A odontologia, como toda área da saúde, exige organização e cuidado com a documentação. Nesse contexto, a assinatura digital para dentistas se tornou uma ferramenta de grande relevância.
Com ela, você otimiza os fluxos de trabalho e simplifica o atendimento aos pacientes, assinando prontuários, receitas, atestados e outros documentos eletronicamente, sem precisar de impressão ou lidar com as limitações dos registros manuais.
Além disso, essa tecnologia garante confiabilidade para o profissional e seu público, reduzindo riscos de erros e adulterações.
Mas, como funciona a assinatura digital para dentistas? Ela possui validade jurídica? Quais suas principais vantagens? Como utilizá-la na minha clínica? Descubra todos os detalhes que você precisa saber sobre o tema neste artigo.
Como funciona a assinatura digital para dentistas?
Apesar de não ser obrigatório, o uso da assinatura digital para dentistas é indispensável para validar registros e documentações eletrônicas, que estão se tornando mais comuns nas práticas odontológicas.
Ou seja, sem esse recurso, não é possível utilizar as ferramentas que hoje lideram a otimização do trabalho nas clínicas e consultórios, como prontuários eletrônicos, prescrições, pedidos de exames, atestados e muitos outros documentos digitais.
Para entender melhor como a assinatura digitalizada funciona, confira mais detalhes sobre sua validação jurídica e diferenças em relação às assinaturas eletrônicas:
Possui validade jurídica?
A assinatura digital para dentistas possui a mesma validade e proteção jurídica da versão aplicada na documentação em papel, já que sua finalidade é justamente aprimorar as rotinas de atendimento e proporcionar mais segurança na relação junto aos pacientes.
Para garantir a validade legal, o profissional que deseja assinar digitalmente precisa adquirir um certificado digital para dentistas. Esse certificado é obtido por meio de uma Autoridade Certificadora autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil). Adiante, explicaremos com mais detalhes como obtê-lo.
Assinatura digital x assinatura eletrônica
Quando falamos sobre assinatura digital para dentistas, muitas vezes ela é confundida com a assinatura eletrônica. Embora ambas tenham o propósito de validar documentos digitais, há diferenças significativas entre elas.
Em primeiro lugar, o conceito de assinatura eletrônica envolve todas as validações de identidade feitas no meio virtual.
Seu uso dispensa o certificado digital, sendo que a segurança é baseada em fatores como localização do receptor, endereço de IP, biometria, senhas, códigos de segurança enviados por mensagens ou e-mail, entre outros.
Já em relação à assinatura digital, é obrigatório a certificação ICP-Brasil. Seus recursos de proteção também são mais elevados, pois se baseiam em criptografia.
Portanto, podemos afirmar que o ideal para os dentistas é assinar seus documentos digitalmente e validá-los via certificado digital, agregando mais segurança e credibilidade às suas práticas.
Ao mesmo tempo, é recomendado oferecer aos pacientes a possibilidade de usar a assinatura eletrônica, já que a maioria deles não terá um modelo digital para assinar a documentação ligada aos atendimentos.
4 vantagens de adotar a assinatura digital
Agora que você possui uma compreensão maior sobre o que é assinatura digital, incluindo sua validade legal e as distinções em relação às versões eletrônicas, é hora de explorar os benefícios de integrar essa ferramenta a sua prática odontológica.
Confira, na sequência, as quatro vantagens:
1) Segurança jurídica
Como a assinatura digital tem validade legal, ela agrega mais segurança jurídica aos dentistas. Afinal, a certificação ICP-Brasil garante que os documentos validados não possam ser fraudados e nem adulterados.
Ao se livrar dos erros, da falta de organização e dos problemas típicos dos documentos em papel, você também mantém os registros acessíveis e bem organizados.
Isso é útil porque o dentista deve armazenar toda a documentação dos pacientes por 5 anos, como exige o Código de Processo Ético Odontológico e o Código de Defesa do Consumidor. O acesso aos documentos é essencial em casos de processos judiciais.
2) Agilidade nos processos
A assinatura digital para dentistas pode ser feita rapidamente via qualquer dispositivo autorizado, inclusive móvel. Assim, você agrega mais agilidade aos fluxos de atendimento e reduz a espera dos pacientes pela parte burocrática, melhorando sua experiência.
3) Revisão e assinatura no dispositivo móvel
Como citamos, ela pode ser feita a partir de qualquer computador, smartphone, tablet ou outro dispositivo móvel autorizado.
Tanto o dentista, quanto o paciente, têm acesso à mesma versão do documento eletrônico assinado digitalmente. Isso permite que as duas partes interessadas possam revisar os itens documentados com facilidade e de qualquer lugar.
4) Diminuição do uso de papel
Por fim, a assinatura digital para dentistas também é mais econômica, sustentável e favorável à boa organização da sua clínica ou consultório. Afinal, a documentação eletrônica elimina a necessidade de papel, intermináveis arquivos físicos e impressões.
Como usar a assinatura digital na sua clínica?
Você certamente sabe que a aprovação e a assinatura de documentos é algo constante na rotina odontológica.
Como citamos, a assinatura digital para dentistas pode ser utilizada para validar praticamente toda documentação em formato eletrônico utilizada por meio do software da sua clínica odontológica. Isso inclui:
- Prontuários eletrônicos;
- Receituários, fórmulas e controle especial;
- Atestados e laudos digitais;
- Planos de tratamentos;
- Contratos de serviços;
- Termos de consentimento;
- NFS-e;
- Boletos;
- Guias de convênio;
- Aprovações de orçamentos;
- Entre outros documentos.
Vale lembrar que essa assinatura requer uma certificação digital para dentistas. Ela funciona basicamente como uma identidade virtual do profissional, em que consta seu nome, dados de identificação e um número conhecido por chave.
Como obter um certificado digital?
Atualmente, você pode escolher entre dois tipos principais de certificados: A1 e A3. O certificado A1 possui validade de 1 ano e é um arquivo com extensão .PFX ou .P12, que é instalado direto no computador e pode ser acessado em outros dispositivos autorizados.
Por outro lado, o certificado A3 é armazenado em uma mídia criptografada, como token, cartão ou na nuvem, e sua validade varia de 1 a 5 anos. Ao contrário do A1, o certificado A3 não pode ser utilizado em dispositivos móveis.
Na assinatura digital para dentistas, o certificado mais indicado é o A1, por conta da maior mobilidade e praticidade. Para obtê-lo, basta escolher uma Autoridade Certificadora autorizada pela ICP-Brasil, apresentar a documentação solicitada e efetuar o pagamento.
Para encontrar uma Autoridade Certificadora, você pode consultar a lista e a ferramenta de pesquisa disponibilizadas pelo portal do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) neste link.
Depois, a instituição agendará uma reunião para validar os dados, que atualmente pode ser em videoconferência. Feito isso, ela lidará com todo o processo de validação e fornecimento do certificado.
Os valores para obter um certificado digital variam de acordo com cada Autoridade Certificadora. Contudo, o preço normalmente fica na faixa dos R$ 100 a R$ 300. O pagamento deve ser feito a cada renovação.
Por funcionar como uma identificação virtual, cada profissional precisa ter sua própria certificação.
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Perguntas Frequentes:
A assinatura digital é legalmente reconhecida?
Sim, a assinatura digital para dentistas possui a mesma validade legal daquela feita à mão, desde que seja validada por meio de um certificado digital obtido junto a uma Autoridade Certificadora autorizada ICP-Brasil.
Quais documentos podem ser assinados digitalmente na odontologia?
Toda versão eletrônica de documentação odontológica pode ser assinada digitalmente. Isso inclui prontuários, receituários, atestados, laudos, termos de consentimento, entre outros documentos virtuais.
Como escolher o melhor serviço ou plataforma de assinatura digital para minha clínica?
Para escolher o melhor serviço ou plataforma de assinatura digital para dentistas, considere a segurança e a conformidade com a legislação, a facilidade de uso, a integração com outros recursos que você já utiliza, o custo-benefício, além do suporte oferecido.
