Como planejar e estruturar o orçamento anual da clínica médica?

Um planejamento financeiro sólido é essencial para o sucesso de qualquer negócio, incluindo clínicas médicas. 

Ao desenvolver um orçamento anual bem estruturado, você garante que suas finanças estejam sob controle e passa a tomar decisões mais estratégicas, que ajudam a impulsionar o crescimento da sua clínica ou consultório. 

Neste artigo, fornecemos dicas essenciais sobre como planejar e estruturar o orçamento anual da sua clínica médica. O objetivo é te ajudar a obter uma visão mais clara das suas finanças e a alcançar resultados cada vez mais positivos.

Continue a leitura e mantenha as finanças da sua clínica médica ou consultório sob controle!

A importância do orçamento anual para clínicas médicas

O orçamento anual é um documento que mapeia todas as receitas e gastos ao longo de um ano inteiro. Para clínicas médicas, esse documento é fundamental para tomar decisões mais assertivas e preparar a empresa para o próximo ano, com base em dados financeiros reais. 

Um orçamento bem elaborado ajuda a utilizar os recursos de maneira eficiente, mantendo a sustentabilidade do negócio e a qualidade dos serviços prestados. Afinal, a parte financeira da clínica é o que permite que você disponha de todos os materiais e estrutura adequada para atender seus pacientes com excelência.

Fazer um planejamento financeiro anual traz uma série de benefícios para a clínica médica. Ele proporciona uma visão 360º da saúde financeira do negócio, permitindo antever possíveis desafios e tomar decisões mais embasadas.

Ou seja, o planejamento financeiro possibilita a definição de estratégias para otimizar ganhos e reduzir gastos, contribuindo para a melhoria dos resultados.

Quando fazer o orçamento anual?

O momento mais recomendado para realizar o planejamento e orçamento anual da clínica é no final do ano anterior. Nessa época, é possível coletar dados sobre o período passado e estabelecer os próximos passos para o novo ano.

O ideal é que o plano esteja pronto já em janeiro, para iniciar o ano com os números devidamente definidos. Dessa forma, você evita que a gestão da clínica comece o ano sem o direcionamento adequado.

Essa falta de direção gera uma série de dificuldades durante o primeiro trimestre. É como se você tivesse que trocar o pneu de um carro com ele andando: o risco de dar errado é muito grande. 

Por isso, vale a pena reservar um tempo ao final do ano para fazer o planejamento financeiro com calma. Elaborar o orçamento neste período permite que você realize uma análise crítica do negócio, identificando as possibilidades de entrada de dinheiro e a previsão de gastos.

Assim, a sua clínica estará melhor preparada para enfrentar os desafios do próximo ano, garantindo uma gestão mais eficiente e resultados positivos.

Como estruturar o orçamento anual da sua clínica ou consultório

Sabendo que ter um orçamento anual bem estruturado é essencial para o sucesso financeiro de uma clínica médica ou consultório, chegou a hora de ir para a prática. 

Aqui estão algumas etapas importantes a serem seguidas na hora de estruturar o documento:

Liste os custos fixos e variáveis

Para mapear para onde vai o dinheiro da sua clínica, identifique e liste todos os custos fixos, tais como:

• Aluguel;
• Tributos;
• Assinatura de serviços;
• Folha de pagamento;
• Contas de água, energia e internet.

E também os custos variáveis da clínica, como:

• Insumos médicos;
• Medicamentos;
• Materiais de escritório;
• Materiais de limpeza.

Isso ajudará a ter uma visão clara das despesas ao longo do ano.

Estabeleça metas e objetivos realistas

É importante que o orçamento esteja alinhado à estratégia e metas do negócio. Por isso, um dos aspectos-chave do planejamento orçamentário anual é estabelecer metas e objetivos realistas. 

Essas metas devem ser alinhadas com a capacidade financeira da clínica, levando em consideração fatores internos e externos que possam impactar o desempenho. 

Portanto, defina metas financeiras para o próximo ano, levando em consideração o crescimento esperado da clínica e as oportunidades de mercado. Certifique-se de que essas metas sejam alcançáveis, pois é exatamente isso que as tornam realistas.

Observar este aspecto ajudará a guiar o orçamento e direcionar os esforços da equipe para atingi-los sem frustrações. 

Uma boa forma de fazer isso, na prática, é utilizar o método da análise SWOT. Se você não conhece esta ferramenta, confira nosso artigo sobre como implementar a análise SWOT na clínica médica!

Esteja atento ao fluxo de caixa

Entender e acompanhar o fluxo de caixa é fundamental para melhorar o desempenho financeiro da sua clínica. Este processo ajuda na diminuição de despesas, pois permite tomar decisões de compra de forma mais fácil, evitando gastos extras e possibilitando economias significativas.

Por isso, registrar receitas e despesas, antecipar pagamentos e acompanhar prazos de recebimento são práticas essenciais. Registre todos os pagamentos e recebimentos com detalhes, incluindo valores recebidos à vista, parcelamentos, contas pagas, previsões de gastos e entradas de valores.

Dessa forma, o fluxo de caixa auxilia no planejamento de investimentos, na logística e na negociação de prazos com fornecedores.

Contar com um software de gestão simplifica muito esse controle, fornecendo informações atualizadas. O Feegow Clinic é uma opção recomendada para construir o fluxo de caixa de forma simplificada, já que oferece recursos completos e automatizados para o gerenciamento financeiro. 

Tenha um fundo de reserva

Ter um fundo de reserva é uma prática fundamental para garantir a estabilidade financeira da clínica e lidar com imprevistos ou crises. Por isso, a construção e manutenção de um fundo de reserva deve ser incluído na elaboração do seu orçamento anual.

Destinar uma porcentagem das receitas mensais para esse fundo é uma estratégia inteligente, pois cria uma reserva de recursos que pode ser utilizada em situações emergenciais. Entre elas, estão reparos inesperados, aquisição de equipamentos ou suprimentos adicionais e até mesmo períodos de baixa demanda.

Além disso, o fundo de reserva também oferece uma sensação de segurança e tranquilidade aos gestores da clínica, já que eles sabem que possuem recursos disponíveis para enfrentar momentos desafiadores. 

Estabeleça a meta para o fundo de reserva e mantenha uma disciplina consistente em relação aos depósitos mensais. 

Com um bom fundo de reserva, a clínica se torna mais resiliente e menos dependente de empréstimos ou créditos em momentos de dificuldade financeira. É uma prática de gestão financeira prudente e responsável, que contribui para a saúde financeira da clínica a longo prazo.

Revisite o planejamento para fazer os ajustes necessários

Um orçamento anual não é algo fixo e imutável, ele exige adaptações ao longo do ano.

Revisitar o planejamento financeiro da clínica é essencial para garantir que as metas e objetivos sejam alcançados de forma eficiente. 

Durante a revisão, é importante analisar os resultados financeiros, identificar áreas que estão abaixo das expectativas ou que demandam ajustes, e tomar medidas corretivas. Isso pode incluir:

• Realocação de recursos;
• Renegociação de contratos;
• Identificação de oportunidades de redução de custos;
• Exploração de novas fontes de receita. 

A análise constante permite uma tomada de decisão informada e ajuda a adaptar o planejamento, conforme as mudanças no cenário econômico e nas necessidades da clínica. Dessa forma, é possível manter as finanças da clínica em dia e alcançar melhores resultados a longo prazo.

Por que usar um software de gestão para fazer o planejamento financeiro?

Fazer o planejamento financeiro por meio de um software de gestão é altamente recomendado para clínicas médicas. O Feegow Clinic, por exemplo, é uma plataforma completa de gestão para clínicas que oferece recursos específicos para o controle financeiro. 

Com ele, você pode concentrar em um só lugar vários dados e históricos de pagamentos e recebimentos, gerar relatórios precisos e acompanhar o desempenho financeiro da clínica de forma simples, prática e eficiente. 

Além disso, o software também auxilia na gestão de outras áreas da clínica, como agendamento, atendimento e faturamento, proporcionando uma visão integrada de todos os setores da clínica. 

A missão da Feegow é ser parceira das clínicas e consultórios, oferecendo as melhores soluções para a gestão médica. Acreditamos que uma boa gestão é a chave para levar saúde de qualidade para mais pessoas.

Por isso, oferecemos não apenas nossos serviços, como também conhecimento e experiência na área de gestão de clínicas. Pensando nisso, elaboramos um e-book com dicas fundamentais para administradores de clínicas. 
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