O controle de consultas médicas desempenha um papel fundamental para a eficiência operacional de qualquer clínica ou consultório.
Um sistema bem estruturado possibilita a otimização dos recursos de saúde, aprimora a experiência dos pacientes e impulsiona a produtividade de toda a equipe.
No entanto, a implementação bem-sucedida desse controle muitas vezes levanta questões para os profissionais da área. Por isso, neste artigo, você irá conferir 7 maneiras de otimizar a sua clínica.
Boa leitura!
7 dicas para otimizar o controle de consultas médicas
Entre tantos papéis, planilhas e formulários, fica fácil se perder nas próprias anotações e prejudicar todo o controle das consultas agendadas, transferidas ou desmarcadas.
Corrigir esse problema é algo possível ao utilizar as técnicas ou estratégias mais indicadas para cada situação.
Veja 7 dicas para otimizar o controle das consultas médicas dos pacientes:
1. Implemente um agendamento online
O agendamento online é uma forma simples e conveniente de agendar as consultas. Ele permite que os pacientes escolham o horário e o profissional de sua preferência, 24 horas por dia, 7 (sete) dias por semana.
Além disso, ajuda a reduzir as chamadas telefônicas para a clínica, liberando a recepção para outras atividades mais estratégicas.
Como funciona:
O agendamento online é geralmente feito por meio de um aplicativo. O paciente deve criar um cadastro e fornecer algumas informações básicas, como nome completo, telefone e um e-mail. Em seguida, o sistema libera que ele marque a consulta.
2. Utilize ferramentas tecnológicas para controle
Existem diversas ferramentas tecnológicas, como o Feegow Clinic, que podem ajudar a otimizar o controle de consultas médicas.
O software permite automatizar tarefas básicas e algumas avançadas, como confirmações de consultas, lembretes e geração de relatórios. Ele também pode ajudar a centralizar as informações sobre os pacientes, facilitando o acesso e a análise.
Benefícios:
- Eficiência ao automatizar tarefas e liberar a recepção para redirecionar o foco;
- Acuracidade, pois ajuda a garantir que as informações sobre consultas e pacientes estejam corretas e atualizadas;
- Análise e geração de relatórios que ajudam a identificar áreas que precisam de melhorias, como tempo de atendimento ou especialidades oferecidas pela clínica.
3. Reduza processos engessados
Processos engessados podem levar a atrasos e ineficiências. É importante rever o controle de consultas para identificar oportunidades de melhoria. Algumas possíveis mudanças incluem:
- Eliminar etapas desnecessárias, identificando tudo que não agrega valor ao processo e eliminá-las;
- Simplificar formulários e documentos para facilitar o preenchimento e a análise;
- Delegar tarefas conforme as habilidades e competências da equipe para garantir que sejam realizadas com eficiência.
Ao fazer isso, são extraídos dois pontos positivos:
- Redução de custos, pois elimina a necessidade de recursos desnecessários;
Melhoria da experiência do paciente, já que torna o processo de agendamento e atendimento mais ágil e conveniente.
4. Garanta transparência no controle de consultas
A transparência é um ponto fundamental para construir uma ótima confiança entre médicos, secretárias e pacientes.
É importante que todos os envolvidos tenham acesso às informações relevantes sobre as consultas. Por exemplo, horários, profissional que vai atender, quais procedimentos serão realizados e os resultados de exames.
5. Otimize o acesso a informações
A equipe de recepção deve ter acesso rápido e fácil às informações relevantes sobre as consultas. Isso agiliza muito o atendimento no consultório e pode ser feito por meio de um sistema de gerenciamento único, como o Feegow Clinic.
Como otimizar:
- Centralizar as informações sobre consultas em um único sistema, para que a equipe de recepção possa acessar facilmente;
- Utilizar ferramentas tecnológicas, permitindo que a equipe de recepção tenha acesso a todos os dados que precisa remotamente, de qualquer lugar e horário.
6. Melhore a gestão de tempo na recepção
A gestão de tempo na recepção é essencial para garantir um atendimento eficiente e satisfatório. Desse modo, a equipe deve estar preparada para receber os pacientes de forma rápida e cordial.
Como fazer:
- Definir processos e fluxos de trabalho para garantir que as tarefas sejam executadas de forma eficiente;
- Treinar a equipe para fazer um ótimo atendimento ao cliente;
Utilizar ferramentas tecnológicas como o Feegow Clinic para automatizar tarefas e liberar a equipe de recepção para outras atividades.
7. Confirme consultas previamente
A confirmação prévia de consultas é uma forma eficaz de reduzir a quantidade de pacientes que não aparecem no dia e horário marcados, e também não avisam que vão faltar.
Ao confirmar, a clínica garante que o paciente está ciente do horário e do local do atendimento. Além disso, essa é uma oportunidade de esclarecer dúvidas ou fornecer informações adicionais, como valores e endereço.
Um sistema eficiente para ajudar com esta tarefa é o Feegow Clinic. Nele, a confirmação pode ser feita tanto por SMS quanto via mensagem no WhatsApp. Confira alguns benefícios:
- Redução de no-shows;
- Melhoria da experiência do paciente;
- Agilidade na comunicação;
- Otimiza o tempo da recepcionista.
É por esses e outros motivos que o Feegow Clinic é a solução que está conquistando a confiança de cada vez mais médicos e outros profissionais da saúde.
O sistema foi todo desenvolvido por especialistas em gestão médica, para dar conta de fazer uma cobertura completa do backoffice até a recepção, do estoque ao atendimento.
Conheça o Feegow Clinic e revolucione sua operação!
Perguntas frequentes:
Como o Feegow Clinic otimiza o controle das consultas clínicas?
Com uma interface simples e intuitiva, a Agenda do Feegow Clinic permite que o profissional gerencie as consultas com eficiência. Além disso, o software ainda tem um recurso de Agendas Médicas Múltiplas.
Quais são os principais recursos do Agendamento Online proporcionado pelo Feegow Clinic?
Com o software da Feegow é possível gerenciar a agenda diária e semanal, a fila de espera, e check-in/checkout. A clínica ainda consegue fazer acompanhamento em tempo real da sala de espera e fazer a repescagem de faltosos e desmarcados.
