O organograma de clínica médica é crucial para estruturar os processos dos negócios de saúde, que costumam ter um funcionamento dinâmico, complexo e integrado entre diferentes especialidades.
Sem esta ferramenta não é possível ter uma visão macro sobre o que acontece na unidade. Isso prejudica a coesão entre os setores, o fluxo de informações, a melhoria contínua das rotinas operacionais e de gestão, bem como a eficácia da assistência prestada aos pacientes.
Neste artigo, você verá como eliminar este gargalos com o apoio de um bom organograma. Acompanhe os próximos tópicos para entender o conceito, principais benefícios, modelos mais utilizados e como elaborar o seu.
O que é um organograma de clínica médica?
Um organograma de clínica médica, como o nome sugere, consiste em uma representação gráfica da estrutura de um negócio de saúde. Sua função é traduzir visualmente quais são seus setores, a relação entre eles, suas relações de hierarquia, entre outros detalhes pertinentes.
Basicamente, ele serve para ilustrar os diferentes departamentos e seus respectivos cargos, dando clareza à forma como os processos, atribuições e responsabilidades são distribuídas. Nesse sentido, os principais elementos do organograma incluem:
- Cargos e responsabilidade: o organograma precisa listar todos os cargos e suas funções, para que os colaboradores tenham clareza sobre seu papel na clínica e como ele se relaciona ao de seus colegas;
- Setores: além das responsabilidades individuais, a ferramenta também deve representar a organização e inter-relação entre os departamentos. O objetivo é delimitar as áreas de atuação da unidade e como suas atribuições se dividem;
- Hierarquia: o fluxograma esclarece as hierarquias da clínica. Ou seja, indica a quem cada funcionário se reporta e quais são as suas relações de autoridade. Essa é uma forma de garantir a eficiência na comunicação e nas decisões internas;
- Relações funcionais e matriciais: para além das relações de hierarquia, o organograma de clínica médica também delimita as conexões entre cargos e setores que não têm necessariamente uma hierarquia direta.
Para que esses aspectos sejam apresentados de forma clara, o fluxograma de clínica médica deve ter um bom apelo visual. Assim, ele é estruturado com ícones, legendas e cores. O objetivo é garantir que a representação dos cargos, setores e relações tenha um entendimento intuitivo.
Benefícios de um organograma para clínicas e consultórios
A implementação do organograma de clínica médica visa dar mais clareza à gestão de processos, favorecendo a comunicação interna, a eficiência das atividades representadas e o engajamento dos profissionais. Entre os principais benefícios, destacam-se:
- Além de delimitar as responsabilidades de cada profissional e como elas se situam na estrutura organizacional, o organograma ajuda a identificar gargalos e pontos de melhorias nos processos. Assim, contribui para o aumento da produtividade;
- Com processos e relações bem definidas, todos entendem seu papel e as expectativas sobre seu trabalho. Isso contribui para a minimização de conflitos e para a boa execução das atividades, promovendo um ambiente mais harmonioso e eficiente;
- Quando cada colaborador sabe a quem deve se reportar, quais setores têm atividades interdependentes ou relacionadas, e como funciona o fluxo de relações organizacionais, a tendência é que a comunicação se torne mais dinâmica e fluida.
Ao impactar positivamente a organização de processos, o organograma melhora os serviços da clínica como um todo. Ou seja, na última ponta, o uso da ferramenta beneficia a experiência do paciente, favorecendo a boa imagem e competitividade do negócio.
Quais são os modelos de organogramas mais usados em clínicas médicas?
Diversos tipos de organogramas são utilizados no mercado. A opção mais adequada depende das necessidades específicas de cada empresa e do próprio setor em que cada uma delas atua.
No caso das clínicas médicas, os modelos mais usados e alinhados à realidade são:
- Organograma hierárquico: a fim de organizar a hierarquia interna, este formato possui uma estrutura vertical. Nela, a direção fica no topo e os cargos operacionais na base;
- Organograma funcional: ideal para empresas com diversas áreas, este modelo divide as atividades de acordo com o seu tipo de função ou especialidades;
- Organograma matricial: recomendado em negócios com cargos multifuncionais, este tipo agrupa os colaboradores por função ou projeto específico.
Esses exemplos ajudam a demonstrar como o organograma de clínica médica pode ser adaptado à realidade de gestão de cada unidade.
Abaixo, confira as etapas básicas para elaborar o seu.
Como fazer um organograma de clínica médica bem estruturado?
Fazer um organograma de clínica médica não é uma tarefa difícil. Entretanto, é essencial que você conheça bem a estrutura considerada ideal para os processos da unidade e tenha em mente as melhorias que pretende obter a partir dessa ferramenta.
Confira as etapas básicas para estruturar um bom organograma:
Determine o objetivo
Você precisa aprimorar a hierarquização da clínica, a comunicação entre os departamentos ou as atribuições de cada cargo? Antes de tudo, tenha clareza sobre o objetivo da criação do organograma. Isso ajuda a definir quais são os elementos necessários para a sua aplicação.
Escolha o modelo do organograma
Como você pôde ver, há diferentes formas de estruturar um organograma de clínica médica. A partir dos objetivos levantados, você precisa escolher o modelo que melhor atenda às suas necessidades, com elementos que serão bem compreendidos pela sua equipe.
Separe funções e cargos
Liste todos os cargos existentes na clínica e suas respectivas atribuições. Não é necessário nomear os colaboradores, somente as funções existentes em todos os níveis da empresa e suas respectivas relações.
Organize as relações com base na hierarquia
De acordo com o modelo de organograma de clínica médica escolhido, lembre-se de representar a hierarquia de caga cargo. Os níveis podem ser separados por cores ou símbolos diferentes, por exemplo. Em todo caso, é preciso garantir clareza sobre quem reporta a quem.
Crie o organograma com base nas informações das etapas anteriores
Com base nas informações das etapas anteriores, basta criar seu organograma com o apoio de programas como Excel ou Miro, por exemplo. Na internet, há diversas ferramentas práticas e intuitivas para essa finalidade. Basta usar aquela que melhor atenda às suas necessidades.
Divulgue internamente e treine os colaboradores
Depois de oficializar a estrutura organizacional por meio do organograma, divulgue-o para todos os colaboradores, os conscientize sobre sua importância, deixe-o sempre disponível para consulta. Também é preciso treinar a equipe para desempenhar com excelência as funções de cada cargo.
Um bom organograma pode ser decisivo para agregar mais clareza à administração de clínicas e consultórios e otimizar as tarefas realizadas pelos profissionais, que passam a ter uma visão mais coesa e direta sobre os processos internos.
Além do organograma de clínica médica, existem outras práticas acessíveis que podem melhorar ainda mais sua gestão.
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Perguntas frequentes:
Todos os setores da empresa devem ter um organograma?
O organograma pode ser usado de diferentes maneiras, tanto para organizar a empresa como um todo, quanto para delimitar os processos internos de cada departamento. Ou seja, não há limites para o seu uso dentro de um negócio.
Que programas auxiliam na criação do organograma?
Um organograma pode ser criado em sistemas específicos para essa finalidade, como o Miro, por meio de softwares de tabelas, como o Excel, em aplicações de desenhos, como o Google Drawings etc. O ideal é escolher a ferramenta que melhor atende às suas necessidades.
Como um software de gestão ajuda a melhorar os processos da clínica médica?
Um bom software de gestão também é imprescindível para melhorar a organização da clínica médica. Você pode usá-lo de acordo com os objetivos do organograma, otimizando tarefas operacionais, usando os dados obtidos como base para tomadas de decisão e garantindo melhores padrões de agilidade e eficiência aos serviços.
