Gestão para clínicas odontológicas: 8 estratégias para otimizar

Quais os principais desafios na gestão de clínicas odontológicas?

A gestão de clínicas odontológicas pode apresentar uma série de desafios, que vão além do atendimento propriamente dito. 

Para garantir o sucesso e crescimento sustentável do seu negócio, você precisa abordar questões que abrangem desde o planejamento estratégico, até o relacionamento com os pacientes. 

Aqui estão alguns dos principais desafios:

• • Formulação de um plano geral de crescimento: desenvolver estratégias claras para expandir a clínica de maneira sustentável;

• • Coleta de métricas apropriadas para medir o sucesso do negócio: identificar e monitorar indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para o plano traçado;

• • Gestão das finanças gerais: manter um equilíbrio financeiro saudável, gerenciando receitas, despesas e investimentos;

• • Acompanhamento de fornecedores e custos: monitorar eficientemente os fornecedores, garantindo qualidade e controlando custos;

• • Garantia de presença online, incluindo canais de mídia social: gerenciar uma presença online eficaz para atrair novos pacientes e fortalecer a reputação digital;

• • Redução de cancelamentos e não comparecimentos de pacientes: implementar estratégias para minimizar a taxa de cancelamentos e não comparecimentos;

• • Educação dos pacientes mesmo fora do consultório: oferecer informações educativas e engajamento contínuo para os pacientes fora do ambiente clínico;

• • Simplificação de operações e fluxos de trabalho: identificar processos passíveis de melhorias e aprimorá-los, otimizando a eficiência operacional.

Os 4 principais erros na gestão odontológica

Antes de conhecer as melhores práticas para adotar na gestão de clínicas e consultórios de odontologia, também é importante conhecer e evitar alguns erros que normalmente são cometidos pelos administradores. Os principais são:

1 – Controle financeiro

Se você tem um bom fluxo de pacientes, mas ainda enfrenta dificuldades para manter os lucros em alta, seu erro provavelmente está no planejamento financeiro.

Isso pode ocorrer de diversas formas. Pode ser, por exemplo, que as contas dos pacientes não sejam pagas em tempo hábil, comprometendo o equilíbrio de caixa, que os preços não estejam alinhados ao seu mercado, que os fornecedores estão muito caros, e assim por diante. 

Como evitar: revise processos de pagamento, avalie as contas e o fluxo de caixa e busque sistemas ou métodos para melhorar seu método de controle e registro das entradas e saídas. 

2 – Não contar com a tecnologia

Em um mundo digital, não basta apenas se comunicar por ligação telefônica . Os pacientes esperam receber mensagens de texto, interagir nas redes sociais e encontrar sua clínica na internet. 

Utilize ao máximo o potencial da tecnologia para otimizar o relacionamento com o público. Além de marcar consultas e enviar lembretes online, procure compartilhar conteúdo que engaje sua audiência para posicionar seu negócio como autoridade na área em que atua.

Como evitar: pesquise sobre tecnologia aplicada à sua área, converse com colegas para trocar ideias e experiências sobre uso de inovações. 

Um dos recursos mais utilizados e que gera bons resultados é um software de gestão odontológica, que é um sistema construído para auxiliar diversos processos e demandas que fazem parte da rotina das clínicas!

3 – Negligenciar métricas e análises

Muitas vezes, um gestor não sabe porque sua clínica está deixando de crescer ou de lucrar. E muitas vezes essa percepção acontece simplesmente porque não há coleta e análise dos dados referentes à gestão.

Procure ter clareza sobre questões como novos pacientes atendidos mensalmente, gastos médios por atendimento, serviços mais lucrativos, alcance do marketing, curva de crescimento do negócio, entre outras tendências e insights capazes de orientar melhorias.

Como evitar: utilize sistemas tecnológicos (que são capazes de mensurar métricas de forma automatizada) ou então analise as ações realizadas pela clínica dentro de um determinado período para captar os dados de desempenho. 

4 – Não investir em skills de liderança

Não investir em habilidades de liderança na gestão de clínicas odontológicas é um equívoco que pode comprometer a eficácia e a coesão da equipe. 

Não investir nesse tipo de skill e deixar de promover um ambiente de trabalho saudável e eficiente pode resultar em falta de motivação, comunicação deficiente e dificuldade na resolução de conflitos, prejudicando a qualidade do atendimento ao paciente.

Como evitar: estude constantemente por meio de cursos, vídeos, livros, webinares etc. Existe muito material disponível e de qualidade que aborda as questões de liderança. 

Também vale compartilhar esse conhecimento com a sua equipe, tanto para capacitá-los quanto para construir lideranças auxiliares.

8 estratégias para uma gestão eficiente 

Abaixo, destacamos 8 práticas essenciais para otimizar a sua administração. Ao adotá-las, você estará preparado para enfrentar os obstáculos da área, promovendo excelência em todos os aspectos do negócio. Confira:

1 – Defina metas claras e estabeleça um planejamento estratégico

Definir metas claras proporciona uma visão compartilhada pela equipe, alinhando esforços para alcançar os objetivos da empresa. Por isso, construa metas mensuráveis, como aumento no número de pacientes atendidos ou melhoria na satisfação do cliente, por exemplo. 

Além disso, elabore um planejamento estratégico que delineie as ações necessárias para atingir essas metas, promovendo uma abordagem proativa e organizada.

2 – Simplifique os fluxos da operação e garanta eficiência

A simplificação dos fluxos operacionais envolve a revisão e otimização de processos internos. 

Identifique tarefas redundantes, elimine burocracias desnecessárias e promova uma comunicação eficaz entre os membros da equipe. 

Ao fazer isso, você não apenas aumenta a eficiência, mas também reduz possíveis fontes de erros, melhorando a qualidade geral dos serviços prestados.

3 – Adote uma plataforma de gerenciamento de processos

A adoção de uma plataforma de gestão moderna simplifica a coordenação de tarefas, promovendo uma comunicação transparente e rastreabilidade. 

Esse tipo de ferramenta permite a atribuição clara de responsabilidades, o monitoramento do progresso das atividades e a identificação rápida de eventuais gargalos. Ao integrar tecnologia na gestão, a clínica ganha em agilidade e eficácia operacional.

4 – Foque na gestão financeira eficiente

Definir como organizar o financeiro de um consultório odontológico exige o monitoramento constante das finanças. Com base nisso, estabeleça orçamentos realistas, acompanhe as receitas e despesas regularmente, e esteja atento a indicadores financeiros chave. 

Além disso, implemente práticas de cobrança eficazes para garantir o pagamento oportuno das contas, mantendo assim um equilíbrio financeiro que sustente o crescimento da clínica.

5 – Invista em marketing e divulgação

O investimento em marketing é essencial para ampliar a visibilidade da clínica. Desenvolva uma estratégia abrangente que inclua presença online, como site e redes sociais, e estratégias offline, como parcerias com outros profissionais de saúde. 

Além de promover serviços, o marketing também constrói a reputação da clínica, estabelecendo-a como referência no mercado odontológico.

6 – Proporcione um atendimento excepcional

Capacite a equipe para se comunicar de maneira eficaz, demonstre empatia e esteja atento às necessidades individuais dos pacientes. 

Investir em treinamentos regulares e feedbacks construtivos contribui para criar uma experiência positiva que não só fideliza os pacientes existentes, mas também atrai novos por meio de recomendações.

7 – Concentre-se nas relações com o paciente

Demonstre interesse pelo bem-estar dos pacientes, criando um ambiente acolhedor que promova confiança e satisfação.

Da mesma forma, estabeleça canais de comunicação abertos, envie lembretes de consultas e solicite feedback regularmente. O foco da sua clínica sempre deve estar em cultivar relações sólidas com os pacientes. 

8 – Expanda seus serviços

A expansão dos serviços pode ser um diferencial estratégico. Avalie as necessidades do seu público-alvo e introduza novos tratamentos ou serviços complementares. 

Outra boa dica pode ser explorar parcerias estratégicas com profissionais de áreas relacionadas, ampliando o leque de serviços oferecidos e fortalecendo a posição da clínica no mercado odontológico.

Quer saber quais serviços estão em alta e quais as tendências do seu mercado? 

Clique aqui e confira nosso infográfico que reúne 7 inovações que todo gestor de clínica odontológica precisa conhecer!

Conte com a tecnologia como uma aliada

A tecnologia é a maior aliada da gestão de clínicas odontológicas, proporcionando eficiência, praticidade e aprimoramento dos processos. 

Com as ferramentas certas, você consegue otimizar desde o agendamento, até o atendimento ao paciente, impulsionando a qualidade dos seus serviços e fortalecendo a administração do seu negócio.

O Feegow Odonto é um software repleto de recursos para descomplicar e agilizar o seu gerenciamento. 

Desenvolvido por especialistas em gestão de clínicas médicas e odontológicas, ele conta com funcionalidades que facilitam desde as tarefas administrativas até a construção de odontogramas digitais. 

Os módulos da plataforma fornecem tudo o que você precisa para controlar a agenda, melhorar o atendimento e manter o financeiro sob controle. 

Com o Feegow Odonto, você desfrutará de uma gestão mais moderna e eficaz, alavancada pela tecnologia para enfrentar os desafios e proporcionar um atendimento excepcional aos pacientes. 

E por falar em gestão assertiva, que tal ficar por dentro das melhores práticas para transformar a administração da sua clínica em algo mais simples, efetivo e inteligente?

Clique aqui e faça o download do nosso guia de gestão para clínicas odontológicas!