.
Nesse sentido, os planejamentos estratégicos dos negócios médicos podem se basear em diferentes métodos ágeis (você conhecerá os principais deles diante). Em todos os casos, 4 pilares sustentam sua implementação:
- Comunicação: todos os membros da equipe devem ter clareza sobre suas atribuições e abertura para comunicar-se sobre as demandas dos processos;
- Praticidade: as metodologias ágeis baseiam-se no uso de ferramentas que facilitam as rotinas de trabalho e que as tornam mais eficientes;
- Alinhamento de expectativas: as metas de crescimento e de melhorias devem ser ambiciosas, mas também alcançáveis e realistas;
- Adaptabilidade: todas as ações e estratégias devem ser flexíveis, permitindo adaptações para responder melhor aos resultados e mudanças.
Os métodos ágeis visam mudar o foco operacional das clínicas, pautados apenas em rentabilidade, números e processos. Com eles, o centro passa a ser a humanização dos pacientes. Ou seja, trata-se de fidelizar as pessoas ao invés de meramente vender serviços.
Por que utilizar metodologias ágeis?
Os processos dentro de uma clínica vão além do atendimento propriamente dito. Eles envolvem diversas áreas e profissionais, que precisam atuar de forma alinhada para que os serviços tenham a excelência desejada, sejam viáveis e proporcionem o crescimento da unidade.
As metodologias ágeis são usadas para integrar todas as demandas internas com qualidade, conferindo mais clareza aos fluxos de trabalho, a capacidade de promover melhorias contínuas. Tudo isso sem comprometer o foco nos pacientes.
Confira os principais benefícios
Implementar métodos ágeis na gestão de clínicas e consultórios vai além do alinhamento aos novos paradigmas e padrões de mercado. Essa é uma ação que gera benefícios concretos em praticamente todas as suas atividades. As principais vantagens incluem:
- Feedbacks em tempo real: todos os projetos e ações de melhorias são orientadas à garantia de um retorno mais rápido. Para isso, a comunicação entre médicos, gestores e demais profissionais deve ser clara e otimizada;
- Mudanças na cultura organizacional: há foco maior na promoção de melhorias e na entrega dos objetivos planejados. Toda a equipe tem clareza sobre os processos e empoderamento para propor evoluções e melhorias;
- Implementação ágil: com feedbacks rápidos e uma mentalidade orientada ao crescimento organizacional, os projetos são propostos e implementados de forma mais célere, gerando resultados em curto prazo;
- Minimização de gargalos: as ações propostas são desenvolvidas em ciclos curtos e com alta interação entre os envolvidos. Com isso, as falhas são identificadas e possíveis erros são corrigidos em tempo real;
- Maior produtividade: graças aos controles efetivos sobre os projetos, a proposição contínua de melhorias e o alinhamento entre os profissionais, a tendência é que atividades redundantes ou desnecessárias sejam eliminadas e a produtividade elevada;
- Retenção de talentos: quando todos estão envolvidos nas mudanças e têm influência direta nas melhorias implementadas, a tendência é que seu engajamento e senso de reconhecimento sejam maiores, favorecendo sua retenção.
Quando tratamos sobre a proposição de novos projetos ou de melhorias, nos referimos a praticamente todas as demandas que podem aumentar o desempenho e melhorar os resultados de uma clínica.
Isso vai desde mudanças para otimizar o estoque e a aquisição de materiais, por exemplo, até adequações nos fluxos de trabalho da equipe, novas rotinas de manutenção nos equipamentos, técnicas de gestão dos pacientes, organização dos agendamentos, e assim por diante.
Supere os desafios da gestão em saúde
As vantagens e possibilidades que as metodologias ágeis proporcionam à gestão de clínicas também são essenciais para superar ou minimizar alguns dos desafios mais recorrentes da área da saúde contemporânea. São eles:
- Riscos de acidentes ou infecções;
- Adaptação às mudanças e evoluções nas regulamentações;
- Gargalos em processos e erros em procedimentos;
- Investimentos excessivos ou desnecessários;
- Pesquisa e adesão a novos procedimentos;
- Sigilo das informações sensíveis dos pacientes;
- Digitalização de documentos e relatórios.
Toda parte de uma necessidade. Nesse sentido, os exemplos citados estão entre as principais demandas do setor médico. Contudo, as metodologias ágeis podem ir além delas, resolvendo gargalos ou oportunidades de aprimoramento específicas de cada instituição.
Afinal, quais os principais métodos?
Existem diferentes tipos de metodologias ágeis que podem ser implementadas pelo gestor de saúde. Sendo assim, é importante conhecer as principais delas, suas particularidades e quais melhor se adaptam à realidade da sua clínica. Confira as 3 mais utilizadas na área médica:
Scrum
O Scrum é um método que pode ser aplicado em diversas áreas do mercado, inclusive de maneira integrada a outras metodologias. Seu foco é na gestão de apenas um projeto, que pode ser, por exemplo, a implementação de um novo serviço, procedimento ou melhoria.
Imagine que o objetivo da sua clínica é digitalizar o prontuário dos pacientes. Para atingi-lo, você primeiro deve cumprir diferentes metas. No Scrum, todas elas correspondem a uma etapa específica, que podem ser exemplificadas da seguinte maneira:
- Pesquisar sobre os sistemas de prontuário eletrônico disponíveis no mercado;
- Selecionar aqueles que têm mais qualidade e melhores referências;
- Discutir com a equipe qual é a ferramenta mais alinhada às suas necessidades;
- Testar os softwares selecionados, avaliar suas vantagens e custo-benefício;
- Negociar a aquisição com a empresa fornecedora;
- Implementar a ferramenta e treinar sua equipe para utilizá-la.
O conjunto de todas essas etapas é chamado de “backlog” no projeto. Por sua vez, cada uma dessas metas necessárias para atingir o objetivo final também deve ser subdividida em tarefas menores, chamadas de sprints.
A primeira etapa pode levar uma semana para ser cumprida, por exemplo, enquanto a segunda exige três dias, a terceira somente uma tarde de reunião, a quarta três semanas, e assim por diante. Em todos os casos, é preciso designar as atividades para a equipe e definir prazos.
Uma vez que cada profissional tem uma responsabilidade definida dentro do projeto (backlog), com o seu respectivo prazo para cumpri-la (sprint), é muito mais fácil lidar com o planejamento e atingir o objetivo (que no exemplo seria a implementação do prontuário eletrônico).
A ideia é que a equipe discuta os resultados ao final de cada sprint e tenha liberdade para adaptar suas demandas, garantindo mais alinhamento para os prazos ou implementando as possibilidades de melhorias percebidas nas etapas anteriores.
Kanban
Enquanto o Scrum torna os projetos mais rápidos e adaptáveis porque os divide em etapas bem definidas, o Kanban garante isso ao proporcionar uma visão clara e completa sobre os seus andamentos.
Para aplicá-lo do jeito certo, você precisa definir a lista de tarefas que compõem o seu projeto (chamada de checklist) e organizá-la em um quadro (chamado de board), que é dividido em pelo menos 3 categorias:
- To Do: atividades que precisam ser feitas e ainda não foram começadas;
- Doing: tarefas que estão em execução, mas ainda não foram terminadas;
- Done: atividades concluídas.
O ideal é personalizar o seu quadro. Por exemplo, você pode adicionar a categoria “impedimento” para tarefas que por algum motivo não podem ser terminadas, “aprovação” para as que precisam ser liberadas, “backlog” para aquelas em espera, e assim por diante.
Você pode criar e nomear categorias do jeito que mais faça sentido para a sua equipe. Inclusive, há aplicativos especialmente desenvolvidos para organizar atividades em Kanban. Outra dica é utilizá-lo junto do Scrum, para melhorar a organização e o controle das execuções.
SMART
Para que o seu gerenciamento consiga traçar objetivos realistas e alcançáveis, uma dica é usar o método SMART no planejamento dos projetos. Para aplicá-lo, a ideia é definir suas metas e seguir apenas com aquelas que se enquadram nos seguintes requisitos:
- Specific (S): os seus objetivos devem ser específicos. Ou seja, eles não podem dar margens para interpretações diferentes;
- Measurable (M): as metas precisam ser mensuráveis. Isso significa que você e seu time devem ser capazes de medir seus resultados;
- Attainable (A): é fundamental que os objetivos do projeto sejam atingíveis. Portanto, eles devem ser alinhados à realidade da sua clínica e da sua equipe;
- Relevant (R): todas as metas das metodologias ágeis devem ser relevantes para a sua clínica. Se elas não gerarem impactos significativos, não há porque atingi-las;
- Time-related (T): tanto os objetivos, quanto as suas etapas, necessitam de temporalidade. Ou seja, devem ter prazos para que a equipe tenha foco ao cumpri-los.
Voltando ao exemplo anterior, seria inadequado definir “melhorar o controle de prontuários” como o objetivo do seu projeto. Afinal, essa meta abre margem para outras interpretações (não é específica), não pode ser medida (não é mensurável) e nem tem um prazo (não é temporal).
Da mesma forma, estipular o objetivo de “informatizar os prontuários” também não seria o ideal, já que isso deixa de esclarecer os meios para atingir essa meta (não é atingível) e porque ela seria importante para a clínica (não é relevante).
Para seguir o seu projeto guiado pelas metodologias ágeis e com objetivos SMART, uma ideia seria “implementar um sistema de prontuário eletrônico em 2 meses para otimizar o controle dos dados dos pacientes”.
Trata-se de uma meta específica, que pode ser mensurada, atingida de forma realista e que gera impactos relevantes para o negócio dentro de um prazo específico.
Como implementar metodologias ágeis na saúde?
Agora que você já sabe o que são metodologias ágeis, porque elas estão se popularizando na área da saúde e quais são os principais métodos adotados pelas clínicas, confira algumas etapas básicas para ter sucesso na sua implementação:
Escolha a metodologia
As metodologias ágeis apresentadas anteriormente estão entre as mais utilizadas do mercado, mas existem diversas outras. Todas têm focos e aplicações diferentes. Procure saber mais sobre elas e estipular quais mais se adequam à realidade da sua clínica.
Comunique com clareza
Independentemente do método escolhido, ou até se você pretende aplicar mais metodologias em conjunto, lembre-se que sua implementação impacta diretamente o cotidiano da empresa.
Por isso, é fundamental reunir a sua equipe para alinhar e engajar a todos sobre as mudanças.
Aplique e adapte
Nenhum método funciona sem adequações. Na verdade, o destaque das metodologias ágeis é justamente sua adaptabilidade. Por isso, acompanhe a aplicação de perto e promova ajustes sempre que uma mudança não gerar os resultados esperados ou puder ser melhorada.
Avalie os resultados
Como proposto pelo método SMART, os objetivos dos seus projetos devem ser mensuráveis. Sendo assim, não deixe de medir os resultados dos métodos adotados, seja nos processos, nos feedbacks da sua equipe ou mesmo na satisfação dos pacientes. Ciente sobre os impactos das metodologias ágeis, vá além e revolucione as suas operações com o sistema definitivo de gestão de clínicas. Clique aqui e veja como o Feegow Clinic pode descomplicar e agilizar o seu dia a dia, do backoffice à recepção e do estoque ao atendimento.
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Perguntas frequentes:
Como funcionam as metodologias ágeis?
As metodologias ágeis visam conduzir processos de maneira mais produtiva, adaptável e orientada à geração de valor em tempo real. Nas clínicas, elas viabilizam melhorias porque colocam a satisfação e a fidelização dos pacientes no centro de todas as ações.
Quais são os tipos de metodologia ágeis?
Atualmente, há diversos modelos de metodologias ágeis praticadas no mercado. Na área da saúde, os mais utilizados são o Scrum, o Kanban e o SMART. O ideal é conhecer suas particularidades e implementar aquele mais alinhado à realidade de cada clínica.
Como elas podem beneficiar os processos da clínica?
Quando inseridas na cultura organizacional, as metodologias ágeis proporcionam resultados mais rápidos para os projetos da clínica, minimizam falhas e erros, agregam mais produtividade para os processos e maiores níveis de engajamento para toda a sua equipe.
