07 Janeiro 2024

Como elaborar um relatório financeiro eficiente para sua clínica

Administrar uma clínica de maneira eficiente pode ser uma tarefa complexa. Afinal, isso exige boas habilidades administrativas e um entendimento consistente sobre as finanças. 

Nesse contexto, saber como elaborar e monitorar um relatório financeiro é crucial para ter sucesso e evitar descontrole sobre as contas.

Esse fator se torna ainda mais essencial se levarmos em consideração que o mercado está cada vez mais dinâmico e competitivo, o que demanda um acompanhamento preciso dos recursos disponíveis, visando o equilíbrio entre despesas e receitas. 

Para auxiliar nessa missão, nada melhor do que ter em mãos bons relatórios, que forneçam uma visão clara e precisa das finanças, contribuam para tomar decisões embasadas e identifiquem pontos de melhoria. 

Se você deseja garantir o sucesso do seu negócio a curto, médio e longo prazo, continue a leitura. 

Neste artigo, você vai entender como os relatórios financeiros devem ser elaborados e de quais maneiras eles contribuem para uma gestão assertiva. Confira. 


O que são, e qual é a importância dos relatórios financeiros para clínicas? 

Um relatório financeiro é basicamente uma compilação de dados que traduz a realidade de uma empresa. Ao produzi-los, os gestores obtêm uma visão realista e abrangente sobre resultados e movimentações que envolvem o caixa da clínica.

Seu uso é essencial para o direcionamento estratégico do negócio, uma vez que a construção de relatórios proporciona benefícios como:

Otimização do planejamento financeiro

Bons relatórios oferecem uma visão completa das finanças, incluindo receitas, despesas e o fluxo de caixa, por exemplo. 

Ao analisar esses dados, você consegue estabelecer metas mais realistas, alocar recursos de forma efetiva e criar estratégias de crescimento mais assertivas, de acordo com as condições atuais e suas projeções futuras.

Corte de gastos excessivos ou desnecessários

A análise do relatório financeiro permite identificar gastos excessivos ou desnecessários que prejudicam o equilíbrio entre entradas e saídas.

Ao refletir sobre os índices apontados no documento, você pode otimizar as despesas operacionais, renegociar contratos com fornecedores e eliminar ineficiências em geral. Isso ajuda a aumentar a lucratividade e o desempenho geral da sua clínica;

Tomada mais assertiva de decisões

Com dados concretos, intuitivos e realistas à disposição, você tem mais embasamento para tomar decisões complexas e que são importantes para o sucesso da clínica.

Assim, a gestão é beneficiada como um todo, já que é possível analisar tendências financeiras, avaliar o desempenho de diferentes áreas, antever desafios para antecipar soluções, bem como priorizar investimentos com base em informações sólidas.

Portanto, os relatórios são de suma importância para a gestão inteligente da clínica médica, o planejamento de despesas e a otimização da receita. 

Elementos essenciais: o que incluir no relatório financeiro 

A maioria dos modelos de relatório divide as finanças entre despesas e receitas. Por sua vez, cada um deles pode ter subdivisões próprias, dependendo das necessidades de acompanhamento da empresa. 

Por exemplo, nas receitas, é possível categorizar de acordo com o tipo de consulta realizada, procedimentos, exames, profissionais envolvidos, etc. Da mesma forma, as despesas podem ser divididas entre aquelas fixas e variáveis e os centros de custos cadastrados.

Nesse sentido, o detalhamento do relatório financeiro depende das informações que são mais importantes para o seu negócio e como você pretende analisá-las.

Em todo caso, quando tratamos sobre a gestão de grandes clínicas, o ideal é não depender de planilhas manuais e complexas para fazer essa divisão. Afinal, seu preenchimento toma muito tempo, é passível de erros e possui um entendimento difícil, o que prejudica as análises.

O recomendado é investir em um bom sistema de gestão em saúde, que permite integrar todas as movimentações e automatizar a emissão dos relatórios, garantindo um entendimento simples, em tempo real e de todos os indicadores pertinentes para a sua administração.

Com essa tecnologia, você pode monitorar todas as contas a pagar e a receber, gerenciar o fluxo de caixa, categorizar cada finança de acordo com as demandas da sua clínica e obter relatórios práticos e completos para embasar suas decisões.

Além do suporte administrativo, um bom sistema ainda lida com os processos operacionais, como o repasse dos pagamentos, conciliação bancária, emissão de nota fiscal, gestão de impostos, realização de cobranças, entre outros recursos.

Passo a Passo: Como Elaborar um Relatório Financeiro Abrangente 

O primeiro passo para elaborar um relatório financeiro eficaz é definir quais objetivos deverão ser atendidos por ele. Essa é a base para traçar os indicadores que irão constar na análise.

Por exemplo, as métricas relacionadas à inadimplência conferem mais clareza sobre os gargalos. Já os indicadores de rentabilidade elucidam os retornos do negócio, enquanto o CAC demonstra a eficiência das estratégias de captação, e assim por diante. 

Ou seja, é essencial ter clareza sobre o que você deseja analisar e quais serão os dados que irão nortear as decisões tomadas a partir do relatório financeiro.

Ao mesmo tempo, você precisa registrar todas as transações e atividades da empresa. Além disso, é importante categorizar essas informações, para conseguir obtê-las quando necessário e organizá-las no relatório.

Feito isso, o próximo passo é ordenar os indicadores desejados em um documento de fácil compreensão, que seja visualmente amigável e que permita um entendimento rápido e completo sobre os pontos a serem analisados.

Como citamos, fazer tudo isso em planilhas é trabalhoso e pouco assertivo. Com um software de gestão, você não só centraliza todas as operações, como também garante que suas informações sejam unificadas e convertidas automaticamente em relatórios.

Graças a essa integração e automação, os relatórios se tornam mais assertivos e personalizáveis. Afinal, basta selecionar os indicadores desejados para que eles sejam apresentados de imediato, de forma rápida, intuitiva e sem chances de erros.

Análise de Dados: Como Interpretar os Resultados do Relatório 

Tenha em mente que diversos profissionais eventualmente deverão usar o relatório financeiro. Isso inclui os gestores da clínica, a equipe do setor de finanças, os responsáveis pelo estoque e até mesmo agentes externos, como investidores e contadores. 

Portanto, é imprescindível que o documento seja de fácil entendimento. Ele deve ser apoiado em elementos gráficos e intuitivos, livre de termos excessivamente técnicos e capaz de priorizar os indicadores apresentados conforme sua relevância para a análise desejada.

Não por acaso, reforçamos ao longo deste artigo a importância de contar com um bom software de gestão. Isso porque, além de tornar sua elaboração mais simples, assertiva e completa, essa tecnologia também garante que as análises sejam totalmente claras e intuitivas.

Como um bom software de gestão otimiza a análise dos relatórios?

Por padronizar a coleta e armazenamento dos dados, um sistema garante que as métricas mantenham-se consistentes. Isso facilita compará-las ao longo do tempo e entre diferentes períodos. Inclusive, essa padronização é a base para relatórios claros e compreensíveis.

Além disso, como os cálculos são automatizados, os relatórios são menos propensos a erros humanos, tornando-os mais confiáveis.

Muitos softwares também oferecem recursos de visualização, como gráficos e tabelas. Essas representações visuais tornam os relatórios mais acessíveis, permitindo identificar tendências e padrões com facilidade. 

Essas possibilidades são oferecidas pela Feegow Clinic, onde você pode monitorar e interpretar relatórios como:

    • Contas a Pagar e a Receber;

    • Receitas e Despesas Fixas;

    • Extrato de Contas e Posições;

    • Fluxo de Caixa;

    • Relatórios de Resultados;

    • Previsões Financeiras;

    • Controle de Cheques recebidos e emitidos;

    • Desconto de materiais utilizados;

    • Recebimentos de Convênios;

    • Fechamento de Caixa;

    • Plano de Contas e Centro de Custo;

    • Recibos integrados com D-MED;

    • Repasses e rateios;

    • Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).

Com tantas possibilidades de relatórios, a plataforma também se destaca pela sua capacidade de personalização. 

Ou seja, você pode escolher no sistema os dados específicos que deseja incluir. Assim, os relatórios são sempre adaptados às suas necessidades. Isso significa que a sua clínica pode focar nos indicadores-chave que são mais relevantes para a sua gestão.

Aproveite a oportunidade de aprimorar as finanças da sua clínica.

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Conclusão

Mais que um mero demonstrativo de dados, o relatório financeiro é uma ferramenta indispensável para tomar decisões estratégicas e promover o crescimento contínuo da sua clínica. 

Saber como gerar esse documento, interpretar seus indicadores e utilizá-lo com o apoio de um bom sistema é vital para ter uma gestão mais eficiente, resiliente e capaz de promover melhorias, o que também reflete na qualidade dos serviços prestados aos pacientes. 

Em um mercado cada vez mais desafiador, a transparência financeira e a capacidade de adaptar estratégias com base em dados são diferenciais cruciais para ter sucesso. 

Por isso, temos certeza de que as informações que compartilhamos neste conteúdo serão muito valiosas para o seu negócio. Antes de colocar nossas orientações em prática, aproveite para tirar suas últimas dúvidas sobre o tema:

Perguntas frequentes:

Por que é crucial para uma clínica ter relatórios financeiros bem elaborados?

Ter um relatório bem elaborado é crucial para toda clínica. Afinal, ele viabiliza uma tomada de decisão mais assertiva e confere mais embasamento para a gestão estratégica. Isso garante a otimização dos recursos disponíveis, a sustentabilidade das finanças e o crescimento contínuo do negócio.

Como posso garantir a precisão e integridade dos dados no relatório financeiro?

Para garantir a precisão e integridade dos dados no relatório financeiro, é fundamental coletar informações de todas as transações, categorizá-las adequadamente e agrupá-las no relatório de acordo com a análise desejada. Um bom sistema de gestão garante que todos esses processos sejam feitos de forma integrada, automatizada, intuitiva e livre de erros.

Qual a importância da análise de dados na interpretação dos resultados financeiros da clínica?

A análise de dados é fundamental na interpretação dos resultados, pois permite identificar tendências, padrões e oportunidades. Dessa forma, com base nos indicadores do relatório financeiro, você consegue tomar decisões mais informadas, desenvolver melhores estratégias, alcançar metas e resolver os desafios específicos da sua clínica.