Todos os negócios já passaram e passam por dificuldades financeiras. Isso porque, dependendo do serviço que é oferecido, os clientes podem acabar sendo inadimplentes.
Na clínica médica, isso não é diferente. Porém, existem algumas dicas que os consultórios podem usar para evitar esses casos de proteger as contas a receber.
A inadimplência financeira é o tema deste texto. Veremos como ela atinge o cotidiano da clínica médica e seus impactos para a gestão. Também iremos dar algumas dicas de como diminuir essa inadimplência. Confira!
O que é inadimplência financeira?
A inadimplência financeira é a falta de pagamento de uma conta. Por exemplo: quando uma pessoa não paga uma conta de luz ou o boleto do cartão de crédito, ela está inadimplente com essas empresas. Isso se estende para outras obrigações financeiras, como dívidas.
A gestão financeira é importante para todos os quesitos de uma clínica médica, inclusive evitar a inadimplência financeira. Isso faz com que a pessoa consiga honrar suas contas a pagar.
Os fatores para isso acontecer são inúmeros. Desemprego, valores que superam os rendimentos ou gastos inesperados. Por isso, ter uma gestão de seus débitos é importante para sua saúde financeira.
Quais os impactos da inadimplência?
O principal impacto da inadimplência de pacientes é que a sua clínica terá menos entradas, comprometendo o pagamento das contas, gerando atrasos e consequentemente juros e multas.
Caso, essa situação não seja resolvida rapidamente, a clínica terá problemas na sua cadeia de suprimentos. Afinal, ela mesma se tornará inadimplente com seus fornecedores que poderão deixar de negociar com ela.
Em linhas gerais, a inadimplência representa um risco para a própria continuidade da clínica. Isso porque a credibilidade financeira da empresa fica com uma imagem desgastada diante de bancos e fornecedores.
Para exemplificar: caso sua clínica esteja devendo algumas parcelas ao fornecedor de materiais de consumo como luvas e máscaras descartáveis, essa empresa irá juridicamente cobrar seus serviços, dificultando, por exemplo, na aprovação de linhas de crédito junto aos bancos.
Os impactos não são observados apenas na cadeia de suprimentos, mas também na dificuldade de pagamentos de colaboradores, sendo um grande ciclo de instabilidade administrativa.
Por isso é fundamental ter um controle financeiro eficiente de entradas e saídas, para que haja previsibilidade orçamentária sem comprometer a saúde financeira da clínica.
10 dicas para evitar a inadimplência na clínica médica
Confira a seguir, o que você pode começar a fazer na sua clínica para que os pagamentos fiquem em dia:
1 — Faça análise de crédito do cliente
Mesmo que as pessoas que frequentam a sua clínica sejam pacientes, elas também são clientes e, para evitar problemas financeiros para o seu estabelecimento, é preciso certificar-se que eles podem pagar a consulta. Para tanto, é preciso analisar o seu crédito.
Como qualquer empresa, você pode, como exemplo, fazer uso dos serviços de proteção ao crédito.
Por meio deles, você consegue verificar se existem dívidas em nome do cliente. Caso haja, solicite o pagamento à vista, assim, não se corre o risco de não receber o pagamento.
2 — Tenha contratos bem claros e elaborados
Mais uma dica de gestão financeira para médicos é prevenir situações que levem o cliente a deixar de fazer um pagamento.
Ainda assim, ele pode alegar diferentes razões e, para evitar que isso vá adiante, é de extrema importância contar com um contrato bem elaborado.
De maneira geral, esse contrato deve ser suficientemente claro e explicar ao cliente todos os seus detalhes.
Isso quer dizer que no documento deve haver o serviço que será prestado, como ele deve ser pago e o que acontece em caso de não pagamento.
Por outro lado, itens relacionados a esses assuntos faz-se necessário que haja demais aspectos legais.
Por conta disso, vale a pena ter a consultoria de um advogado experiente na elaboração de contratos na área médica para preparar um contrato bem completo e transparente.
3 — Controle as contas a receber
Ter o controle das contas a receber da sua clínica é mais um fator muito importante. Esse cuidado não vai fazer com que os clientes não deixem de pagar, mas se rolar, você consegue identificar bem rápido os inadimplentes.
A partir disso, é possível buscar uma negociação e, dessa forma, reduzir as contas em aberto.
Pensando nisso, deve-se registrar todos os recebimentos que vão entrar em cada mês e verificar, com uma determinada frequência, se o pagamento foi feito.
Isso pode ser conferido por meio de softwares que tornam mais eficiente o procedimento.
Entretanto, mesmo de forma manual é possível realizar essa conferência, o que exige a verificação das contas bancárias da clínica.
4 — Ofereça diferentes formas de pagamento
Entre as dicas de gestão financeira para médicos também estão maneiras de facilitar o pagamento dos clientes.
Nesse sentido, vale a pena oferecer diferentes modalidades para que eles paguem as contas.
Ou seja, ao menos, disponibilizar as formas mais convenientes para os seus clientes. Certamente, as clínicas já estão aderindo ao cartão de crédito, por exemplo.
Embora seja preciso pagar taxas, pode compensar de acordo com os valores cobrados por cada consulta. Afinal, com o cartão de crédito, o recebimento é garantido.
Sendo assim, a sua clínica pode ainda aceitar transferência bancária, pagamento com boleto, cartão de débito e outros, conforme o perfil do seu público e do que pode tornar o pagamento mais fácil e seguro.
5 — Seja flexível com a data de pagamento
Outra dica que pode ajudar em muito na gestão financeira para médicos é ter datas de pagamento mais flexíveis.
Por mais que pagamentos em uma única data tornem mais ágil o seu trabalho para controlar os recebimentos, pode prejudicar a taxa de pagamentos em dia.
Isso porque nem todas as pessoas recebem os seus salários no mesmo dia, então, diferentes opções de data podem garantir que mais clientes paguem em dia.
Para você, pode ser um pouco de trabalho a mais, porém, com as ferramentas certas essa tarefa é simplificada.
6 — Crie banco de dados com histórico dos clientes
Mais uma forma de prevenir que os clientes deixem de realizar os pagamentos é com um banco de dados que mostre o histórico de cada um deles.
Dessa maneira, na hora de um paciente marcar a consulta, você pode acessar o seu histórico e verificar o seu perfil.
Caso nele haja informações que indiquem que se trata de um mau pagador, sem dúvida, é possível solicitar que faça o pagamento à vista.
Desse modo, pode conferir se, porventura, não se trata de cliente que já está inadimplente, podendo, assim, negociar a dívida antes de fazer outra.
7 — Organize a relação com os convênios
Muitas clínicas atendem pacientes que possuem planos de saúde com os quais têm convênio.
Seja como for, caso o cliente não pague diretamente à clínica, ou ao menos, não realiza o pagamento integral, pois é o plano de saúde que faz isso.
Nesse contexto, é preciso estar atento a diferentes aspectos. Primeiramente, é importante ter com os planos de saúde contratos claros que indiquem o que acontece quando o paciente não realiza o pagamento da consulta para o seu plano de saúde.
Segundo, a sua clínica necessita de um sistema eficiente para identificar quais são todos os pacientes conveniados, quando os seus pagamentos entram e, quando for o caso, de quanto é o desconto na consulta. Essas informações devem estar todas muito bem organizadas.
8 — Negocie com os clientes inadimplentes
Mas, se mesmo depois de colocar em prática todas as dicas para gestão financeira para médicos, ainda acontecem situações em que os clientes não cumprem com os seus compromissos, é preciso ter um procedimento para fazer a cobrança. Negociar é o melhor.
Isso quer dizer que você precisa de uma sistemática, que pode começar com um lembrete ao cliente de que o pagamento já venceu, pois, em muitos casos, pode ser apenas esquecimento. Nesse caso, ou se ele não puder pagar, agenda-se uma nova data.
Porém, quando, mais uma vez, o pagamento não é realizado, você pode fazer outra tentativa de cobrança ou dar início ao protesto de título.
Ou seja, cobrar por meio judicial o pagamento. Assim, se o devedor, no prazo previsto, não quitar a dívida, o seu nome fica “sujo”.
9 — Contrate um contador profissional
Contar com uma equipe de profissionais competente, comprometida e capacitada para atuar no setor financeiro do seu estabelecimento é mais uma das dicas para diminuir a inadimplência da sua clínica. Nesse quadro, deve haver um contador experiente.
É possível contratá-lo, inclusive, de forma terceirizada, para oferecer a consultoria necessária, ou mesmo um escritório de contabilidade, a fim de ajudar na administração como um todo da sua clínica. Assim, ele pode realizar o planejamento estratégico do setor financeiro.
Lembre-se que, como já dito, mesmo clínicas médicas, odontológicas e outras se assemelham, em diferentes aspectos, a qualquer outra empresa. Isso quer dizer que não basta atender um paciente com qualidade e com profissionais qualificados.
Uma vez que isso é essencial torna-se necessário pensar ainda nas finanças do seu estabelecimento, na gestão de pessoas, na eficiência do setor de estoque e nos demais departamentos da sua clínica. Com isso, tem-se uma gestão de sucesso.
10 — Use as ferramentas adequadas
Por outro lado, uma equipe completa e especializada é importante para atuar nos diferentes setores da sua clínica, é de extrema necessidade que ela tenha acesso às ferramentas mais adequadas para desempenhar o seu trabalho. Isso garante total eficiência.
Hoje em dia existem softwares que contribuem com a gestão de clínicas e demais estabelecimentos de saúde.
Para isso, oferecem recursos de gestão de agendas, prontuário eletrônico, autorizador de convênio e formas de evitar inadimplência em clínicas ou para negociá-las.
Valer-se dessa tecnologia é importante para empresas de todos os segmentos, inclusive, para clínicas, já que com os recursos que oferece permite um trabalho mais eficiente de todos os seus profissionais. Afinal, é possível realizar tarefas com mais agilidade e com menos erros.
Por consequência, colaboradores atuam em um ambiente de trabalho favorável e pacientes são melhor atendidos. Isto é, todos saem ganhando quando existe a preocupação em diminuir a inadimplência em clínicas e gerenciar processos de forma assertiva.
Perguntas frequentes:
Qual a importância da gestão financeira na clínica médica?
A gestão financeira é importante para todos os quesitos de uma clínica médica, desde pagamento em dia com fornecedores até a boa saúde da empresa. Ela evita, inclusive, a inadimplência.
Como evitar a inadimplência financeira?
Ter uma boa gestão financeira evita as possíveis inadimplências. Outras dicas são: realizar análise de crédito do cliente, possuir contratos claros, ter o controle de contas a receber e oferecer diferentes formas de pagamento aos pacientes.
Como um software médico pode ajudar a resolver a inadimplência?
Os softwares auxiliam em toda a gestão da clínica médica. Desde agendamentos de pacientes, prontuário eletrônico, autorizador de convênio até a organização financeira, o que auxilia a evitar inadimplência.
