Metodologia de Melhoria Contínua para clínicas: o que é e como funciona?

A busca pela melhoria contínua é essencial para todos os negócios que desejam prosperar no mercado competitivo. Contudo, o aprimoramento constante e a excelência são ainda mais importantes quando tratamos sobre as particularidades do setor da saúde.

Afinal, aperfeiçoar processos, otimizar recursos e agregar mais valor aos serviços não só permite diferenciar a clínica médica perante a concorrência, como também garante um cuidado mais eficiente, seguro e humanizado para os pacientes.

Neste artigo, você vai entender melhor o que é esta metodologia, os benefícios que ela pode agregar ao seu consultório, seus principais tipos, pilares e ferramentas, além das etapas de implementação. Acompanhe! 

O que é a metodologia de melhoria contínua?
 

A melhoria contínua é um conjunto de práticas que visam aprimorar a qualidade dos processos de uma organização. Isso é feito de maneira contínua, com foco em agregar mais qualidade à gestão e valor aos clientes, mas com o menor uso possível de recursos.

Portanto, trata-se de uma lógica de otimização. Ela ocorre de maneira cíclica, com etapas que se repetem constantemente para identificar falhas, gargalos e oportunidades de melhorias em todas as atividades realizadas.

Esse aprimoramento contínuo impacta diretamente na qualidade dos serviços oferecidos, resultando em uma importante vantagem competitiva. Antes de entender os benefícios desse método nas clínicas médicas, conheça abaixo os principais tipos de melhoria contínua.

Tipos de melhoria contínua
 

Agora que você já sabe o que é melhoria contínua, é importante ter em mente que ela pode ser aplicada com foco em objetivos distintos. Para isso, o método pode ser dividido em três tipos principais, que são: 

1. Melhorias de processos: visa mapear e detalhar todas as atividades que compõem a operação da empresa, a fim de sanar gargalos e promover alterações capazes de otimizá-los;
2. Melhoria contínua de serviços: o foco dos aprimoramentos está nos serviços prestados ao público, que são continuamente analisados e ajustados para melhorar a qualidade do trabalho oferecido aos pacientes;
3. Melhorias de produtos: visa avaliar a eficiência e qualidade da produção para aprimorar os produtos. Não é aplicável às clínicas, mas deve ser citado quando tratamos sobre o conceito de melhoria contínua de maneira ampla.

Benefícios da melhoria contínua para as clínicas médicas
 

Quando os aprimoramentos contínuos são a base da gestão, a clínica consegue estipular diretrizes mais assertivas de qualidade e construir uma cultura voltada a sempre entregar o melhor para os pacientes.

Assim, é possível melhorar os níveis de eficácia, assertividade e humanização necessários ao setor da saúde e, ao mesmo tempo, traçar soluções capazes de agregar mais valor aos serviços, conquistando e fidelizando mais pacientes. 

Por meio de um projeto de melhoria contínua, a unidade consegue estipular estratégias criteriosas para monitorar resultados e definir aprimoramentos em todas as frentes de gestão e atendimento, obtendo benefícios como:

• Fluxos de trabalho mais simples e assertivos; 
• Redução de custos e desperdícios;
• Melhoria na gestão; 
• Minimização do índice de erros; 
• Excelência nos serviços prestados;
• Valorização da experiência e satisfação do paciente.

Pilares da metodologia

Para ter sucesso ao aplicar a melhoria contínua na empresa médica, é essencial garantir que ela seja pautada nos três pilares que regem a metodologia. Isso vale tanto para o processo de implementação, quanto para os ciclos de aprimoramentos. São eles: 

• Continuidade: a busca por melhorias deve ser constante;
• Cultura: toda a equipe deve estar inserida em uma cultura de melhoria contínua;
• Bom para todos: as melhorias devem promover benefícios para todas as áreas.

Ferramentas e metodologias para colocar a melhoria contínua em prática 

Existem ferramentas de melhoria contínua que ajudam a estruturar sua aplicação. Elas podem ser utilizadas de maneira isolada ou conjunta para facilitar e dar mais clareza aos atos de mapear, monitorar e propor melhorias nos serviços da sua clínica. As principais são: 

Ciclo PCDA

A sigla PCDA se refere a 4 fases tidas como essenciais para a melhoria contínua de qualquer processo. Basicamente, a metodologia é formada pela aplicação dessas etapas de maneira cíclica, que são:

• Plan (planejar): a etapa inicial consiste em identificar gargalos que precisam de solução e propor planos de ação, indicadores e objetivos para resolvê-los, iniciando o ciclo;
• Do (fazer): depois de mapear o que necessita de melhorias e planejar as ações para fazê-lo, a fase seguinte do ciclo é colocar essas soluções em prática;
• Check (checar): os resultados das ações realizadas na etapa anterior precisam ser analisados por meio dos indicadores definidos na fase inicial;
• Act (ação): por fim, é preciso certificar-se de que o gargalo foi sanado. Se a resposta for negativa, é preciso voltar à primeira etapa para propor novas ações.

 

DMAIC

O DMAIC funciona de maneira análoga ao PCDA. A diferença é que o ciclo de controle de projetos possui etapas diferentes, que são: Definir, Medir, Analisar, Implementar e Controlar. Entenda cada uma delas:

• Definir: o primeiro passo é definir quais problemas estão prejudicando os processos;
• Medir: a próxima etapa é medir os resultados dos processos atuais;
• Analisar: ao analisar os dados, é mais fácil entender as causas dos problemas;
• Implementar: após entender os motivos, são implementadas ações corretivas;
• Controlar: as correções devem ser padronizadas para manter a boa performance obtida.

 

Diagrama de processos

Já o diagrama de processos, como o próprio nome sugere, visa representar todas as atividades relacionadas à operação da empresa. Trata-se de um fluxograma detalhado para esquematizar os processos e dar mais clareza às suas propostas de melhoria contínua. 

Ele deve apontar:

• Quais tarefas devem ser realizadas para formar determinado processo;
• Os responsáveis por cada tarefa;
• A ordem com que essas atividades são realizadas no processo;
• Quais decisões precisam ser tomadas durante sua realização;
• Os critérios a serem utilizados na tomada de decisão;
• Limites do processo. Ou seja, seu início e fim.

 

Kaizen

Por fim, a metodologia de melhoria contínua Kaizen está entre as mais populares do mercado. Seu principal objetivo é eliminar desperdícios durante o aprimoramento dos processos. Para isso, o ciclo Kaizen foca nos seguintes pontos:

• Mão de obra: para que os processos sejam executados dentro dos padrões esperados, é preciso investir no treinamento e desenvolvimento dos colaboradores;
• Método: a fim de garantir melhores resultados e otimizar recursos, é necessário fazer otimizações e mudanças para estipular a melhor forma de cumprir os processos;
• Materiais: os resultados pretendidos devem ser atingidos com o menor volume possível de recursos. Assim, eles devem ter um controle preciso e rigoroso;
• Máquinas: para garantir que os equipamentos da clínica tenham mais desempenho e durabilidade, também é preciso focar na sua manutenção contínua e uso eficiente.

 

Como implementar a metodologia de melhoria contínua na clínica médica 

Independentemente da ferramenta ou método adotado em prol da melhoria da qualidade na sua clínica, existem práticas essenciais para viabilizá-la em qualquer empresa. Veja como elaborar um projeto de melhoria contínua a partir dessas ações:

Entender

Comece identificando e documentando todos os processos que ocorrem na clínica médica, desde o agendamento de consultas até o acompanhamento pós-atendimento. Isso permite ter uma visão clara de como as atividades são realizadas e identificar gargalos.

Com base no mapeamento, faça uma análise dos problemas recorrentes e as oportunidades de melhoria. Converse com a equipe médica, administrativa e outros profissionais envolvidos para entender suas perspectivas e obter insights sobre possíveis soluções.

Planejar e realizar

Com base na análise dos problemas e oportunidades, envolva a equipe na geração de ideias para solucionar os problemas, aplique os métodos que apresentamos no tópico anterior e priorize as soluções com base no impacto esperado e na viabilidade de implementação.

Crie um plano de ação detalhado para implementar as soluções propostas. Defina responsabilidades claras, estabeleça prazos realistas e aloque os recursos necessários. Monitore de perto a implementação das melhorias e faça ajustes conforme necessário. 

Padronizar e estabilizar

Na medida em que as melhorias são implementadas, é fundamental documentar os novos processos e procedimentos estabelecidos. Isso ajudará a garantir que todos na clínica médica tenham um entendimento claro de como as atividades devem ser executadas.

Realize treinamentos para capacitar os colaboradores na execução dos novos processos. Certifique-se de que todos compreendam as mudanças e saibam como aplicá-las corretamente, forneça suporte contínuo e engaje a todos por meio de uma cultura de melhoria contínua. 

Como você pôde ver, a melhoria contínua é essencial para clínicas e consultórios médicos, pois promove a eficiência operacional e a qualidade dos serviços, gerando atendimentos mais eficazes, que resultam em pacientes mais satisfeitos.

Sua implementação pode parecer desafiadora em um primeiro momento, mas ao concentrar todas as informações dos processos em um software de gestão, você consegue simplificar as análises, agilizar as ações de melhorias e automatizar diversas demandas.

Baixe agora o ebook gratuito “Automatização em clínicas” e confira tudo o que você precisa saber para estruturar e gerenciar seus processos de maneira mais eficiente, promovendo a melhoria contínua com o apoio da tecnologia.