Se você é uma recepcionista de consultório médico ou uma secretária médica que trabalha com agenda de papel e faz confirmações pelo telefone, já deve ter sentido falta de ferramentas para facilitar essas atividades.
Muitas vezes, o médico ou gestor do consultório não percebe a importância de investir em melhorias na recepção.
Isso porque, existe um equívoco comum em pensar que, por exemplo, a percepção do paciente sobre a qualidade dos serviços de um consultório se baseia apenas na interação com o médico.
Contudo, a recepcionista possui um papel fundamental para a satisfação e fidelização dos pacientes.
Neste post, falaremos sobre os principais motivos da importância do seu trabalho e como a Feegow pode ser sua aliada para facilitar a sua rotina! Confira!
Recepcionista de consultório médico: Por que é importante?
É fundamental para a fidelização dos pacientes
O objetivo de qualquer tipo de empresa que presta serviços é garantir a satisfação de seus clientes. O mesmo acontece com uma clínica médica, porém engana-se quem acredita que a avaliação dos serviços será baseada apenas na etapa da consulta com o médico.
Na verdade, se você trabalha na recepção de um consultório, é muito fácil perceber que os pacientes passam mais tempo com você do que com o médico. Por isso, a atividade da recepção influencia diretamente na experiência e satisfação deles.
Ou seja, a clínica médica depende de um trabalho de qualidade na recepção para garantir a fidelização dos pacientes.
Coordenação da rotina do consultório
Sabemos que a formação dos médicos se concentra sobretudo na parte técnica. Apenas recentemente começou uma movimentação para incluir disciplinas de gestão nos cursos de Medicina.
Por isso, o médico pode ter dificuldades em organizar seus compromissos (consultas, plantões, expedientes em clínicas dentro de hospitais etc).
Assim, a recepcionista é fundamental para garantir o bom andamento das atividades do dia a dia de um consultório, evitando:
- Atrasos;
- Marcações de consultas em horários indisponíveis ou overbooking do médico;
- Comunicação entre consultório e recepção, controlando o fluxo de pessoas;
- E até mesmo no aumento da receita, analisando possibilidades de encaixe em momentos de disponibilidade.
Auxilia na relação médico-paciente
Justamente por estar mais tempo em contato com o paciente, você consegue receber uma quantidade maior de feedbacks sobre o atendimento do médico. Seja por uma reclamação direta, seja por comentários que ela ouve na sala de espera.
De todo modo, você como recepcionista contribui para criar bons relacionamentos à medida que repassa essas percepções para o médico. Assim, você o ajuda a perceber pontos de melhoria que ele não conseguiria descobrir sozinho.
Humanização dos atendimentos
Quando uma pessoa vai até o consultório, geralmente ela está fragilizada. O paciente busca a solução de seu problema e também segurança e conforto. Por este motivo, a palavra-chave para a recepção médica é acolhimento
Se observarmos o significado do verbo acolher, encontraremos definições que trazem a ideia de oferecer refúgio, amparo, proteção e conforto. Ou seja, tudo o que uma pessoa em uma situação difícil precisa.
Neste sentido, você, como recepcionista, é a primeira pessoa a preencher essas necessidades. Portanto, a primeira impressão sobre a qualidade dos serviços de uma clínica ou consultório está diretamente ligada à sua capacidade de oferecer um atendimento humanizado.
Além disso, é claro, existem as atividades de secretária que são fundamentais para o fluxo adequado dos atendimentos, bem como para a organização da clínica.
Isso significa que a recepcionista precisa atender às expectativas relacionadas a dois tipos diferentes de demanda, isto é, as do paciente e as do médico. Então como garantir a satisfação de ambos?
É sobre isso que falaremos no próximo tópico. Continue a leitura para descobrir!
Como a Feegow pode ajudar?
Sabemos que o trabalho na recepção de uma clínica possui muitos desafios relacionados às múltiplas tarefas que você deve realizar.
Talvez, a cena mais representativa que vem a sua mente seja uma sala de espera lotada, com o telefone tocando, enquanto você preenche um cadastro de paciente.
A boa notícia é que existe um software que pode facilitar a sua rotina. Confira abaixo, como o Feegow Clinic resolve os problemas que te deixam mais ansiosa.
Agendamento online e confirmação automática
Já pensou como seria mais fácil contar com uma ferramenta que o próprio paciente agende seus horários?
O Feegow Clinic permite o agendamento online, o que reduz a quantidade de tempo que você gasta em chamadas telefônicas. O que permite que você foque em tarefas que trazem mais receita para o consultório (como análise de encaixes na agenda).
Isso também facilita a rotina do médico, que pode acompanhar os agendamentos em tempo real. Assim que o paciente realiza o agendamento, o software envia uma mensagem de confirmação por SMS, WhatsApp ou e-mail. Da mesma forma, o paciente também recebe um lembrete da consulta.
Como resultado, a quantidade de ausências por esquecimento do paciente diminuem, garantindo a rentabilidade do consultório.
Gestão na sala de espera
Com a funcionalidade de Espera, os pacientes realizam um check-in assim que chegam na clínica.
Depois disso, você visualiza no programa quem está aguardando e há quanto tempo.
Como a sala de espera é um dos principais desafios da recepção clínica, você deve estar curioso para saber mais sobre este recurso. Então leia este post para conferir mais detalhes sobre a sala de espera do Feegow Clinic!
Esses recursos automatizam boa parte do trabalho para que você possa se concentrar em atividades que demandam mais atenção, como o acolhimento dos pacientes. Mas não para por aí, o Feegow Clinic também conta com:
- Certificação SBIS 2021 v5.2;
- Emissão de laudos online;
- Agenda múltipla e inteligente;
- Processos e visualização de horários mais dinâmicos;
- Dados de pré-atendimento anexados ao prontuário.
Agora que você já sabe o potencial da tecnologia para descomplicar a sua rotina, clique aqui para conhecer as vantagens dos outros recursos do Feegow Clinic!
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Perguntas frequentes:
Qual o papel da recepcionista?
Acolher os pacientes de forma humanizada, organizar o fluxo de atendimento e garantir que os horários sejam cumpridos, ajudar no bom relacionamento entre clientes e médicos, promovendo sua satisfação.
Por que ela é tão importante?
Por que sua atuação é um diferencial para fidelizar clientes e até mesmo ampliar a receita do consultório, pois é ela quem forma a primeira impressão dos clientes, além de passar a maior parte do tempo com eles, recolhendo feedbacks para melhorar os serviços da clínica.
Como a Feegow pode ajudar?
Automatizando boa parte de sua rotina para que você possa dedicar mais tempo à recepção e ao acolhimento dos pacientes.
