Finanças clínicas: quando e como fazer contenção de gastos?

Fazer o controle financeiro da clínica nem sempre é uma tarefa fácil, principalmente quando os processos não são automatizados e você tem inúmeras demandas para cuidar. Quando o assunto é contenção de gastos, isso pode se tornar um desafio por conta da falta de organização nas rotinas financeiras. 

Felizmente, há processos e tecnologias que te auxiliam a organizar o planejamento financeiro e, assim, reduzir custos onde os dados mostram ser necessário. 

Neste conteúdo, vamos lhe contar quais são esses passos e como implementá-los para ter uma gestão financeira saudável e equilibrada. Continue a leitura e descubra! 

Qual é a importância da contenção de gastos na clínica?

A contenção de gastos nas empresas é uma estratégia para reduzir custos, tanto os necessários quanto aqueles excessivos. São diversas medidas que, quando colocadas em prática, dão ao gestor uma série de dados que o permitem identificar onde é possível economizar. 

Essa ação gera inúmeros benefícios, como por exemplo, o controle de receitas e despesas. Ao iniciar o processo de contenção, você é obrigado a organizar suas contas e pagamentos, o que deixa a  gestão financeira muito mais eficiente. 

Outro ponto importante da contenção de gastos é a previsibilidade financeira. Ao ter mais sustentabilidade nas contas, você consegue fazer um planejamento financeiro a longo prazo e analisar o que entra e o que sai com mais facilidade. 

A clínica também acaba tendo mais lucro e criando uma reserva de emergência. A porcentagem da receita aumenta naturalmente ao fazer cortes, o que lhe permite tirar essa parte como lucro ou reserva de emergência. 

Em ambos os casos, o gestor pode reinvestir esse valor na melhoria dos serviços ou na expansão das operações. 

Em resumo, a contenção de gastos é importante para:

• Garantir a saúde financeira da clínica;
• Melhorar a qualidade dos serviços;
• Manter os preços acessíveis;
• Se preparar para enfrentar futuros desafios;
• Entre outros aspectos. 

Consequentemente, ao gerenciar os gastos de forma eficaz, a clínica médica tende a se tornar mais eficiente, competitiva e resiliente.

Quando é o momento certo de reduzir custos?

A verdade é que sempre dá para fazer uma redução de custos nas clínicas. Mas, em alguns momentos essa decisão é crucial. 

Se você percebeu que a lucratividade do consultório médico está baixa, é hora de olhar com cuidado para a contenção de despesas. Se for algo momentâneo ou sazonal, não há uma necessidade real de mudar de fornecedores, cortar gastos, entre outras medidas. 

No entanto, se a baixa lucratividade permanecer por um período prolongado, é preciso identificar oportunidades de redução de custos para manter a saúde financeira da clínica. 

A mudança na economia do país também influencia diretamente essa decisão. As recessões ou instabilidades financeiras afetam diretamente as empresas, levando os gestores a mudarem seus planos para cortar despesas e diminuir o impacto da crise na gestão. 

Quando há aumento dos custos operacionais ou quando processos internos passam a ser ineficientes, a contenção de gastos também se faz necessária. 

De um lado, há reajuste de salários, fornecedores, materiais, etc, que vão precisar ser compensados com cortes ou reduções em outras áreas. 

Do outro, após análise, podem ser identificadas redundâncias, desperdícios ou fluxos de operações ineficientes, que prejudicam não apenas a rotina financeira como também a jornada de trabalho. 

Em todos esses casos, é importante observar a contenção de despesas como uma decisão estratégica que vai gerar impacto em todos os âmbitos da clínica médica. Por isso, deve-se realizar uma análise profunda para que a mudança não prejudique a qualidade dos serviços e o bem-estar dos funcionários. 

Como controlar os gastos no consultório?

O controle financeiro da clínica passa a existir quando há um planejamento. Nele, deve-se aplicar uma série de etapas no orçamento anual para chegar no objetivo de reduzir as contas. 

Veja a seguir quais são esses passos e o que fazer. 

Faça o levantamento e a análise dos custos

Organizar contas a pagar e receber, fazer levantamento dos custos e analisar as informações de todos os setores ajuda a entender o que é indispensável e o que é supérfluo, além de identificar onde estão os gargalos no fluxo de caixa. 

Posteriormente, é possível enumerar suas necessidades, como por exemplo, os materiais. 

Destaque quais são os fornecedores que precisam ser mantidos e quais podem ser alterados. O mesmo deve ser feito em relação aos materiais, no sentido de avaliar se há possibilidade de substituí-los por outros com melhor custo-benefício.

Tudo isso auxilia na tomada de decisão sobre os cortes e reduções, tornando o processo mais eficiente e assertivo. 

Aposte na automatização dos processos financeiros

Momentaneamente, você pode pensar que a implementação da tecnologia vai gerar gastos extras, ao invés de reduzi-los. Mas, a verdade é que a automação de processos otimiza as suas operações, diminuindo custos e melhorando a rotina de trabalho. 

Por exemplo, com um software médico, como o Feegow Clinic, você tem um controle financeiro digital completo. Com os recursos, além de gerar relatórios automáticos e ter um acompanhamento das contas em tempo real, você também consegue monitorar outras áreas, como o estoque.

Assim, desperdícios por vencimento de materiais são evitados, pois o próprio software avisa quando algo está perto da validade, quando está acabando determinado recurso, entre outros. É uma forma  prática de ter muito mais organização e um planejamento financeiro adequado. 

Organize a agenda de atendimentos

A organização da agenda em uma clínica médica impacta diretamente nos custos. Isso porque, quando há atendimentos que ultrapassam o horário ou quando há um sistema que comete muitas falhas, você acaba perdendo dinheiro. 

Uma excelente solução é contratar uma plataforma de agendamento online, como o Feegow Clinic. A tecnologia permite que seus custos sejam reduzidos e a qualidade do seu serviço aumente.  

Isso porque, além de dispensar a necessidade de contratar uma secretária para essa finalidade, o software ainda promove um controle de atendimentos completo. 

Por que contar com um software para organizar as contas da clínica?

Como você viu até aqui, a automação das tarefas e os recursos existentes em um software médico permitem que a contenção de gastos seja feita de maneira mais fácil.

Isso porque você tem um controle da gestão médica completo e centralizado. Os repasses e rateios, por exemplo, são feitos automaticamente. Isso flexibiliza sua rotina e permite o monitoramento dos valores em tempo real. 

Relatórios financeiros são feitos digitalmente. Você não vai mais precisar preencher planilhas manualmente, evitando que erros sejam cometidos. A visão panorâmica dos gastos e entradas é assertiva e completa, melhorando a sua tomada de decisão. 

Por fim, uma plataforma para clínicas médicas integra o setor financeiro com as demais áreas existentes, como por exemplo, agendamento e atendimento. 

Dessa forma, todas as contas a pagar e a receber, seja de convênios, fornecedores, clientes, entre outras, são visualizadas em um só lugar, já com a aplicação das taxas e descontos. 

O controle e a organização são essenciais para alcançar  a saúde financeira. Se você deseja melhorar ainda mais as finanças da sua clínica ou consultório, confira o nosso ebook sobre Gestão Financeira. Nele, você encontra dicas para evitar glosas, planejar tributação, calcular pró-labore e muito mais. Baixe gratuitamente e comece a sentir os benefícios ainda hoje!