A confirmação de consultas é uma prática relativamente simples, mas essencial para a gestão eficiente da sua clínica, organização do cronograma de trabalho e para a melhoria da experiência dos pacientes.
Ao implementar ferramentas eficazes para confirmar os atendimentos, você pode reduzir as faltas, melhorar a comunicação com as pessoas atendidas e ainda reforçar o cuidado e atenção com o bem-estar do seu público.
Essa medida faz toda a diferença para diferenciar os seus serviços de saúde, fidelizar pacientes e minimizar os não comparecimentos, evitando perda de receita, tempo ocioso entre os profissionais, atrasos e insatisfações.
Quer entender melhor a importância e como automatizar mensagens de confirmação de consulta personalizadas em diferentes canais de atendimento? Neste artigo, vamos abordar os principais detalhes que você precisa saber sobre o tema. Confira!
As principais razões para as faltas são: esquecimento, confusão de datas ou o não cancelamento do compromisso.
Esse tipo de situação é compreensível, afinal, toda pessoa está sujeita a imprevistos em meio à agitação da rotina. Contudo, se o absenteísmo for alto, sua clínica certamente sofrerá com prejuízos e ineficiências.
A confirmação de consultas serve justamente para minimizar essas faltas. Além do lembrete, ela permite confirmar o comparecimento de cada indivíduo, remarcar horários em tempo hábil e encaixar outros pacientes da lista de espera.
Ou seja, esse recurso melhora significativamente a eficiência do seu negócio e a própria experiência dos pacientes, proporcionando benefícios como:
A primeira vantagem também é a mais óbvia. Com a confirmação de consultas, você reduz o volume de faltas. Afinal, todos os pacientes são previamente avisados sobre seus horários e vão preparados para o atendimento.
Quando as consultas são confirmadas antecipadamente, a agenda da clínica é otimizada. Afinal, seu negócio para de sofrer com horários ociosos e garante que todas as vagas sejam preenchidas de acordo com sua capacidade de atendimento.
Enviar a confirmação de consultas é uma forma de agregar comodidade, demonstrar cuidado e reforçar o compromisso da sua clínica com os pacientes. Isso melhora a experiência e contribui para a fidelização.
Evidentemente, ao comunicar os pacientes de maneira antecipada sobre suas consultas, você evita que as remarcações ocorram de última hora. Por sua vez, isso proporciona mais estabilidade e previsibilidade na programação dos profissionais de saúde.
Como você verá adiante, a confirmação de consultas hoje pode ser feita de maneira automatizada. Isso melhora a eficiência operacional da clínica, poupando tempo e recursos.
Ainda em relação à automatização da abordagem aos pacientes, um bom sistema de gestão médica permite enviar mensagens de confirmação de consultas por meio de diversos canais. Conheça os principais, suas particularidades e as melhores práticas de comunicação em cada um deles:
O Whatsapp tem um papel central na confirmação de consultas. Afinal, trata-se do aplicativo de mensagens mais popular do Brasil.
Além de ter a preferência do público, essa plataforma é ágil e permite uma interatividade instantânea, o que agrega ainda mais comodidade à comunicação junto ao paciente. Ao utilizá-lo, atente-se às seguintes boas práticas:
O envio de mensagens de texto permanece uma alternativa sólida e de fácil acesso para o grande público.
Além do WhatsApp, bons softwares médicos também permitem enviar confirmação de consultas por esse canal, que promove uma comunicação direta, segura e livre de complicações.
Como no caso anterior, é possível personalizar a mensagem de acordo com cada paciente e informar todos os detalhes necessários sobre o atendimento.
Lembre-se também de incentivar o destinatário a responder a mensagem confirmando, cancelando ou solicitando a alteração do seu horário.
Por mais que a comodidade das mensagens prevaleça na era digital, alguns pacientes ainda preferem interações mais simples e pessoais via telefone.
Nesses casos, o maior cuidado é com o tom adotado na comunicação verbal. Oriente as secretárias para que não sejam invasivas, tenham clareza na comunicação e sempre transmitam empatia.
Inclusive, até mesmo um canal tão clássico quanto o telefone pode ter seu uso aprimorado pela tecnologia.
Com um bom sistema, você pode monitorar as chamadas, organizá-las por ordem de prioridade e até mesmo gravá-las para monitorar a excelência do atendimento e identificar pontos de melhoria.
Como se não bastassem as mensagens de confirmação de consulta pelo WhatsApp, SMS e telefone, uma boa plataforma médica pode oferecer outras possibilidades ainda mais amplas.
Esse é o caso da integração com o Google Agenda. Quando o paciente faz um agendamento online, por exemplo, ele pode selecionar esta opção para receber um lembrete do evento via notificação no celular.
Outra opção é o e-mail. Com ele, a sua clínica pode proporcionar uma abordagem mais formal e detalhada, ideal para pacientes que preferem informações mais completas.
Além disso, a confirmação por e-mail permite incluir links diretos para informações adicionais, como orientações pré-consulta ou formulários necessários, contribuindo para uma experiência mais completa e personalizada.
Além de enviar as confirmações de consultas com antecedência, é importante personalizá-las para criar uma experiência positiva para os pacientes.
Isso porque, as mensagens personalizadas demonstram que a sua clínica se preocupa com o paciente e que está comprometida com o seu atendimento. Veja algumas dicas de personalização:
Além dessas dicas, veja alguns exemplos de mensagens personalizadas de confirmação de consultas para te auxiliar na comunicação com o paciente:
“Olá, [nome do paciente],
Sua consulta com o Dr. [nome do profissional] está marcada para o dia [data] às [hora], na [local].
Responda 1 para confirmar, 2 para cancelar ou 3 para remarcar.
Lembre-se de trazer os seus exames anteriores.
Atenciosamente,
[Nome da clínica]”
“Boa tarde, [nome do paciente],
Gostaríamos de confirmar sua consulta de [motivo da consulta], marcada para o dia [data] às [hora], na [local].
Se você não puder comparecer, por favor, responda esta mensagem solicitando o cancelamento ou alteração do agendamento.
Atenciosamente,
[Nome da clínica]”
“Olá, [nome do paciente],
Não se esqueça do seu [exame ou procedimento], marcado para [data] às [hora], na [local].
Antes de comparecer, siga as seguintes orientações [orientações de preparação].
Responda 1 para confirmar, 2 para cancelar ou 3 para remarcar.
Atenciosamente,
[Nome da clínica]”
A automatização do processo de confirmação de consultas é a melhor estratégia para otimizar a gestão da sua clínica, reduzir faltas e aprimorar a experiência dos pacientes.
A Feegow é reconhecida por sua inovação em soluções médicas e oferece recursos de automação que se destacam pela praticidade, personalização e eficiência desse procedimento tão importante.
Nossa plataforma - o Feegow Clinic - permite a configuração de mensagens de confirmação personalizadas, que são automaticamente enviadas aos pacientes com detalhes da consulta. Isso reduz a carga administrativa e assegura que os lembretes sejam comunicados de maneira consistente.
Você pode utilizar diversos canais de comunicação, como WhatsApp, SMS e até integração via Google Agenda, permitindo que as mensagens de confirmação alcancem os pacientes em seus formatos preferidos.
Com nossas soluções, você não só simplifica o processo de confirmação de consultas, mas também aprimora a eficiência operacional da sua clínica e fortalece a relação com os pacientes por meio de comunicações personalizadas e oportunas.
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Existem diversas opções à disposição. Sua clínica pode apostar em meios digitais, como WhatsApp e e-mail, ou optar pelo contato via telefone, utilizando ligações ou mensagens SMS.
Os principais benefícios são: otimização da agenda de trabalho, redução das faltas, diminuição da necessidade de remarcações e melhorias para a experiência do cliente e para a eficiência das operações.
Para gerar um grau de personalização que encante seus clientes, vá além de informações básicas, como o nome do paciente. Inclua dados relativos à consulta para que o paciente possa tomar conhecimento do procedimento e do processo a que ele será submetido. Além disso, utilize um tom amigável, como se estivesse falando diretamente com as pessoas. Evite termos técnicos ou muito formais.