O que é preciso para o planejamento em saúde e como um sistema pode ajudar?

Atualizado em 30/09/2024

As instituições médicas enfrentam muitos desafios em suas rotinas, o que frequentemente levanta questões importantes. Entre as dores, otimizar os recursos e atender os pacientes com qualidade se destacam e apontam para um investimento essencial: o planejamento em saúde.

A melhoria no desempenho e na organização das demandas internas são os primeiros benefícios obtidos com a adoção dessa prática. Os efeitos provenientes dos resultados positivos podem ser vistos em várias áreas, como atendimento e administração.

O propósito deste artigo é explicar como o planejamento em saúde funciona e quais as etapas do processo. Também daremos destaque às vantagens e mostraremos como a tecnologia pode auxiliar na implementação. 

Boa leitura!

O que é planejamento em saúde?

É o processo que antecede a execução das estratégias para alcançar os objetivos de uma instituição de saúde. Em outras palavras, o planejamento em saúde é um processo de preparação que considera a realidade da empresa e as condições do mercado, traduzindo-os em riscos e oportunidades que a organização precisa gerenciar.

Por meio de um planejamento bem estruturado, a clínica ou hospital traça o caminho que deverá seguir para atingir o sucesso empresarial. Para alcançar o sucesso empresarial é necessário estabelecer os seguintes critérios:

• Rentabilidade: recebimento de um retorno financeiro compatível com os investimentos, bem como remuneração adequada dos colaboradores;
• Sobrevivência a longo prazo: continuidade da operação com possibilidade de reestruturação das estratégias;
• Crescimento sustentável: evolução das entregas de serviços e aumento do valor da empresa ao longo do tempo;
• Inovação: flexibilidade para se adaptar à evolução do mercado e geração de novos processos, serviços e produtos.
  
  

Para atingir estes critérios, os gestores precisam tomar decisões que envolvem percepções e intuições. O que nem sempre constitui uma realidade objetiva. Por isso, é importante contar com um registro preciso de informações da empresa e de seu público para ter uma boa base para o planejamento.

Vale acrescentar ainda que o planejamento unifica todos os níveis de organização da instituição em um contínuo sistema de comunicação interna que garante a coordenação e governança das ações previamente definidas.

Quais são os tipos de planejamento em saúde?

O planejamento em saúde se desenvolve em três níveis e, apesar de funcionarem de modo integral, cada um deles possui uma abrangência. 

A seguir, explicaremos um pouco sobre os tipos de planejamento.

1. Planejamento estratégico

É o nível de planejamento mais abrangente em que as ações visam alcançar os objetivos institucionais da empresa. É nesse nível que os diretores e sócios estabelecem a razão de existência da empresa definindo os seguintes elementos:

• Posicionamento: como a empresa se diferencia no mercado;
• Visão: onde a empresa quer chegar;
• Missão: qual o objetivo da instituição;
• Valores: como os colaboradores agem.

O planejamento estratégico também compreende a análise dos fatores externos e internos da instituição. Um dos métodos mais utilizados neste sentido é a análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças).

Nesse tipo de análise as forças e fraquezas representam os elementos internos. Já as oportunidades e ameaças são fatores externos como situação do mercado, concorrentes, fornecedores, mudanças na legislação, etc.

A análise SWOT é uma boa forma de traçar um panorama sobre o que pode influenciar no sucesso do planejamento. 

Espera-se que os objetivos traçados no planejamento estratégico sejam alcançados a longo prazo, de modo que haja flexibilidade para mudá-lo com o passar do tempo.

2. Planejamento tático

O planejamento tático se refere às ações mais imediatas e são de responsabilidade dos gerentes e chefes de setores. 

Desse modo, os planos de ação se aplicam nos diferentes departamentos e unidades da empresa. Portanto, o foco está na organização interna, traduzindo os objetivos macros para o contexto setorial da organização.

3. Planejamento operacional

É o planejamento das ações cotidianas da empresa que tem como objetivo definir as metodologias e processos que os colaboradores devem observar. 

Além disso, o planejamento operacional define as responsabilidades de cada colaborador, bem como os prazos e recursos necessários para a execução das atividades.

Quais são os benefícios do planejamento em saúde?

O planejamento em saúde oferece um nível considerável de previsibilidade sobre os resultados da empresa. Os gestores antecipam diversos cenários que podem ocorrer durante um determinado período, preparando a instituição para lidar com eles. 

Essa antecipação garante que sua clínica esteja pronta para responder às adversidades de maneira eficaz. Na sequência, apontaremos vários resultados positivos alcançados pelas instituições médicas.

Uso eficiente de recursos

Uma das principais vantagens do planejamento em saúde é o uso eficiente de recursos limitados. 

Ao direcionar recursos para onde estes são mais necessários, os gestores evitam desperdícios e asseguram a eficiência do processo. Isso contribui para otimizar a operação da clínica.

Melhoria da qualidade dos cuidados

Além de promover a identificação das áreas de melhoria, também define metas claras para seu negócio. Esse caminho permite que haja uma otimização contínua dos serviços de saúde, prestação de cuidados mais segura, eficaz e de alta qualidade.

Assim, os pacientes recebem atenção necessária e personalizada, influenciando diretamente na sua satisfação com os serviços prestados.

Aumento da eficiência operacional

Ao estabelecer planos de ação claros e definir papéis e responsabilidades, o planejamento em saúde melhora a coordenação entre os profissionais de saúde e os diferentes níveis do sistema de saúde.

Além disso, ao investir em prevenção, promoção da saúde e tratamento precoce, o planejamento em saúde pode reduzir os custos de tratamento a longo prazo, por evitar que complicações e intervenções dispendiosas.

Otimização do planejamento situacional

O planejamento situacional é uma abordagem estratégica que se concentra na análise das situações e contextos específicos em que as instituições de saúde operam. 

Por meio dessa prática, os centros de medicina se adaptam às circunstâncias reais ou à mudança. Para isso, se considera os diversos fatores que afetam a prestação de cuidados de saúde.

O que é preciso para ter um bom planejamento em saúde?

Um bom planejamento em saúde exige uma abordagem sistemática e estratégica para garantir que:

• Os recursos são usados de maneira eficaz;
• Os serviços são de qualidade;
• As necessidades dos pacientes são atendidas. 

Vejamos algumas das melhores práticas a serem adotadas nesse tipo de planejamento.

Utilize dados

Um dos fatores cruciais para ter um bom planejamento é possuir uma boa base de dados sobre a própria instituição e compreender o perfil de seus colaboradores. 

Os gestores precisam conhecer minuciosamente as necessidades dos clientes, assim como as condições da estrutura da empresa.

É também essencial que essas informações estejam bem organizadas e com acesso facilitado. Por isso, é importante investir em tecnologias que permitam a visualização dessas informações em uma mesma interface.

Conheça as tendências da área da saúde

Outro elemento fundamental é manter-se atualizado com o mercado. Isto é, se atualizar constantemente sobre as tendências, mudanças e inovações do setor de saúde. 

Dessa forma, os gestores conseguem aproveitar melhor as oportunidades que surgem desse movimento.

Além disso, é essencial realizar um benchmarking, ou seja, analisar os indicadores dos concorrentes e compará-los com os da própria instituição. A comparação possibilita que o gestor entenda com mais precisão quais são os pontos fortes e fracos da empresa.

Defina seus objetivos e pontos de atenção

É essencial estabelecer metas e objetivos claros que se alinhem com a missão da instituição médica e atendam às necessidades dos pacientes. 

Outra ação importante é criar estratégias abrangentes que abordem os principais desafios e prioridades identificadas na análise das necessidades internas.

Considere a viabilidade do plano e a estrutura organizacional

Elabore um plano de ação detalhado e descreva as etapas específicas a serem tomadas, os responsáveis por cada tarefa, os prazos e os recursos necessários. 

Nessa etapa, é interessante determinar os recursos financeiros, humanos e materiais necessários para implementar o plano de ação de forma eficaz.

Implemente o plano de ação

Revise o plano de ação desenvolvido como parte do processo de planejamento em saúde. Certifique-se de entender todas as atividades, responsabilidades, prazos e recursos necessários.

Ademais, os gestores devem estabelecer sistemas de monitoramento para acompanhar o progresso da implementação. Isso envolve reuniões regulares de equipe, relatórios de status e atualizações de progresso.

Exemplo de planejamento em gestão clínica

Muitos fatores implicam em mudanças às quais a empresa precisa estar atenta para redirecionar a gestão interna. Isso antes que os riscos e ameaças causem danos estruturais. 

Um exemplo de dano estrutural é a alta rotatividade de profissionais que pode resultar em uma falta de estabilidade na qualidade dos serviços prestados. Isso porque, depois da contratação, existe um tempo de adaptação aos padrões e à cultura da empresa.

Se a empresa não consegue reter os seus talentos, não há como manter um padrão de atendimento, pois o tempo de permanência do profissional é menor que o tempo de completar sua curva de aprendizado. 

Com o planejamento, por outro lado, a organização garante a utilização eficiente de seus recursos humanos, tecnológicos e físicos.

Principais desafios enfrentados durante o planejamento e gestão

O planejamento e a gestão de instituições de saúde enfrentam diversos desafios devido à complexidade do setor, às mudanças constantes e às múltiplas partes interessadas envolvidas. 

Aqui estão alguns dos principais desafios:

• Escassez de recursos: o financiamento insuficiente e a limitação de recursos financeiros, humanos e materiais podem afetar a capacidade das instituições de fornecer cuidados de qualidade;
• Rápidas mudanças tecnológicas: as transformações digitais exigem adaptação e investimento para manter a infraestrutura atualizada;
• Variedade de artes interessadas: as instituições de saúde interagem com pacientes, médicos, equipes de enfermagem, administradores, seguradoras, governos e outras partes interessadas, tornando a coordenação e a comunicação desafiadoras;
• Gestão de dados: lidar com grandes volumes de dados de saúde, garantindo a segurança e a privacidade, e transformando esses dados em informações úteis é um desafio técnico e organizacional;
• Gestão de riscos: gerenciamento de emergências de saúde, como surtos de doenças infecciosas ou desastres naturais, para garantir a segurança dos pacientes.

Como um sistema de gestão médica pode ajudar?

A tecnologia é uma grande aliada tanto na elaboração do planejamento como em sua execução.  Esse é o caso de um sistema de gestão médica que traz uma série de recursos para organizar as atividades da empresa. Entre as funcionalidades e benefícios, destacamos:

• Gerenciamento de informações: centralização dos dados dos pacientes e da operação da empresa;
• Prontuário eletrônico: o médico registra o histórico clínico do paciente, os exames solicitados, receitas e procedimentos;
• Personalização do atendimento: a clínica pode traçar o perfil epidemiológico da população que atende e se preparar para atender as intercorrências com maior probabilidade de acontecer.
• Monitoramento dos resultados: o sistema de gestão no monitoramento dos resultados das ações por meio de relatórios completos sobre os atendimentos, satisfação dos clientes e faturamento da empresa;
• Organização de tarefas: na parte operacional, a tecnologia organiza as tarefas da equipe e ainda possibilita a integração dos diferentes setores da clínica. 
• Compartilhamento dos dados: as informações são compartilhadas entre todos os envolvidos na jornada do paciente. O que permite a execução do planejamento de forma eficiente. Desse modo, o sistema evita a criação dos silos organizacionais, que é quando os departamentos não se comunicam, gerando altos níveis de retrabalho e processos redundantes;
• Agendamento de consultas: permite agendar consultas médicas, exames e procedimentos de forma eficiente, evitando conflitos de horários e otimizando a agenda da clínica.

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Perguntas frequentes:

O que é planejamento em saúde?

O planejamento em saúde deve ser feito de forma contínua e abrangente, abordando diferentes aspectos da gestão interna das instituições médicas.

Qual a importância do planejamento em enfermagem?

O planejamento em enfermagem é de extrema importância para garantir a prestação de cuidados de saúde de qualidade, seguros e eficazes aos pacientes.

Qual o melhor software para auxiliar na gestão estratégica da clínica?

Sem dúvidas, é o Feegow Clinic. Esse software tem todas as funcionalidades necessárias para atender as demandas das instituições médicas.