O controle de pagamento de pacientes é uma das atividades mais importantes para uma boa gestão financeira de uma clínica.
Isso porque é a partir dele que a empresa terá as informações sobre os seus recursos financeiros disponíveis a cada mês para organizar suas contas, a folha de pagamento, as compras, aluguel etc.
Para te ajudar, trouxemos algumas dicas de como fazer um bom controle de pagamentos de pacientes. Continue a leitura para descobrir!
Por que gerar um bom controle de pagamento de pacientes?
Gerar um bom controle de pagamento de clientes é fundamental para a gestão financeira de uma clínica ou consultório.
Afinal, a empresa precisa saber com qual montante poderá contar ao final de cada mês. Essa informação é essencial para um bom planejamento financeiro e para manter as contas fixas e variáveis da clínica sempre em dia.
Dependendo do meio de pagamento utilizado pelo paciente, os responsáveis pelo setor financeiro da clínica conseguem saber até quando esperar por aquele valor.
Por exemplo, se o paciente parcelou um pagamento, a clínica sabe que durante um período de tempo receberá um determinado valor por mês.
Isso proporciona previsibilidade para que o financeiro possa organizar os prazos com fornecedores, evitando atrasos e multas.
Além disso, o bom controle de pagamentos de paciente ajuda a manter uma rotina de cobranças saudável em casos de inadimplência dos clientes.
A seguir, veja mais detalhes sobre os ganhos que sua clínica terá ao controlar pagamentos de clientes:
Melhora na eficiência operacional
Um bom controle de pagamentos de clientes ajuda a melhorar a eficiência operacional de uma clínica de várias maneiras.
Em primeiro lugar, ele contribui para evitar erros no registro de pagamentos, que poderiam gerar atrasos no recebimento dos valores, desequilíbrio nas finanças e prejuízos.
Além disso, um bom controle de recebimento também permite que a clínica organize seus faturamentos por categorias, o que facilita o acompanhamento da receita e a identificação de oportunidades de melhorias.
Facilita a tomada de decisão
Com um bom controle de pagamento, a clínica pode acompanhar de perto suas receitas e despesas, o que facilita a tomada de decisões estratégicas.
Por exemplo, com base nessas informações, você pode definir preços mais competitivos, negociar melhores condições de pagamento junto aos fornecedores, investir em novos recursos, conter gastos de determinados setores, entre outras melhorias.
Ao acompanhar a receita e as despesas, também é possível identificar tendências e oportunidades.
Imagine, por exemplo, que você percebeu que está recebendo um número crescente de pacientes com planos de saúde. Com base nessa informação, pode decidir investir em recursos para atender a essa demanda.
Redução de erros e perda de receita
Como citamos logo no primeiro tópico, organizar as contas por meio do controle de pagamento de pacientes ajuda a evitar erros nos registros, garantindo uma gestão financeira eficiente.
Ao minimizar as chances de falhas na contabilização, você preserva a integridade financeira da clínica e evita perdas desnecessárias.
Inclusive, ao controlar bem as suas cobranças, também é possível identificar e cobrir rapidamente os pagamentos em atraso, evitando que esses valores se acumulem e se tornem muito onerosos.
Melhora a experiência do paciente
Uma boa planilha de controle de clientes e pagamentos também pode ajudar a melhorar a percepção do público atendido pelo seu estabelecimento.
Quando os pagamentos dos pacientes são processados rapidamente, eles têm uma experiência mais positiva com a clínica. Isso ocorre porque eles se sentem valorizados e respeitados, além de perceberem que a empresa está organizada e com alto índice de efetividade em seus processos.
Outro ponto importante é que um controle preciso de pagamento permite que você programe lembretes para pagamentos pendentes. Dessa forma, fica mais fácil para os pacientes manterem suas contas em dia, algo que evita constrangimentos com cobranças tardias.
Todo esse conjunto de fatores contribui para aumentar a satisfação e fidelização dos pacientes, que se tornam mais propensos a recomendar sua empresa para amigos e familiares.
Como fazer o controle de pagamento de pacientes?
Para fazer um bom controle, a palavra-chave é organização. Por isso, listamos algumas dicas de como estruturar essa atividade de forma ordenada. Confira!
Mantenha um registro atualizado das operações financeiras
Todos os pagamentos precisam ser registrados diariamente para que a clínica saiba exatamente qual o valor estará disponível ao final do mês.
Organize os recebimentos por categorias. Ou seja, classificá-los de acordo com a forma de pagamento, projetando quando o valor integral da conta será compensado.
Isso porque, algumas formas de pagamento demoram alguns dias para concluir a operação. Por exemplo, os pagamentos por boleto bancário, cartão de crédito e convênios.
Fique atento às contas a prazo
O registro das contas a prazo merecem uma atenção especial, pois é preciso anotar algumas informações importantes para o controle desses pagamentos.
Quando um paciente parcelar sua conta, registre as seguintes informações:
- Nome do cliente;
- Serviço prestado;
- Data da parcela;
- Forma de pagamento;
- Valor da parcela;
- Juros em caso de atraso.
Monitore os recebimentos do mês
Para monitorar os recebimentos, você precisa ter registrado as operações adequadamente. Assim, você pode ordenar as contas a receber conforme a data que os valores devem ser compensados.
Por exemplo, algumas parcelas estarão disponíveis até o décimo dia útil de cada mês, outras depois do dia quinze e assim por diante.
A partir dessas informações, você consegue organizar as contas que a clínica precisa pagar. Além de saber quais os pacientes estão atrasando os pagamentos para poder realizar as cobranças antes que as dívidas se acumulem.
Diversificando as formas de pagamento para pacientes
Se antes, as clínicas podiam receber os pagamentos em dinheiro, cheque, cartões de crédito e débito, hoje elas podem contar com meios como os pagamentos online, boletos e Pix.
Considerando que cada uma dessas formas faz parte de um hábito de consumo diferente, é importante oferecer várias opções para contemplar os diversos tipos de perfil de consumidores.
Isso porque, a forma de pagamento constitui um dos fatores que determina a decisão dos pacientes em continuar os cuidados em sua clínica ou não.
Dessa forma, você garante a competitividade de sua empresa, oferecendo uma experiência completa do atendimento. Ao oferecer a forma de pagamento que o paciente prefere, você fica um passo mais próximo de sua fidelização.
Além disso, a ocorrência de inadimplência tende a diminuir quando os clientes utilizam uma forma de pagamento com a qual já estão acostumados.
Tendências para um bom controle de pagamento de pacientes
A principal tendência para um bom controle de pagamento de pacientes são as ferramentas digitais.
Com uma plataforma de gestão financeira, por exemplo, você automatiza os processos de controle de pagamento.
Dessa forma, os riscos de erros diminuem significativamente, pois os lançamentos ocorrem já no atendimento.
Ou seja, não é preciso alimentar as planilhas de controle após a conclusão das operações. Em vez disso, os lançamentos ocorrem quando o paciente efetua o pagamento com o meio de sua preferência.
Por exemplo, se o cliente escolhe parcelar sua conta com um cartão de crédito, a ferramenta de controle integrada ao intermediador dos recebimentos por cartão registra as informações automaticamente.
Além disso, as ferramentas digitais permitem a emissão de relatórios completos das entradas e da situação de inadimplência dos clientes.
Vale ressaltar ainda, que esse tipo de tecnologia permite diversificar as formas de pagamento com a emissão de boletos, pagamento online, Pix, etc.
Como você viu, o bom controle de pagamentos é fundamental para garantir o fluxo adequado das finanças da clínica.
Por isso, vale a pena se aprofundar nesse assunto. Pensando nisso, criamos um ebook com mais informações sobre a gestão de pagamentos.
Perguntas frequentes:
Por que gerar um bom controle de pagamento de pacientes?
Para ter uma boa gestão financeira que conte com previsibilidade sobre os valores disponíveis a cada mês.
Como fazer o controle de pagamento de pacientes?
Mantenha um registro atualizado de todas as operações financeiras efetuadas na clínica, organize as contas dos pacientes de acordo com a data e tipo de pagamento.
Como diversificar as formas de pagamento para pacientes?
Aposte em uma ferramenta digital para integrar as formas de pagamento à sua gestão financeira.
