Como reduzir a ocorrência de faltas nas consultas agendadas?
A ocorrência de faltas em consultas agendadas é um dos grandes problemas que as clínicas enfrentam no seu dia a dia e que comprometem o seu trabalho.
Existem muitos motivos que podem levar um paciente a não comparecer à uma consulta, que vão desde imprevistos, falta de engajamento no tratamento, até o puro esquecimento.
Diante desses fatores, os gestores podem implementar algumas estratégias para reduzir a taxa de absenteísmo.
Neste post, iremos apresentar algumas dicas para reduzir significativamente esse problema em sua clínica! Confira!
Por que é importante evitar faltas nas consultas agendadas?
As faltas nas consultas agendadas causam um impacto muito grande nas finanças da clínica e ainda bloqueiam horários que poderiam ser utilizados por outros pacientes.
Afinal, nem sempre é possível fazer um encaixe de última hora. O que deixa o médico ocioso durante aquele período, prejudicando o seu fluxo de trabalho.
Olhando pelo lado do paciente, faltar às consultas também é bastante prejudicial para sua saúde e para a continuidade do tratamento, sobretudo nas consultas de retorno.
Embora o comparecimento nas consultas agendadas pareça ser de inteira responsabilidade dos pacientes, a clínica precisa identificar as causas que levam o paciente a não comparecer.
Neste sentido, os médicos e gestores podem levantar diversas hipóteses sobre as motivações do paciente.
Talvez a falta seja apenas um lapso de memória ou circunstâncias pontuais da vida do cliente, mas também pode denotar uma falta de engajamento nos cuidados com a saúde.
Ao identificar esses fatores, há a possibilidade da elaboração de estratégias assertivas para reduzir o número de ausências nas consultas agendadas.
O que dizem as Secretarias de Saúde sobre as faltas nas consultas agendadas?
As ausências ocorrem tanto nas consultas particulares, como no setor público que encara a situação com preocupação.
Afinal, elas geram desperdícios de recursos financeiros e humanos, além de impactarem no andamento das filas das Unidades Básicas de Saúde.
Por isso, diversas secretarias municipais de saúde implementam medidas para diminuir a taxa de absenteísmo em suas unidades.
Essas estratégias da Saúde pública podem trazer alguns insights de como solucionar o problema em clínicas particulares.
Uma delas é o Acesso Avançado que consiste em agendamentos de consultas para o mesmo dia.
Esta estratégia faz sentido para unidades de saúde que possuem alta demanda por consultas, de modo que a agenda permanece aberta e o preenchimento dos horários ocorre ao longo do dia.
Algumas organizações estabelecem um limite para o agendamentos futuros. Por exemplo, na Unidade de Saúde da Família de Ribeirão Preto agendam-se as consultas somente com 48 horas de antecedência.
Um estudo sobre esta unidade de saúde, analisou a taxa de absenteísmo no mês de maio de 2015, com o modelo de agenda tradicional e a mesma taxa no mês de maio de 2017.
De acordo com a pesquisa, em 2015 a taxa foi de 13,57%. Já em 2017, este valor caiu para 4,20%.
Além da redução das ausências, o tempo médio de espera pelo atendimento depois da implementação do Acesso Avançado também diminuiu. Em 2015, o paciente esperava em média 12,45 dias e em 2017 apenas 0,33 dias.
Como reduzir faltas nas consultas agendadas?
O que podemos concluir do exemplo do tópico anterior é que o tempo é um fator chave para os não comparecimentos.
Assim, uma medida como o Acesso Avançado poderia ser aplicado em uma clínica popular que possui um fluxo alto de pacientes por dia, sobretudo para atendimento de casos agudos.
No entanto, a mesma estratégia não funciona para clínicas especializadas, já que os atendimentos costumam acontecer com antecedência.
Por isso, as dicas que falaremos a seguir serão mais universais. Confira!
Adote uma política de cancelamento
Ter uma política de cancelamento é essencial para fortalecer a ideia de compromisso que uma consulta tem.
Sendo assim, a recepcionista deve sempre informar no momento do agendamento que o paciente poderá cancelar o agendamento com 24 horas de antecedência, por exemplo.
Além disso, é possível estabelecer uma taxa pela ausência não justificada, desde que isso esteja explícito no contrato de prestação de serviços. Também é preciso avisá-lo verbalmente sobre esta política.
Imprevistos acontecem com qualquer pessoa, por isso considere a possibilidade da clínica absorver o valor da taxa dependendo do caso.
Evite atrasos
Assim como a clínica espera que os pacientes compareçam no horário marcado, os pacientes também desejam que o atendimento aconteça na hora marcada.
Então, pense na pontualidade como parte da cultura da sua empresa. Isso porque, se o cliente sabe que será atendido no horário combinado, ele não precisa liberar mais espaço em sua própria agenda no dia da consulta.
Confirme a consulta um dia antes
Sabemos que uma das causas mais comuns das faltas é o esquecimento.
Desse modo, uma medida efetiva para garantir o comparecimento é confirmar o agendamento um dia antes.Você pode fazer isso por meio de telefonemas, por mensagens de SMS ou WhatsApp.
O problema dessa solução é o tempo que a recepcionista precisa despender apenas com essa tarefa. O que nos leva ao próximo tópico.
Quais são as vantagens de ter consultas agendadas online?
A melhor solução para reduzir a taxa de absenteísmo é investir em tecnologias de automação.
O primeiro passo é substituir a sua agenda física por uma agenda virtual integrada ao recurso de agendamento online.
Com isso, o próprio paciente marca sua consulta em uma seção do site de sua clínica. No mesmo instante que ele realiza este processo o horário que ele escolheu fica registrado na agenda.
No Feegow Clinic, por exemplo, o paciente recebe uma confirmação automática que informa que a marcação foi feita com sucesso.
Além disso, você configura uma mensagem padrão de lembrete que o sistema envia automaticamente com a antecedência que você preferir.
Caso o cliente responda que não vai comparecer, o próprio software envia outra mensagem oferecendo o reagendamento.
Desse modo, o processo de agendamento online traz vantagens como:
- Economia do tempo da recepcionista, deixando-a livre para outras tarefas;
- Otimização do processo de confirmação de consultas;
- Redução da taxa de absenteísmo;
- Padronização da comunicação com os clientes, já que você mesmo configura a mensagem de lembrete;
- Comodidade dos pacientes, pois eles podem marcar horários mesmo quando a clínica estiver fechada.
Se a falta em consultas agendadas é um problema comum na sua clínica, você pode contar com o Feegow Clinic para resolvê-lo. Quer saber o que mais o nosso software oferece? Então clique aqui e confira outros recursos que vão facilitar a rotina de sua clínica!
Perguntas frequentes:
Por que é importante evitar faltas nas consultas agendadas?
Por que elas causam grande impacto nas finanças da clínica. Além disso, quando há a falta, ocorre um desalinhamento na agenda, gerando consequências na rotina médica da clínica.
Como reduzir faltas nas consultas agendadas?
Adote uma política de cancelamento de consultas, observe a pontualidade dos atendimentos na clínica e confirme os horários com pelo menos um dia de antecedência.
Quais são as vantagens de ter consultas agendadas online?
Redução na taxa de absenteísmo, comodidade para o paciente, economia do tempo da recepcionista, automatização dos lembretes, padronização da comunicação com os clientes.
