A aplicação de uma gestão de almoxarifado eficiente para clínicas garante que nenhum material de escritório ou insumo necessário aos cuidados de pacientes falte. Assim, os responsáveis por essa administração devem estar atentos não apenas ao giro de estoque, mas à qualidade de armazenamento.
Contudo, é notável a ausência de conteúdos explicativos sobre como administrar um estoque em cursos para profissionais da saúde.
É aqui que entram artigos como este, dedicados a fornecer orientações claras sobre como conduzir essa gestão de forma eficaz. A proposta é que, a partir desse ponto, você nunca mais se depare com problemas relacionados ao almoxarifado em sua clínica.
Em muitos casos, os gestores possuem o conhecimento básico sobre o assunto, mas clínicas de grande porte e/ou com multiespecialidades podem transformar essa tarefa em um grande desafio.
Se esse é o seu caso, saiba que estamos aqui para auxiliá-lo. As dicas que compartilharemos visam estabelecer uma rotina em que não falte nem mesmo um pedaço de algodão.
Boa leitura!
O que é gestão de almoxarifado?
A gestão de almoxarifado é a operação administrativa responsável por controlar as entradas e saídas de mercadorias, insumos e materiais de escritório de uma empresa, incluindo as clínicas médicas.
Para além das atividades de compra e venda, essa gestão ainda abrange o monitoramento de:
- Prazos de validade;
- Dados de sazonalidade;
- Precificação adequada;
- Negociações com fornecedores.
Todas essas atividades são desenvolvidas com o propósito de embasar estratégias mais eficazes e que melhor alinhadas com a realidade.
Esse processo é fundamental para garantir que todos os materiais permaneçam disponíveis quando necessário. Por exemplo, quando um enfermeiro precisa fazer curativos em alguém. A disponibilidade de recursos permite uma atuação segura, sem riscos à saúde do paciente.
Quais são as principais atividades do almoxarifado de uma clínica médica?
Dentro da dinâmica de uma clínica, a gestão de estoque tem um papel crucial: garantir o acesso contínuo a equipamentos, produtos e materiais prontos para uso.
Isso inclui estarem estéreis, ou seja, é necessário gerenciar todos os cuidados, por exemplo, o monitoramento dos produtos de esterilização.
Com o estoque atualizado, a clínica pode realizar atendimentos com excelência, proporcionando aos pacientes cuidados para uma experiência satisfatória.
Por outro lado, o descuido com o almoxarifado de uma clínica pode ter consequências graves, como você verá nos próximos tópicos.
Por que é importante contar com uma gestão eficiente do almoxarifado?
O cuidado meticuloso com os materiais armazenados no almoxarifado é o pilar que sustenta o funcionamento contínuo da clínica. Sem essa base, os atendimentos perdem a excelência e qualidade que deveriam ter.
Os riscos vão além do simples incômodo do paciente, estendendo-se para potenciais danos que podem resultar em processos ou até situações irreversíveis para a saúde de indivíduos. Afinal, a essência de uma clínica é justamente o zelo pelo bem-estar do próximo.
Logo, a gestão eficiente do almoxarifado de uma clínica se torna essencial por uma série de motivos. Entre eles, os mais importantes são o organizacional, o financeiro e o sanitário. Ademais, você também vai querer evitar problemas como:
Perdas de mercadorias e materiais
Clínicas que negligenciam a gestão de almoxarifado e estoque podem enfrentar perdas de materiais e insumos.
A falta de organização resulta em itens extraviados, furtados por outros colaboradores mal-intencionados e até descartados devido a processamentos inadequados ou fim da validade.
Compras em excesso
Outra adversidade recorrente em clínicas com gestão de almoxarifado deficitária é a aquisição excessiva de insumos ou materiais.
As consequências incluem desequilíbrio nas compras, sobrecarregamento do setor de armazenamento e itens vencendo por serem superiores à demanda.
Compras com preços acima do mercado
A falta de gestão de almoxarifado para clínicas não permite que você tenha um conhecimento real do seu giro de estoque.
Ao fazer compras na época errada, perde-se a oportunidade de janelas de preço baixo, além do risco de comprar quando ele está em alta.
Principais vantagens do controle de almoxarifado
Existem quatro vantagens significativas em fazer um bom controle de almoxarifado para a sua clínica. Estamos falando não apenas da prevenção de problemas sanitários que poderiam resultar em crises graves, mas também de benefícios tangíveis.
Confira, na sequência, quais são eles:
Planejamento inteligente
O controle de almoxarifado para clínicas permite criar planejamentos orçamentários mais estratégicos para todo seu financeiro. Você sabe quanto precisa e quanto pode gastar a cada momento e isso levará a tomadas de decisão mais adequadas.
Um dia a mais ou menos de compra pode fazer uma diferença gigante nas suas contas. Dia de entrada, saída, sazonalidade, tudo isso interfere em planos a curto, médio e longo prazo da clínica.
Nunca a mais nem a menos
Evite gastos desnecessários com excesso de estoque. Da mesma forma, elimine a necessidade de compras de urgência resultantes em saídas de dinheiro desproporcionais.
A gestão de almoxarifado bem feita leva a um giro de estoque realista para que se adquira somente o necessário.
Pacientes saudáveis e satisfeitos
Itens como álcool em gel, máscara de proteção, algodão novinho, amostras de medicamentos são necessários para garantir o cuidado dos pacientes em sua clínica.
Quando eles percebem que tudo é feito com amor e organização, sentem que sua saúde é importante para o profissional que os cuida.
Dados de Administração
A gestão de almoxarifado fornece dados críticos para a administração clínica. Você obtém insights sobre o uso adequado dos materiais pelos profissionais e identifica tendências nos pacientes que frequentam o local.
Para olhos espertos, várias decisões estratégicas podem ser tomadas apenas sabendo quanto se usa de cada material.
Dicas para melhorar a gestão de estoque e almoxarifado
Após ler sobre a importância de uma boa gestão de almoxarifado, talvez alguns queiram sair correndo para contar o que tem em seu armazém. Contudo, precisamos esperar um pouco mais, afinal, é essencial adotar uma abordagem correta para essa ação.
Abaixo, separamos 6 dicas simples, objetivas, práticas e fáceis de entender que vão te ajudar a manter um estoque eficiente. Confira:
Faça inventários com certa periodicidade
Você precisa fazer a contagem dos itens estocados com frequência. Isso significa saber quanto tem de cada um, separando eles em categorias e listas coerentes.
Essa conferência recorrente permitirá saber quanto você tem e se os números batem com o quanto deveria ter, ou seja, volume de entrada menos o volume de saída.
Uma dica extra aqui é sempre fazer a contagem em ao menos duas pessoas. Se uma delas errar, mostrará diferença nos números e você poderá conferir novamente, evitando valores acima ou abaixo da realidade.
Fique atento ao armazenamento correto
Materiais clínicos necessitam de armazenamento correto para evitar danos. Itens como agulhas e lâminas precisam de proteção, pois se houver contato com sangue de pacientes poderá gerar riscos de infecções.
Observar as orientações e indicações de armazenagem ditadas pelas organizações de saúde é essencial. Assim, você estará mantendo todo o ambiente estéril e sem riscos para os envolvidos, pacientes e profissionais de saúde.
Organize o estoque de forma adequada
Não dá para deixar os materiais de qualquer jeito e em qualquer lugar. Procure separar tudo de forma categorizada e que faça sentido. Isso evitará perdas de materiais e também agilizará no momento de contagem e uso dos mesmos.
Cabem aqui estratégias avançadas de organização de estoque. Existem formas de pensar que otimizam seu tempo, por exemplo, separar os artigos conforme tamanho, peso e tipo.
Faça planejamentos para a reposição de materiais
Eventualmente os materiais vão acabar e sua clínica ficará na mão se você não fizer as compras na quantidade e data correta. Da mesma forma, você pode acabar lotando o almoxarifado ao comprar em excesso, o que leva a muitas consequências negativas.
Quando souber da periodicidade de saída, ou seja, o giro de estoque, poderá fazer planejamentos inteligentes de compra. Isso não significa apenas olhar para dentro, mas também para fora da clínica.
Por exemplo, compreender quais os períodos de preços baixos de cada item necessário.
Desenvolva estratégias de melhoria contínua
Toda a gestão pode ser aprimorada, afinal, conforme premissa básica da engenharia de estoque, sempre haverá gargalos. Logo, você deve buscar recursos para mitigá-los e isso dependerá do desenvolvimento contínuo de estratégias.
Assim, é fundamental continuar estudando, questionando e se atualizando com as ferramentas que surgem no mercado. Cada passo de evolução representa menos custos e mais eficiência para os processos de sua clínica.
Invista em um software para gestão de estoque
A gestão de almoxarifado de uma clínica deve ser feita em sintonia com as reais necessidades de uso e cuidados com os pacientes. A melhor ferramenta nessa hora é um software de gestão de clínicas, consultórios e hospitais.
O Feegow Clinic, por exemplo, permite que você controle todos os itens do seu estoque cruzando dados com os setores financeiros e operacionais.
Caso haja mudanças nas necessidades ou algum insumo esteja chegando ao fim antes do previsto, você poderá tomar decisões com calma e encontrar a melhor resolução.
A melhor parte é que você pode testar o software para gestão de clínicas Feegow Clinic de forma totalmente gratuita. Assim, saberá a diferença que um sistema desses faz na sua administração de estoque, consultas, agendas, entre outras.
