A ocorrência de faltas em consultas agendadas é um dos grandes problemas que as clínicas enfrentam no seu dia a dia e que comprometem o seu trabalho.
Existem muitos motivos que podem levar um paciente a não comparecer à uma consulta, que vão desde imprevistos, falta de engajamento no tratamento, até o puro esquecimento.
Diante desses fatores, os gestores podem implementar algumas estratégias para reduzir a taxa de absenteísmo.
Neste post, iremos apresentar algumas dicas para reduzir significativamente esse problema em sua clínica! Confira!
As faltas nas consultas agendadas causam um impacto muito grande nas finanças da clínica e ainda bloqueiam horários que poderiam ser utilizados por outros pacientes.
Afinal, nem sempre é possível fazer um encaixe de última hora. O que deixa o médico ocioso durante aquele período, prejudicando o seu fluxo de trabalho.
Olhando pelo lado do paciente, faltar às consultas também é bastante prejudicial para sua saúde e para a continuidade do tratamento, sobretudo nas consultas de retorno.
Embora o comparecimento nas consultas agendadas pareça ser de inteira responsabilidade dos pacientes, a clínica precisa identificar as causas que levam o paciente a não comparecer.
Neste sentido, os médicos e gestores podem levantar diversas hipóteses sobre as motivações do paciente.
Talvez a falta seja apenas um lapso de memória ou circunstâncias pontuais da vida do cliente, mas também pode denotar uma falta de engajamento nos cuidados com a saúde.
Ao identificar esses fatores, há a possibilidade da elaboração de estratégias assertivas para reduzir o número de ausências nas consultas agendadas.
As ausências ocorrem tanto nas consultas particulares, como no setor público que encara a situação com preocupação.
Afinal, elas geram desperdícios de recursos financeiros e humanos, além de impactarem no andamento das filas das Unidades Básicas de Saúde.
Por isso, diversas secretarias municipais de saúde implementam medidas para diminuir a taxa de absenteísmo em suas unidades.
Essas estratégias da Saúde pública podem trazer alguns insights de como solucionar o problema em clínicas particulares.
Uma delas é o Acesso Avançado que consiste em agendamentos de consultas para o mesmo dia.
Esta estratégia faz sentido para unidades de saúde que possuem alta demanda por consultas, de modo que a agenda permanece aberta e o preenchimento dos horários ocorre ao longo do dia.
Algumas organizações estabelecem um limite para o agendamentos futuros. Por exemplo, na Unidade de Saúde da Família de Ribeirão Preto agendam-se as consultas somente com 48 horas de antecedência.
Um estudo sobre esta unidade de saúde, analisou a taxa de absenteísmo no mês de maio de 2015, com o modelo de agenda tradicional e a mesma taxa no mês de maio de 2017.
De acordo com a pesquisa, em 2015 a taxa foi de 13,57%. Já em 2017, este valor caiu para 4,20%.
Além da redução das ausências, o tempo médio de espera pelo atendimento depois da implementação do Acesso Avançado também diminuiu. Em 2015, o paciente esperava em média 12,45 dias e em 2017 apenas 0,33 dias.
O que podemos concluir do exemplo do tópico anterior é que o tempo é um fator chave para os não comparecimentos.
Assim, uma medida como o Acesso Avançado poderia ser aplicado em uma clínica popular que possui um fluxo alto de pacientes por dia, sobretudo para atendimento de casos agudos.
No entanto, a mesma estratégia não funciona para clínicas especializadas, já que os atendimentos costumam acontecer com antecedência.
Por isso, as dicas que falaremos a seguir serão mais universais. Confira!
Ter uma política de cancelamento é essencial para fortalecer a ideia de compromisso que uma consulta tem.
Sendo assim, a recepcionista deve sempre informar no momento do agendamento que o paciente poderá cancelar o agendamento com 24 horas de antecedência, por exemplo.
Além disso, é possível estabelecer uma taxa pela ausência não justificada, desde que isso esteja explícito no contrato de prestação de serviços. Também é preciso avisá-lo verbalmente sobre esta política.
Imprevistos acontecem com qualquer pessoa, por isso considere a possibilidade da clínica absorver o valor da taxa dependendo do caso.
Assim como a clínica espera que os pacientes compareçam no horário marcado, os pacientes também desejam que o atendimento aconteça na hora marcada.
Então, pense na pontualidade como parte da cultura da sua empresa. Isso porque, se o cliente sabe que será atendido no horário combinado, ele não precisa liberar mais espaço em sua própria agenda no dia da consulta.
Sabemos que uma das causas mais comuns das faltas é o esquecimento.
Desse modo, uma medida efetiva para garantir o comparecimento é confirmar o agendamento um dia antes.Você pode fazer isso por meio de telefonemas, por mensagens de SMS ou WhatsApp.
O problema dessa solução é o tempo que a recepcionista precisa despender apenas com essa tarefa. O que nos leva ao próximo tópico.
A melhor solução para reduzir a taxa de absenteísmo é investir em tecnologias de automação.
O primeiro passo é substituir a sua agenda física por uma agenda virtual integrada ao recurso de agendamento online.
Com isso, o próprio paciente marca sua consulta em uma seção do site de sua clínica. No mesmo instante que ele realiza este processo o horário que ele escolheu fica registrado na agenda.
No Feegow Clinic, por exemplo, o paciente recebe uma confirmação automática que informa que a marcação foi feita com sucesso.
Além disso, você configura uma mensagem padrão de lembrete que o sistema envia automaticamente com a antecedência que você preferir.
Caso o cliente responda que não vai comparecer, o próprio software envia outra mensagem oferecendo o reagendamento.
Desse modo, o processo de agendamento online traz vantagens como:
Se a falta em consultas agendadas é um problema comum na sua clínica, você pode contar com o Feegow Clinic para resolvê-lo. Quer saber o que mais o nosso software oferece? Então clique aqui e confira outros recursos que vão facilitar a rotina de sua clínica!
Por que elas causam grande impacto nas finanças da clínica. Além disso, quando há a falta, ocorre um desalinhamento na agenda, gerando consequências na rotina médica da clínica.
Adote uma política de cancelamento de consultas, observe a pontualidade dos atendimentos na clínica e confirme os horários com pelo menos um dia de antecedência.
Redução na taxa de absenteísmo, comodidade para o paciente, economia do tempo da recepcionista, automatização dos lembretes, padronização da comunicação com os clientes.