Gestão de custos na clínica médica: saiba como diminuir gastos

A má gestão de custos da clínica médica é causada por diversos problemas. Alguns exemplos são a desatualização do estoque de materiais e insumos, compras de equipamentos sem planejamento e contratação de profissionais desqualificados. 

Isso acaba gerando um déficit no caixa, que pode inclusive afetar o capital de giro, fazendo sua clínica fechar em pouco tempo. 

Por isso, se você enfrenta algum desses problemas ou quer evitar que eles aconteçam, é importante saber como reduzir custos na clínica de maneira inteligente. 

Neste conteúdo, daremos dicas para serem colocadas em prática de forma simples e dinâmica. Assim, será possível tornar a sua gestão financeira mais eficiente. Confira! 

Como funciona uma boa gestão de custos na clínica médica?

A gestão de custo é feita por meio de uma análise de tudo que é necessário para o serviço ser ofertado com qualidade. Ou seja, é preciso saber todos os gastos e investimentos que devem ser realizados para que a clínica médica funcione. 

Portanto, é essencial que haja planejamento estratégico do negócio, o qual é composto por:

• Missão;
• Visão;
• Valores;
• Cenários internos e externos;
• Objetivos de curto a longo prazo;
• Indicadores de resultado.

Será através desse plano que você saberá o que já foi gasto e o quanto deverá ser investido. 

É com essas informações que também será possível fazer uma precificação justa do serviço, por exemplo. Assim, a clínica conseguirá se autossustentar e ter dinheiro em caixa para melhorias ou emergências. 

Além disso, aplicando a análise da gestão de custos, dá para descobrir quais valores fixos e variáveis estão minando o seu financeiro. Assim, ficará mais fácil pensar em estratégias para reduzir esses gastos e então fazer cortes sem afetar a qualidade do serviço. 

Por que é importante? 

Compreender a situação econômica do negócio, seja a visão micro ou macro, é essencial. Será por meio dela que você conseguirá analisar o atual desempenho da clínica médica e a margem de lucro que ela dá. 

Com isso, é possível prever com segurança se haverá meios de crescer no mercado, ou se será preciso fechar as portas. 

Inclusive, segundo o estudo do Sebrae, quase 75% das empresas brasileiras fecham em menos de 4 anos. Desse número, 54% encerram as atividades por conta de uma má gestão de custos. 

Portanto, se você não quer fazer parte dessa estatística, é importante saber estruturar e organizar seu financeiro, além de estudar formas de reduzir gastos. 

A importância da redução de custos na clínica

A redução de custos é uma etapa importante da gestão financeira. É por meio dela que você conseguirá ter grande vantagem no mercado. Isso porque, com o equilíbrio das finanças e um foco na diminuição de gastos, a sua lucratividade será muito maior. 

Com isso, você terá dinheiro para investir em equipamentos modernos e tecnológicos, ou então automatizar sua clínica através de softwares e sistemas eficientes. Consequentemente, será possível oferecer mais qualidade no atendimento ao paciente. 

Além disso, havendo dinheiro em caixa, os riscos operacionais são potencialmente reduzidos. Ou seja, não haverá ausência de materiais ou insumos decorrentes da falta de pagamento do fornecedor, por exemplo. Isso evita, inclusive, que a reputação da sua clínica seja afetada. 

Assim, ao reduzir os custos, você consegue ter mais vantagem competitiva no mercado, pois as melhorias tornam o negócio mais atraente. Sendo assim, com uma boa gestão financeira, fica muito mais fácil fazer sua clínica crescer e ser referência!

Principais custos da clínica médica

Para obter as vantagens citadas nos tópicos anteriores, é importante entender sobre os verdadeiros custos de uma clínica médica. São muitos detalhes que precisam ser considerados. 

Por exemplo, existem os custos diretos, caracterizados pelo valor da matéria-prima e mão-de-obra envolvida na prestação do serviço. Mas, também há os custos indiretos, como valor do deslocamento até a clínica, alimentação dos funcionários, marketing, entre outros.

Abaixo, listamos quais são os principais gastos e investimentos mensais necessários para manter seu negócio com as portas abertas e de que forma é possível reduzir os custos deles. Confira!

Despesas fixas

Os custos fixos são aqueles que devem ser pagos todos os meses, sempre com o mesmo valor. O aluguel e o salário fazem parte desse tipo de despesa, assim como o pagamento de planos de plataformas médicas, internet, aluguel de equipamentos, entre outros. 

E independente do número de pacientes atendidos, esses valores não mudam. Por isso, é importante ter um bom planejamento, para que assim você saiba qual é o mínimo de consultas que devem ser feitas para pagar todos os gastos. 

Uma forma de economizar em despesas fixas é analisando a necessidade de cada uma delas e pesquisando alternativas mais baratas. 

Por exemplo, existem diversos softwares médicos no mercado que disponibilizam uma variedade de ferramentas. Todavia, alguns dos recursos podem não ser úteis no seu caso. Sendo assim, faça uma boa busca para descobrir um sistema ideal para você!

Despesas variáveis

Os custos variáveis, por outro lado, são todos os que mudam de volume, periodicidade e necessidade. Eles vão desde o valor da água e energia da clínica até o pagamento dos fornecedores. 

Esse tipo de gasto está atrelado a dois fatores: uso diário dos produtos ou serviços, e a quantidade de consultas feitas na semana/mês. Isso significa que, havendo mais pacientes para atender, maior será o gasto de material, energia, etc. 

Todavia, o inverso não acontece. Ou seja, pode ser que você esteja utilizando insumos e serviços de infraestrutura além do necessário. E é aqui que o foco da economia deve estar. 

Poupar energia ao abrir as janelas para deixar o ar condicionado desligado, reduzir a impressão desnecessária de documentos, entre outras práticas, são alguns hábitos que acarretam em uma redução de custos variáveis. 

Aluguel

Pagar o aluguel é a realidade da maioria das clínicas médicas, já que há mais praticidade e baixo custo, se comparado ao investimento de comprar ou construir uma do zero. 

E o valor dele varia conforme a localização, tamanho do espaço, estrutura, entre outros. Por isso, para reduzir os custos, é importante avaliar bem se o aluguel do seu negócio é condizente com o planejamento estratégico. 

Por exemplo, se o seu intuito é trabalhar via telemedicina e oferecer exames presenciais específicos, então ter um consultório grande não se faz necessário. Ou seja, analise bem o que seu imóvel ideal deve apresentar e faça uma escolha de aluguel consciente. 

Salários e benefícios

Como você sabe, uma clínica médica não funciona sem profissionais para atuar em diferentes áreas. Seja administradores, financeiros, médicos, secretárias, faxineiros, entre outros. Cada um possui funções essenciais. 

E independente se a contratação é feita em regime CLT ou PJ, é preciso arcar com o pagamento do salário e, em alguns casos, dos benefícios. Além disso, há direitos trabalhistas, como as férias e horas extras, que precisam ser cumpridos. 

Neste caso, a forma de reduzir os custos é contratar bons funcionários. Isso significa ter profissionais qualificados, aptos e produtivos, para assim evitar custos demissionais ou então admissões extras para suprir as necessidades de competência. 

Materiais

Ao gerenciar uma clínica, você sabe que os custos dos materiais podem ser bem grandes. Isso porque, para um bom atendimento, é necessário utilizar diariamente:

• Luvas;
• Máscaras;
• Aventais descartáveis;
• Álcool para esterilização; 
• Medicamentos;
• Entre outros.

E como não dá para diminuir o uso diário deles, afinal suas finalidades são para a promoção da saúde, o ideal é reduzir os custos de outra maneira. E isso deve ser feito através da organização e planejamento médico. 

Possuindo um calendário de fornecimento, um estoque equilibrado e um bom relatório de materiais, é possível evitar desperdícios decorrentes do vencimento de produtos, além das compras emergenciais que são inevitavelmente mais caras. 

Estratégias para gestão de custos na clínica médica

Agora que você já compreendeu a importância da gestão financeira e métodos para economizar e reduzir os gastos da sua clínica médica, chegou o momento de aplicar estratégias que auxiliam na sua gestão de custos. Para isso: 

Separe as finanças pessoais e empresariais

Essa etapa é essencial para o gestor ou sócio da clínica manter o controle das finanças. 

Segundo especialistas da Real Cultura Financeira, ao misturar dinheiro da pessoa física com a jurídica, é possível levar seu negócio à falência, além de acarretar problemas com a Receita Federal. 

Por isso, o principal passo a ser dado nesta situação é definir um pró labore justo e com equidade salarial ao mercado. Dessa forma, todo dinheiro excedente será destinado a poupança da clínica para futuros investimentos e/ou imprevistos. 

Identifique as despesas fixas e variáveis

Como pontuamos anteriormente, as despesas fixas e variáveis são pilares financeiros que, quando não gerenciados da melhor maneira, podem acarretar em problemas no fluxo de caixa da clínica. 

Portanto, uma etapa importante da gestão de custos é conseguir elencar todos os valores mensais, para que assim você compreenda quais são as reais despesas. Além disso, se atente a outras recorrências mais esporádicas, como por exemplo a compra de medicamentos para doenças sazonais. 

É dessa forma que será possível se organizar financeiramente para evitar imprevistos e ratificar investimentos futuros. 

Sempre registre entradas e saídas

Após separar o dinheiro PJ (pessoa jurídica) e PF (pessoa física), assim como possuir clareza sobre os custos fixos e variáveis, é preciso também registrar todas as entradas e saídas das finanças. 

Isso significa acompanhar:

• Recibos das consultas pagas pelos pacientes;
• Faturamento feito pelas operadoras do plano de saúde;
• Gastos com a manutenção do consultório;
• Pagamento de fornecedores e funcionários; 
• Entre outros. 

Ao ter noção das movimentações financeiras, problemas como as glosas médicas podem ser evitados. Mas para tornar a gestão ainda mais eficiente, é recomendado o uso de softwares médicos que possam gerenciar e automatizar essas informações. 

Assim, será muito mais fácil, prático e rápido registrar não apenas o livro caixa da clínica, como também acompanhar outros setores. 

Defina políticas de pagamento

Uma clínica médica pode adotar diversos meios de pagamento, como por exemplo:

• Cartão de crédito;
• Boleto bancário;
• Pagamento online;
• Pix ou à vista.

Todavia, antes de decidir quais métodos aceitar, é importante entender a forma preferida de pagamento dos seus pacientes. Por exemplo, se o seu público-alvo são pessoas de baixa renda, saiba que grande parte dessa população não é bancarizada. Ou seja, nesses casos, oferecer pagamento via cartão de crédito não é uma boa escolha. 

Além disso, deve-se ter uma comunicação clara sobre a política de pagamento com seus pacientes. Isso significa informar com antecedência de que forma eles podem pagar as consultas e exames. E ainda, deve-se informar também possíveis custos extras em casos de saldos pendentes, por exemplo. 

Invista em tecnologia

Por último, entenda que para ter uma boa gestão de custos e até mesmo ter uma redução dos gastos clínicos, é importante investir em tecnologia. 

Como citamos no decorrer deste conteúdo, os softwares médicos são capazes de auxiliar em diversas tarefas financeiras. Isso porque, a automatização das informações diminui os erros humanos, evita o surgimento de glosas e mapeia de forma visual o controle das finanças. 

Dessa forma, você terá mais tempo para trabalhar e dar atenção para outras demandas. Assim o atendimento da clínica se tornará mais humanizado. 

Alguns exemplos de recursos que os softwares médicos podem promover, são:

• Sinalizar quantidades de contas a pagar e receber;
• Controlar receitas e despesas fixas;
• Gerar extrato de contas e posições;
• Fazer rateio de custos;
• Promover relatórios de previsões financeiras;
• Gerenciar o fluxo de caixa e recebimento de convênios;
• Entre outros.

Estes, inclusive, são algumas das funcionalidades presentes no Feegow Clinic. É por compreender a extensa lista de demandas existentes nos consultórios médicos que a Feegow promove soluções que auxiliam de fato o dia a dia dos médicos, administradores e financeiros. 

Inclusive, pensando em ajudar você a aumentar o faturamento da clínica, desenvolvemos um guia completo cheio de dicas e informações essenciais para se ter uma gestão financeira mais assertiva. Para conferir, basta baixar gratuitamente o nosso Manual de Faturamento de Clínicas e aprender como aumentar os seus resultados!

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Perguntas frequentes:

O que é gestão de custos?

Gestão de custos é ter a relação de todos os gastos e investimentos existentes e necessários para fazer o negócio funcionar. Assim, por meio do planejamento estratégico da empresa, você conseguirá ter o equilíbrio financeiro ideal.

Como a gestão de custos pode ajudar a clínica médica?

Através de uma gestão financeira equilibrada e um foco na redução de custos, é possível diminuir os riscos operacionais, aumentar a possibilidade de investimentos, potencializar a lucratividade, gerar vantagem competitiva, entre outros benefícios.

Como melhorar a gestão de custos?

É possível melhorar sua gestão de custos ao identificar as despesas fixas e variáveis, separar os custos pessoais e empresariais, registrar as entradas e saídas, entre outros. Porém, é através do investimento em softwares médicos que você terá uma gestão de custos completa e eficiente.