Como escolher o melhor sistema de agendamento de consultas?
Pensando em implementar um sistema de agendamento de consultas na sua clínica?
Se você quer modernizar o processo, melhorar a satisfação dos seus pacientes e otimizar o trabalho da equipe médica, saiba que está no caminho certo.
O mercado está se digitalizando cada dia mais. É preciso acompanhar essas mudanças e investir em opções para que suas atividades sejam realizadas de forma online.
Nas clínicas, uma das formas de se fazer isso é oferecendo a opção de agendamento de consultas a distância.
Siga a leitura e descubra o que um sistema médico deve ter e quais as suas vantagens!
Por que usar um sistema de agendamento de consultas?
Não é novidade que estamos cada vez mais conectados. Grande parte das atividades que costumávamos fazer de maneira analógica, agora, estão disponíveis no digital.
Pagar contas em aplicativos bancários, pedir comida pelo smartphone e fazer compras online já são ações do nosso cotidiano. E isso não se aplica apenas às novas gerações!
De acordo com pesquisa do Kantar IBOPE Media, que entrevistou brasileiros acima de 55 anos, 85% dos entrevistados usam a internet para saber mais sobre o produto ou serviço e 75% consomem de forma virtual.
Isto nos mostra que disponibilizar serviços remotos é uma ótima estratégia de negócios. Afinal, é preciso estar onde os clientes estão.
Sendo assim, para a clínica ou consultório, ter um sistema de agendamento de consultas é um facilitador.
Isso porque, se houver a opção de agendamento online no site da empresa, as chances de que os usuários se tornem pacientes são potencializadas.
Um motivo para usar um sistema de agendamento de consultas é a automatização das marcações. A ferramenta elimina a necessidade da recepcionista realizar esse processo manualmente.
Desse modo, a profissional pode dar mais atenção para outras atividades importantes da clínica, como o atendimento presencial.
Como escolher o melhor sistema de agendamento de consultas?
O melhor sistema de agendamento de consultas é aquele integrado à gestão clínica. Isso traz muitas vantagens para o seu negócio.
Com um software de gestão, as informações dos pacientes ficam centralizadas em um único lugar e disponibilizadas na nuvem. Logo, protegidos por criptografia e com backups periódicos, os seus dados e os dos pacientes ficam mais seguros.
Dessa forma, não é necessário ter um espaço reservado para arquivo, pois é tudo digital.
Verifique se o sistema também possui o recurso de prontuário eletrônico para recolher as informações dos pacientes eletronicamente.
Estes dados podem ser acessados a partir da própria agenda. Dessa forma, você não perde tempo procurando o prontuário do paciente que vai atender em seguida.
Nesse sentido, a dica aqui para escolher o melhor sistema de agendamento de consultas é verificar o que o software oferece além da funcionalidade de marcações online.
Principais funcionalidades em um sistema de agenda online
Confirmação de consulta automática
Quando o paciente realiza o agendamento no site da clínica, ele recebe automaticamente uma notificação por SMS, WhatsApp ou e-mail confirmando a consulta.
Lembretes programados
O paciente recebe um lembrete da sua consulta 1 (um) ou 2 (dois) dias antes da data agendada e pode confirmar se irá comparecer à consulta. Esta mensagem também pode ser entregue por SMS, WhatsApp ou e-mail.
Reagendamento
Se preciso, o paciente pode reagendar ou cancelar sua consulta. Nesse caso, o software disponibiliza automaticamente aquele horário para que outro possa marcar.
Sincronização com a Agenda Google
Os médicos podem sincronizar seus horários do sistema com a agenda do Google. Desse modo, eles acompanham seus agendamentos em qualquer dispositivo sem precisar logar no software.
Também é possível programar alarmes no aplicativo, que são acionados minutos antes de cada consulta para maior controle do tempo.
Gerenciamento de fila de espera
Com o software médico, você gerencia a fila de atendimento. Assim, é possível visualizar quanto tempo demora cada consulta e acompanhar a espera de cada paciente.
4 benefícios do agendamento online
1. Evita erros na agenda médica
A agenda online em softwares médicos evita erros de versões físicas, como duplicidade de horários e rasuras no papel.
Caso necessário, o próprio paciente pode reagendar a consulta em poucos cliques.
2. Redução das faltas dos pacientes
As funcionalidades de confirmação e lembrete de consulta via SMS, WhatsApp ou e-mail ajuda o paciente a visualizar o horário. Além disso, como é ele quem efetua a marcação, se torna mais fácil lembrar.
Consequentemente, a taxa de absenteísmo diminui. Dados internos da Feegow apontam que há uma redução entre 50% e 80% no índice de faltas.
3. Melhora a satisfação dos clientes
O agendamento de consultas online permite que o paciente marque de acordo com sua conveniência. Além disso, ele pode realizar esse processo em qualquer momento do dia, sem depender do horário de atendimento da clínica.
Isso evita a frustração de não conseguir um espaço e economiza o tempo que seria gasto negociando com a recepcionista.
4. Aumenta a produtividade
Na última pesquisa “State of Service”, realizada anualmente pela Salesforce, 77% dos agentes operacionais entrevistados afirmaram que a automação de processos aumentou o foco de seus esforços em tarefas mais complexas.
Com o agendamento online, você otimiza as tarefas que antes eram realizadas de forma manual. Afinal, o sistema envia confirmações e lembretes da consulta automaticamente.
Esse fator, como mostra a pesquisa, é decisivo para a produtividade. Não é preciso dispor de um profissional para essas atividades repetitivas, nesse caso.
Para escolher o melhor entre os sistemas de agendamento de consultas online, é necessário visualizar o todo. Ou seja, é preciso identificar se o software integra, de forma inteligente, as informações geradas pela clínica com a agenda.
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Perguntas frequentes:
Por que usar um sistema de agendamento de consultas?
Porque ele oferece uma porta de entrada para seus serviços no mundo digital. Com a crescente conectividade das pessoas, é importante estar disponível online.
Quais são as principais funcionalidades em um sistema?
Entre as principais, podemos listar: confirmação de consulta e lembretes automáticos via SMS, WhatsApp ou e-mail; reagendamento; sincronização com Google Agenda e gestão de fila de espera.
Como escolher o melhor sistema de agendamento de consultas?
Analisando se este é um bom software de gestão clínica para gerenciar as informações com tecnologia de inteligência.
