Saber como cuidar melhor da gestão de clínicas e consultórios traz maior rentabilidade financeira e mais produtividade. Mas, como otimizar as tarefas na minha clínica? Veja as dicas que separei a seguir.
As rotinas médicas demandam tempo e dedicação de todo o corpo clínico. Pensando nisso, todos os processos realizados na clínica afetam diretamente seus pacientes. Portanto, como melhorar esse processo?
Antes de tudo, estabelecer uma relação de confiança com seus pacientes é fundamental para o seu negócio.
Sendo assim, a gestão de clínicas e consultórios é o primeiro passo para que o foco seja na qualidade e eficiência dos serviços prestados aos seus pacientes.
Aliado a isso, é preciso identificar individualmente os pontos que precisam de melhorias, pois só assim será possível otimizá-los.
Quer entender um pouco mais sobre como a otimização de tarefas em clínicas te ajudará a impulsionar ainda mais o seu negócio? Continue com a gente e descubra como melhorar esse processo traz garantias de ótimos resultados!
Uma gestão de clínicas e consultórios eficiente é essencial para que o seu negócio de saúde consiga manter a qualidade dos serviços, desenvolver-se de maneira sustentável e garantir boas condições para crescer e se destacar.
Em primeiro lugar, um bom gerenciamento oferece todos meios necessários para que as atividades realizadas junto aos pacientes tenham a excelência desejada. Ou seja, trata-se de uma prática que elimina riscos de inconformidades e que melhora o nível dos atendimentos.
Somado a isso, vale destacar que a administração de clínicas vai muito além das consultas. Como em qualquer estabelecimento, um negócio de saúde deve alinhar sua gestão financeira, de recursos humanos, insumos, infraestrutura, entre outros setores.
Isso significa que, quando o planejamento e a organização são assertivos, todos os processos passam a funcionar de maneira coordenada e oferecem as condições ideais para que cada área possa contribuir com os objetivos da empresa.
Por exemplo, sem um controle eficaz dos materiais necessários para as consultas, a qualidade das intervenções pode ser comprometida. Por sua vez, isso também depende de uma gestão precisa dos recursos financeiros, que também influenciam a parte estrutural, e assim por diante.
Seja no caso citado ou em qualquer outra demanda da clínica médica, tudo precisa estar muito bem alinhado para que a administração consiga gerar resultados positivos, escaláveis e sustentáveis.
Isso vale tanto para os profissionais de saúde, que precisam de ótimas condições para desempenhar seus serviços, quanto para os pacientes, que desfrutam e valorizam a qualidade dos atendimentos, e até para a própria empresa, que pode crescer e destacar-se na sua área.
Evidentemente, o cenário médico possui demandas muito próprias. Ou seja, não basta aplicar práticas generalistas de mercado e esperar ganhos contundentes neste segmento. Mas afinal, quais são os requisitos de uma boa gestão de clínicas e consultórios? Veja abaixo.
A gestão de clínicas e consultórios serve para garantir a qualidade e a humanização no atendimento dos pacientes. Somado a isso, ela também é focada nas demandas das unidades de saúde enquanto negócios.
Inclusive, essas duas esferas não são excludentes, mas sim complementares. Afinal, ao otimizar tarefas e processos, as instituições médicas não só têm melhores condições de prosperar e crescer, mas também de atender o seu público com mais excelência.
Para que isso seja possível, o gerenciamento deve contemplar algumas práticas essenciais, diretamente ligadas à qualidade dos serviços prestados e ao bom andamento da administração de clínicas. São elas:
Uma boa gestão de clínicas e consultórios só é possível quando há engajamento entre os profissionais envolvidos. Isso inclui o corpo clínico, gestores, lideranças e demais colaboradores da instituição.
Sendo assim, ao assumir uma posição gerencial, você deve ficar atento às habilidades técnicas e comportamentais do seu time e comprometer-se em desenvolvê-las. Portanto, ter um programa de qualificação, com treinamentos, palestras, entre outras ações, é fundamental.
Essa é uma maneira de agregar mais qualidade para as rotinas operacionais, alinhamento nos processos das diferentes áreas que compõem a unidade e de reforçar seus valores e sua cultura organizacional, já que são os funcionários que representam a sua “linha de frente”.
Como em toda ciência, a medicina depende da tecnologia para que possa ser desempenhada com excelência. Essa lógica é ainda mais válida nos dias atuais, em que a transformação digital promove avanços cada vez mais rápidos e significativos para os serviços de assistência.
Por isso, mantenha-se sempre atento às inovações do setor. Pesquise por tendências, troque informações com outras instituições, mantenha parcerias com players relevantes do mercado e participe de eventos dedicados ao segmento.
Como você verá adiante (no item sobre ferramentas para auxiliar a gestão de clínicas e consultórios), os avanços tecnológicos têm enorme importância na área, já que eles impactam diretamente a qualidade dos serviços e, consequentemente, o andamento dos processos.
Assim como os equipamentos médicos dedicados aos serviços técnicos, as ferramentas tecnológicas também são vitais em termos administrativos. Ou seja, na gestão de clínicas e consultórios propriamente dita.
Graças a sistemas inteligentes de informação, é possível ter registros mais completos e acessíveis do histórico do paciente, elaborar seu prontuário eletrônico, simplificar e controlar os agendamentos, cuidar de toda a gestão financeira, entre muitas outras funções.
Na verdade, aderir a bons softwares já é indispensável para ter um gerenciamento eficaz, sustentável e transparente. Por isso, é importante contar com fornecedores sólidos na área, capazes de oferecer recursos alinhados às suas necessidades administrativas.
Conforme destaquei anteriormente, garantir um bom treinamento para a sua equipe está entre os principais requisitos para viabilizar uma gestão de clínicas e consultórios mais eficaz e relevante para o seu negócio.
Entretanto, essa não é uma demanda apenas para os seus colaboradores. Se você pretende atuar na gestão estratégica de saúde, também precisa qualificar-se para dominar as particularidades desta função e ter sucesso ao desempenhá-la.
Pensando nisso, antes de lhe apresentar as melhores ferramentas para apoiar o seu gerenciamento e mostrar os caminhos ideais para se tornar um diretor médico, compartilho no item seguinte alguns dos melhores MBAs e pós-graduações da área.
Atualmente, há uma série de conteúdos e treinamentos sobre gestão de clínicas e consultórios disponíveis aos profissionais interessados. Abaixo, selecionei algumas das qualificações de maior destaque sobre o tema:
O MBA Executivo em Administração: Gestão de Clínicas, Hospitais e Indústrias da Saúde é oferecido pela Fundação Getúlio Vargas com o objetivo de preparar as lideranças médicas para lidar com os desafios e constantes mudanças do setor.
Todo o conteúdo do MBA é orientado à compreensão das variáveis que ditam as decisões estratégicas nos estabelecimentos de saúde. A meta é que os alunos consigam otimizar recursos e maximizar resultados para atender seus clientes com excelência e segurança.
Seu foco é em profissionais com mais de 3 anos de experiência no mercado, que desejam abrir serviços ou exercer funções de liderança em clínicas, hospitais, operadoras de saúde, laboratórios e indústrias farmacêuticas e de equipamentos ou materiais médico-hospitalares.
Já o MBA de Gestão de Clínicas e Consultórios da Estácio é voltado às melhores técnicas gerenciais contemporâneas, abordando desde a organização, até o funcionamento e a normatização do sistema de saúde brasileiro.
Com duração de 12 meses, o curso trata sobre os conceitos e ferramentas operacionais essenciais para otimizar as atividades das empresas de saúde. O objetivo é que os estudantes aprendam a identificar e apresentar soluções para as demandas administrativas do setor.
Voltado a médicos, administradores, secretários executivos e profissionais de enfermagem, o MBA prepara os alunos para o mercado de trabalho de gerentes clínicos, controllers financeiros, gerentes de riscos e supervisores gerais.
Por fim, a pós-graduação Saúde 4.0: Gestão, Tecnologia e Inovação é oferecida pela PUC para que você, enquanto diretor médico, consiga se sobressair diante das rápidas mudanças impostas ao setor pela transformação digital.
Alinhado ao tema proposto pelo curso, o modelo de ensino é digital. De maneira flexível, os alunos podem aprender com as principais referências do Brasil e do mundo sobre temas como teleconsulta, telemonitoramento, consultoria virtual, organizações exponenciais, entre outros.
São 15 disciplinas de 20 horas, que preparam os alunos para inovar em modelos e projetos de negócios, aliando pessoas e tecnologia para promover saúde e bem-estar em tempos de grandes transformações.
Estamos na era da tecnologia e da transformação digital. Isso significa que, hoje em dia, a gestão de clínicas e consultórios depende de ferramentas de ponta para que seja mantida dentro dos padrões exigidos pelo mercado. As principais são:
O prontuário eletrônico é uma ferramenta digital que permite registrar eletronicamente todas as informações dos pacientes. Elas incluem tudo o que é fundamental para a cadeia de atendimento, como histórico clínico, prescrições, resultados de exames, entre outros dados.
De forma simples e rápida, o médico pode encontrar tudo o que precisa sobre o paciente. Dessa forma, o tempo da consulta é otimizado, a tomada de decisão se torna mais assertiva e há mais atenção às necessidades de quem é atendido.
Como o armazenamento é feito na nuvem, o sigilo das informações é garantido. Afinal, há proteção de criptografia e o acesso é feito apenas por profissionais autorizados. Além disso, há backups automáticos e periódicos, que garantem que nenhum dado importante seja perdido.
Um sistema de gestão para clínicas e consultórios completo também deve registrar, administrar e dar acesso aos controles financeiros do estabelecimento. O objetivo é descomplicar o gerenciamento das finanças, além de torná-lo integrado e mais assertivo.
Com esse recurso, os cálculos e registros são automatizados. Assim, é possível acessar em tempo real indicadores e relatórios sobre as movimentações e despesas. Outro benefício é a integração entre diferentes áreas, como o setor financeiro e de estoque, por exemplo.
Mais que permitir uma visão completa das demandas monetárias, esse tipo de software elimina tarefas repetitivas e burocráticas. O pagamento de fornecedores, por exemplo, pode ser automatizado, assim como os registros dos recebimentos e acompanhamento de metas.
Não é novidade que uma gestão para clínicas e consultórios bem-sucedida é aquela capaz de promover melhorias constantes. Isso muitas vezes depende dos feedbacks dos pacientes, que nem sempre são fáceis de serem obtidos.
Com o apoio da tecnologia, você pode ter uma melhor compreensão sobre a qualidade dos seus serviços junto ao público. Ao mesmo tempo, é possível garantir mais franqueza nas respostas e mensurar automaticamente os resultados e pontos passíveis de aprimoramentos.
Trata-se do recurso de pesquisa e avaliação. No software, você pode elaborar formulários e enviar para os pacientes via e-mail ou mensagem, para que eles apontem o que acharam dos serviços e compartilhem suas percepções (o que também pode ser feito anonimamente).
Depois de ganhar espaço durante a pandemia, a telemedicina se popularizou no segmento da saúde e hoje se tornou uma das principais soluções para expandir a atuação das unidades e tornar a medicina mais acessível à população.
Por meio de tecnologias de comunicação, integradas aos demais recursos de gestão listados neste artigo, ela permite aproximar médicos e pacientes com consultas e exames remotos, que têm sua qualidade mantida independentemente de limitações geográficas.
Trata-se de um recurso que aumenta a inclusão de pacientes em áreas remotas ou sem especialistas para as suas necessidades. Além disso, evita deslocamentos desnecessários e permite uma atenção mais constante à saúde.
Sempre que um paciente se esquece da sua consulta, ou mesmo quando ele não pode comparecer e deixa de avisar, o corpo clínico acaba sofrendo com tempo ocioso, que poderia ser melhor aproveitado e que acaba comprometendo toda a agenda.
Para evitar essas situações, o sistema de gestão para clínicas e consultórios tem um recurso para emitir lembretes às pessoas que agendaram seus atendimentos. Esses avisos podem ser enviados por e-mail, SMS ou aplicativos de mensagem.
Junto do recado, também há uma opção para o paciente confirmar a sua presença ou selecionar a opção de remarcação. Dessa maneira, a unidade garante o preenchimento dos horários e otimiza a agenda dos médicos.
Por falar no agendamento das consultas, é importante que ele seja simplificado. Afinal, a facilidade para marcar os atendimentos melhora a experiência dos pacientes e favorece sua fidelização.
Com o apoio da tecnologia, o agendamento pode ser feito todo online. Basta que o público acesse o site ou aplicativo da unidade e selecione o horário desejado. O recurso fica integrado à agenda dos médicos, para que seu ordenamento seja feito de maneira automatizada.
O melhor é que isso ainda beneficia a gestão para clínicas e consultórios. Afinal, permite ampliar o volume de consultas sem comprometer a capacidade de organização. Além disso, a ferramenta descongestiona as linhas telefônicas e facilita as rotinas na recepção.
Você deve ter percebido que todas as ferramentas tecnológicas de gestão para clínicas e consultórios envolvem a automatização de tarefas, o gerenciamento inteligente de informações e a integração de processos em plataformas digitais.
Tudo isso passa pela utilização de um bom software de gerenciamento. Afinal, é ele que centraliza todos esses recursos e que viabiliza a digitalização das suas demandas administrativas, que se tornam mais práticas, ágeis e assertivas.
Claro que cada unidade possui suas próprias características e necessidades. Por isso, é importante pesquisar por bons fornecedores de sistemas e garantir que as funcionalidades contratadas estejam alinhadas às rotinas e processos do seu estabelecimento.
A gestão de clínicas e consultórios pode ser realizada pelo próprio dono do estabelecimento ou gestor responsável. Contudo, você deve ter percebido que muitas associei essa atribuição à função de diretor médico neste artigo.
Isso porque, trata-se de um dos cargos mais relevantes quando o assunto é gerenciamento em serviços de saúde, especialmente nas unidades de maior porte, como hospitais ou grandes centros de atendimento clínico.
Nesse sentido, sua função é justamente mediar as demandas da equipe médica junto aos demais gestores da instituição. Ou seja, ele representa o corpo clínico diante dos seus diretores. Além disso, também notifica o diretor técnico quando necessário.
Entre suas atribuições, o diretor médico também deve supervisionar e coordenar os serviços prestados, garantindo que o regimento interno seja cumprido e que os atos médicos sejam cumpridos de maneira eficaz. Em resumo, esse profissional é responsável por:
Para garantir o bom funcionamento das instituições de assistência, o Conselho Federal de Medicina estipula algumas determinações para o cargo de direção clínica. Entre elas, está a hierarquia entre diretores, supervisores, coordenadores e chefes.
Para isso, o CFM possui algumas exigências ligadas à adequação do funcionamento das unidades. Elas estão relacionadas à possibilidade de o diretor médico exigir melhorias junto aos gestores e desempenhar as funções que mencionei logo acima.
De acordo com o conselho, qualquer pessoa com diploma de medicina pode ser um diretor clínico e exercer suas funções na gestão de um estabelecimento médico. Entretanto, quem deseja assumir o cargo deve submeter-se a uma eleição.
De acordo com o CFM, o diretor médico deve ser eleito por meio de uma votação secreta e direta entre os membros do corpo clínico. A eleição precisa ser feita por meio de uma convocação específica, com no mínimo 10 dias de antecedência.
Os concorrentes podem formar chapas com o candidato à direção e vice. O vencedor é quem tiver a maioria simples dos votos. Se não houver formação de chapas, o segundo candidato mais votado se torna vice.
Além disso, o Conselho Federal de Medicina recomenda a criação de uma comissão temporária para conduzir a eleição e garantir sua conformidade. Seus membros podem ser escolhidos pelo próprio corpo clínico ou apontados pelo diretor médico anterior.
Caso a unidade de saúde preste serviços especializados, o diretor clínico deve ter titulação na mesma especialidade da instituição. Em contrapartida, se o estabelecimento oferecer atendimentos não especializados, basta ter o diploma de Medicina para assumir a função.
Mais que atender a esses requisitos, o cargo de direção exige conhecimentos que vão além da carreira médica. Ou seja, também é preciso ter domínios administrativos, boa capacidade de liderança, dominar o gerenciamento médico e a gestão de pessoas.
Portanto, um bom diretor médico é aquele que se qualifica para suas atribuições. Isso inclusive aumenta suas chances de vencer a eleição interna. Então, vale a pena revisitar os cursos que compartilhei anteriormente e pesquisar por mais conteúdo na internet.
Se você quer saber como otimizar as tarefas da sua clínica, está no post certo! Sabemos perfeitamente que clínicas e consultórios possuem uma rotina médica intensa e repetitiva.
Ou seja, as tarefas são praticamente as mesmas todos os dias. Então, a otimização pretende reduzir as tarefas repetitivas, principalmente aquelas feitas manualmente.
De forma automática, o tempo gasto que uma pessoa levaria para executar uma ação pode ser reduzido ao máximo.
Por isso, com um sistema de gestão para clínicas e consultórios cuidando dessa parte para você, a qualidade nos serviços prestados estará garantida.
Afinal, a satisfação dos seus clientes deve ser o objetivo principal do seu negócio, portanto, avalie em quais áreas da sua clínica é necessário impor mudanças e aplicá-las.
Para otimizar a gestão de clínicas e consultórios não há mistério! Utilizando a tecnologia a seu favor, você mantém a gestão do seu negócio a todo vapor.
Separei algumas estratégias bem fáceis para otimizar as rotinas na sua clínica. Vamos lá?
O primeiro contato entre a clínica e o paciente é através da recepção. A recepcionista fica responsável por orientar e realizar agendamentos corretamente.
Uma vez que o paciente vai à clínica, ele não deseja apenas cuidar da sua saúde. Como um bom consumidor, ele espera um bom tratamento e avalia o atendimento de acordo com a experiência vivida em sua passagem pela clínica.
A recepcionista cuida dos agendamentos por telefone, realiza as marcações e as confirmações de consultas, e muitas vezes é encarregada de responder às solicitações e dúvidas dos clientes por e-mails ou telefone.
Com esse acúmulo de funções, a recepcionista pode não conseguir se dedicar integralmente, possibilitando a ocorrência de erros nos agendamentos ou o tratamento inadequado a um paciente.
Lembre-se de investir em:
Dar essa autonomia ao paciente garante agilidade e não dá margem a erros, além de eliminar os horários vazios na agenda dos médicos.
Todos esses recursos tecnológicos contribuem para a satisfação de seus clientes. Se o objetivo principal do seu negócio é fidelizar os pacientes, os pontos citados são de extrema importância.
Outra área que precisa de atenção é a que diz respeito aos atendimentos médicos.
Não é de agora que fornecer um atendimento de qualidade para os seus pacientes aumenta as chances de fidelização e, o mais importante, mantém a boa reputação da sua clínica.
Quanto maior a praticidade nas rotinas clínicas maior a produtividade dos seus médicos, pois se reduz tempo em processos dentro da clínica, seus médicos terão mais tempo para focar no atendimento de qualidade para seus pacientes.
Isso tudo sempre lembrando que cuidar dos seus pacientes é essencial. Priorize o atendimento mais humanizado, entendendo as necessidades de cada paciente e investindo na valorização e no respeito.
Você já passou pela situação de perder a ficha ou cadastro de um paciente? Além de gerar um transtorno para o paciente, contribui para a clínica ganhe a fama de desorganizada e, pode ser que o seu paciente não retorne.
Mas você tem ideia do porquê? O que o seu paciente quer é agilidade desde o momento em que ele chega à clínica. Por isso, ter em mãos os dados desse paciente traz rapidez e eficiência para os atendimentos.
Antes mesmo do paciente chegar ao consultório, o médico já tem todos os dados em sua tela do computador com o armazenamento em nuvem.
Todas as áreas da clínica são importantes, principalmente a parte financeira. Enfim, a sua clínica também é uma empresa e precisa estar atenta ao fluxo de caixa, ou seja, todos esses processos financeiros que demandam atenção e cuidado para não prejudicar o seu negócio.
Isso não é diferente em clínicas e consultórios, apesar de fornecerem serviços voltados para a área da saúde, sua clínica também é uma empresa.
Investindo em automação na parte financeira a sua clínica pode focar nos lucros e se desenvolver positivamente no mercado.
Pense nisso e não se esqueça de dar uma atenção especial a essa parte tão essencial no seu negócio!
Optar por um software de gestão para médicos ainda é a melhor opção se o seu objetivo é otimizar as tarefas da sua clínica. Quer gerenciar de maneira inteligente a agenda dos seus médicos? Deseja ter uma gestão financeira eficiente? Ter controle sobre suas finanças?
Um software médico pode lhe proporcionar tudo isso. Ah, e há várias opções gratuitas no mercado, sendo assim, você pode testá-las e escolher o melhor para a sua rotina.
Por meio dele pode-se gerar relatórios, acompanhar o fluxo de entrada e saída da sua clínica, medir a produtividade da equipe médica, tudo isso de maneira automática, pois o sistema fornece todas as informações corretamente sem chances de erro.
Gostou do nosso conteúdo? Se você ficou interessado nas melhores práticas de gestão de clínicas e consultórios, mas ainda pretende começar o seu negócio do zero, clique aqui e confira nosso guia completo de gerenciamento para abrir um estabelecimento de saúde.
A gestão de clínicas e consultórios é fundamental para que todos os processos das unidades de saúde mantenham-se alinhados e tenham suas demandas atendidas, garantindo mais qualidade nos serviços prestados e uma maior capacidade de crescimento no mercado.
Diversas ferramentas podem contribuir para um gerenciamento mais eficaz, desde softwares de gestão clínica, até sistemas financeiros, prontuário eletrônico, agendamento online, recursos de Telemedicina, entre muitas outras soluções tecnológicas.
As melhorias na gestão de saúde integram todas as frentes de serviços, desde ajustes na abordagem da recepção, até a personalização dos atendimentos, atualização dos dados dos pacientes, otimização da gestão financeira e digitalização das rotinas clínicas.