Se a sua clínica utiliza o mesmo sistema de dados clínicos há muitos anos, certamente já possui um grande acervo de informações sobre os clientes da clínica.
Para trocar de sistema sem perdê-los, será preciso realizar o processo de migração de dados clínicos.
Assim, você atualiza o seu sistema, ao mesmo tempo em que mantém informações importantes aos serviços médicos de sua empresa.
Contudo, este processo traz alguns riscos, o que torna necessário ponderar antes de tomar uma decisão.
Por isso, trouxemos algumas dicas neste post para te ajudar a refletir se este é o momento ideal para mudar, e como escolher o melhor sistema, se for o caso. Confira!
O que são dados clínicos?
Em primeiro lugar, são todas as informações sobre a saúde do paciente, desde seu histórico de doenças pregressas até os procedimentos e tratamentos que ele realizou em sua clínica. Ao longo dos atendimentos o médico armazena estas informações no prontuário do paciente.
Anteriormente, os profissionais registravam os dados clínicos em prontuários de papel. No entanto, o avanço da tecnologia deu origem ao prontuário eletrônico.
Esta ferramenta é uma forma muito mais prática e segura de registrar e arquivar o histórico clínico dos pacientes.
Afinal, com um sistema para os dados clínicos, a empresa não precisa de um espaço físico e do mobiliário para arquivar os prontuários. Além disso, evita-se problemas como o extravio e a degradação dos documentos.
Diante destes benefícios e como parte de uma tendência global pela digitalização, muitas instituições de saúde estão adotando o prontuário eletrônico do paciente.
No Brasil, 82% dos estabelecimentos de saúde contavam com um sistema eletrônico para registro dos dados dos pacientes em 2019.
Estas informações estão na pesquisa TIC Saúde 2019, do Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI).
O estudo também mostrou que nove em cada dez estabelecimentos privados de saúde contavam com um sistema de dados clínicos. Com uma adesão tão alta, é natural que aconteça uma evolução desses sistemas.
Principalmente para adequação às regulamentações quanto ao uso dos dados do paciente e para aumentar a eficiência dos processos de informação. É sobre essas questões que falaremos nos próximos tópicos. Acompanhe!
Por que e quando fazer a migração de dados clínicos?
De modo geral, analise se o seu sistema atende às necessidades da sua empresa e se ele está em conformidade com as diretrizes sobre o uso dos dados.
Assim, o momento certo de fazer a migração é quando você já esgotou os recursos do seu software atual e precisa novas funcionalidades. Ou quando não tem certeza de que o sistema já está de acordo com as normas.
Confira abaixo uma lista de outros motivos para fazer a migração de dados:
O sistema atual é engessado
Os primeiros sistemas de dados clínicos precisavam de instalação em um servidor interno da empresa.
Desse modo, os gestores deviam, necessariamente, estar na clínica para acessar as informações e acompanhar a operação.
Se você ainda utiliza um sistema desse tipo, pode ser uma boa ideia migrar para uma versão na nuvem. Assim, sua mobilidade nas atividades aumenta, além de ter à disposição uma equipe de suporte online para resolver possíveis problemas e tirar dúvidas.
Segurança dos dados
Garantir a proteção das informações dos seus pacientes é fundamental para qualquer instituição de saúde. Portanto, se o sistema atual apresenta alguma falha neste sentido, é importante que você encontre uma outra opção.
Sobretudo, principalmente, pela natureza sensível dos dados clínicos e da exigência do sigilo médico. Tudo isso, reforçado pelas novas diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados.
Elevar o estágio de maturidade do sistema
De acordo com a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), os softwares médicos possuem três estágios de maturidade:
- O sistema contempla conteúdos e funcionalidades mínimas para fazer o registro e utilizar as informações da saúde dos pacientes adequadamente;
- Neste estágio, além das características do estágio anterior, o sistema deve contar com recursos adicionais para aumentar a eficiência na operação e na assistência da clínica;
- É o nível mais elevado de maturidade que acumula as características dos dois estágios anteriores e acrescenta recursos mais avançados para o registro e uso dos dados clínicos dos pacientes.
Se você precisa de um sistema mais robusto para a sua clínica, estes estágios podem te ajudar a escolher o software ideal para o seu negócio.
Quais são os riscos ao migrar seus dados clínicos?
Basicamente, existem dois riscos ao migrar seus dados clínicos. O primeiro é a perda dos dados durante o processo e o segundo é o vazamento de informações dos pacientes.
Para não perder os dados ou corrompê-los é necessário fazer alguns testes antes de efetuar o processo para ver como eles se comportam ao serem transferidos para o novo banco de dados.
Acima de tudo, talvez seja preciso converter o formato dos arquivos, dependendo das diferenças entre cada um dos sistemas.
Para evitar vazamentos, a solução é proteger ambos os sistemas com criptografia. Por isso, vale a pena contar com um time de profissionais especializados neste tipo de processo quando você for migrar seus dados para outro sistema.
Isto vai garantir tanto a segurança como a integridade das informações de seus pacientes e de sua clínica.
Estes profissionais realizarão um planejamento para realizar o processo de migração em estágios, localizando os arquivos dentro dos diferentes bancos de dados e convertendo-os quando necessário.
Dessa forma, eles garantem que todos os arquivos sejam padronizados para que o novo sistema consiga ler todas as informações.
Como escolher o melhor sistema para dados clínicos?
Em síntese, o primeiro passo para escolher o melhor sistema para dados clínicos é verificar se ele atende àquelas necessidades que te motivaram a fazer a migração.
Confira as características das opções que você está considerando. Para te ajudar aqui vai uma check list de características indispensáveis para o melhor sistema de dados clínicos:
- O sistema é totalmente online, ou seja, não é preciso instalar nenhum programa no computador da clínica;
- Ele contém criptografia de dados, com backups automáticos e periódicos além de armazenamento na nuvem para garantir a segurança e integridade dos dados clínicos;
- O software traz outras soluções para a gestão da sua clínica, como gerenciamento de agendas, financeiro, relatórios, etc.;
- A empresa do novo sistema possui uma equipe para te ajudar no processo de migração dos dados;
- Ele conta com funções que otimizam o trabalho de sua equipe nos diferentes setores a empresa;
- O software oferece o recurso de assinatura digital integrado para os médicos;
- Ele possui a Certificação SBIS-CFM que atesta a segurança e qualidade do sistema.
Depois de selecionar as opções que apresentam essas características, verifique os diferenciais de cada um.
Isto é, recursos que estão disponíveis em um e não em outro, valores e condições de pagamento.
Também é importante que você faça um teste com o sistema antes de tomar a decisão final, por isso procure sistemas que ofereçam a possibilidade de teste grátis.
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O Feegow Clinic possui a Certificação SBIS-CFM que garante que os dados clínicos armazenados em nosso software estão protegidos.
Inclusive, o gestor da clínica consegue determinar o nível de acesso às informações que cada usuário tem no sistema.
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Perguntas frequentes:
O que são dados clínicos?
São todas as informações sobre a saúde do paciente, desde seu histórico de doenças pregressas até os procedimentos e tratamentos que ele realizou em sua clínica.
Por que e quando fazer a migração de dados clínicos?
Para começar a utilizar um software com as funcionalidades certas para atender as necessidades de sua clínica e quando o seu software atual não apresenta as garantias de segurança de dados.
Como escolher o melhor sistema para dados clínicos?
Analisando as características de cada opção do mercado para escolher entre as opções que oferecem as funcionalidades essenciais para o seu negócio.
