Agenda lotada é boa notícia — mas se a organização não for otimizada, quem adoece é o profissional. Hoje, você descobrirá como a Feegow Agenda Online traz mais eficiência para a administração de consultas e horários da sua clínica.
Com esse sistema você conseguirá ter uma visão completa de quem irá atender, o histórico de consultas do paciente. Desse modo, não haverá surpresas na hora do atendimento, como cancelamento ou atraso devido à falha de comunicação e registro.
Inclusive, outro problema na administração da agenda é o adiantamento de horários. Muitas vezes os pacientes vão pedir se podem ser atendidos antes ou mais cedo. Se você falhar no registro ou acompanhamento dessas mudanças, ficará com horários vagos que poderiam ser ocupados pelos que querem adiantar.
Quer ficar com a agenda lotada de consultas, mas com tempo e leveza de sobra como se estivesse com ela vazia? O Feegow Agenda Online traz isso para você com todo poder de administração e gestão de clínicas. Entenda melhor lendo o conteúdo abaixo!
Feegow Agenda Online: agenda lotada da forma certa!
Parece contraintuitivo pensar que uma agenda lotada pode não ser algo positivo, não é mesmo? Você pode até dizer que isso demonstra o sucesso da clínica e que as pessoas confiam no seu trabalho.
E é claro que há verdade nisso! Mas existe um modo de tornar esse processo eficiente e saudável para o profissional e o Feegow Agenda é a melhor forma de fazer isso.
Uma agenda lotada sem apoio da tecnologia na administração pode significar uma sala de espera cheia. Isto é, se você não administrar bem o tempo do atendimento, dificilmente atenderá a todos no horário marcado.
Basta que a consulta de um paciente leve mais tempo que o previsto para gerar um efeito cascata de atrasos. E, mesmo que você tenha domínio sobre essa situação, pode estar sujeito a imprevistos.
Por isso, é importante ter um intervalo entre os atendimentos para manter a sua pontualidade. Afinal, o tempo de espera é uma das principais condições para a satisfação do paciente.
Dessa forma, você pode perceber que há 2 (dois) tipos de agenda lotada. O primeiro é aquele no qual há tantos pacientes agendados, que não há espaço na sala de espera.
Já o segundo tipo, o ideal, é uma agenda lotada, porém com o número de pacientes que você consegue atender com qualidade. Aqui, você pode alcançar uma boa rotatividade, equilibrando o tempo de atendimento e de espera.
Para isso, é necessário ter organização e eficiência, o que você consegue ao usar o Feegow Agenda Online e as boas práticas a seguir:
Confirmação de agendamento
Para evitar ausências, confirme o agendamento com antecedência. Isso ajudará o seu cliente a se lembrar do horário e chegar pontualmente ao consultório.
É possível fazer a confirmação por telefone ou automatizar mensagens via WhatsApp, SMS ou e-mail.
Centralização de informações
Com a rotina atribulada de uma clínica, não é raro que algumas informações se percam. Ao centralizá-las em um software médico, você visualiza facilmente tudo o que precisa saber para oferecer um atendimento de qualidade aos seus pacientes.
Em um mesmo lugar, você acessa desde as informações mais básicas, como o número da carteirinha do convênio do paciente, até as mais complexas, como seu histórico clínico e resultados de exames. Dessa forma, a sua rotina se torna mais ágil e simples usando a tecnologia!
Intervalo entre as consultas dos pacientes
Você pode criar variações de intervalo entre retornos de um mesmo paciente. Marque as consultas com base na situação da sua agenda e na disponibilidade da pessoa.
Por exemplo, se o retorno é para daqui a 30 dias, é possível marcar até o trigésimo quinto dia para adequar melhor o horário. Este método te ajuda a evitar tanto o acúmulo de atendimentos em apenas um dia, como os “buracos” na agenda.
Quais fatores impactam em um bom atendimento?
Existem 5 itens que fazem toda a diferença no atendimento de uma clínica. Seus pacientes e você evitarão dores de cabeça e terão uma relação mais saudável se tiverem esses elementos alinhados.
Abaixo, você confere quais são e deixamos claro: todos podem ser melhor administrados com o Feegow Agenda Online.
1. Tempo de espera
Imagine que o seu paciente tem uma consulta marcada às 14h. Então, ele chega em seu consultório com alguns minutos de antecedência, mas se depara com a recepção lotada de pacientes que aguardam atendimento médico.
Que tipo de sensação essa situação despertaria nele?
Em geral, as pessoas têm uma certa tolerância de espera, mas ela não é muito grande. Portanto, é preciso ter cuidado para que todos sejam atendidos o mais próximo possível da hora marcada.
2. Tempo de atendimento
O tempo de atendimento é a duração de cada consulta ou procedimento agendado.
Esta informação serve para você administrar melhor a espera dos pacientes e manter a recepção da sua clínica mais organizada.
Ele não pode ser rápido demais. Nesse caso, a pessoa pode achar que você está com pressa porque tem muitos clientes para atender.
Também não pode ser muito demorado, a ponto de causar insatisfação nos pacientes que ainda aguardam atendimento.
É preciso avaliar, de acordo com a especialidade do profissional, qual é o tempo médio de um atendimento e, assim, equilibrar tempo de espera e qualidade do serviço.
Dedique o tempo necessário para que seu paciente se sinta acolhido! Essa atitude mostra um atendimento mais humano.
3. Agendamento eficiente
O bom atendimento está diretamente ligado a um planejamento. O profissional que efetua os agendamentos deve conhecer todas as variáveis para que a sala de espera tenha uma boa dinâmica.
Para garantir a rotatividade adequada, é preciso agendar levando em conta quanto tempo cada profissional leva para atender.
Além disso, é necessário identificar qual o intervalo adequado entre os atendimentos para lidar com imprevistos, como cancelamentos e encaixes de última hora.
Isso requer organização e capacidade de agir rápido! Uma boa solução é ter um software de gestão clínica, que centraliza informações e auxilia na visualização da agenda.
4. Prontuário
A agilidade na gestão de dados otimiza o processo como um todo.
Dessa forma, prontuários de papel podem não ser a melhor solução, pois correm o risco de ser extraviados ou arquivados em lugares errados. Assim, você pode perder um tempo precioso apenas para localizar informações.
Se você usa a tecnologia a seu favor, esse problema pode ser resolvido com prontuários eletrônicos facilmente acessíveis. Com isso, a rotina da sua clínica se torna mais fluida e eficiente.
5. Rotatividade
Todos os fatores já mencionados atuam em conjunto para que este funcione bem. Mesmo que o seu atendimento e o de sua equipe sejam excelentes, a pontualidade pode pesar.
Portanto, ser capaz de administrar uma agenda lotada é um sinal maior de sucesso do que uma sala de espera cheia.
Confira a seguir como alcançar bons resultados na gestão da sua agenda clínica!
Como o Feegow Clinic te ajuda a organizar a agenda?
O Feegow Agenda Online é apenas uma das mais de 200 funcionalidades do Feegow Clinic. Nosso software de gestão oferece soluções para todo tipo e especialidade de clínica e consultório.
No módulo destinado para a agente, o profissional tem acesso completo a diversos recursos, por exemplo:
- Agenda médica diária e semanal;
- Gerenciador de fila de espera;
- Sala de espera com acompanhamento em tempo real;
- Repescagem de faltosos e desmarcados;
- Check-in e checkout pela agenda;
- Confirmação de consulta por meio de SMS;
- Disponibilização de código em iFrame para agendamento online.
O sistema ainda oferece a possibilidade de integrar agendas múltiplas, podendo filtrar a visualização por médicos, especialidades, convênios e localização.
O prontuário eletrônico faz parte do módulo de atendimento e, assim como os outros recursos do Feegow Clinic, possui integração com o módulo Agenda. Com ele você pode acessar a qualquer momento e em tempo real as informações do seu paciente.
Compartilhe esses dados entre os médicos que atenderem a mesma pessoa ou utilize para analisar o histórico de saúde da pessoa. Confira o que é possível checar com o prontuário eletrônico:
- Anamneses, Evoluções e Laudos Personalizáveis;
- Prescrições de medicamentos e fórmulas com bulário integrado;
- Emissão rápida de Atestados, Textos e Pedidos de Exame;
- Receituário de Controle Especial;
- Arquivos do paciente;
- Diagnósticos e CID.
Quer conhecer mais funções que automatizam o dia a dia na gestão da clínica? Entre em contato com nossos especialistas ou faça um teste gratuito em nossa página!
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Perguntas frequentes:
Dependendo do tipo de agenda lotada, por que ela não será benéfica para a clínica?
Para não criar a impressão de falta de planejamento e poder atender todos os pacientes com qualidade. Uma agenda lotada pode prejudicar a rotatividade do seu atendimento e aumentar o tempo de espera.
Como o Feegow Clinic garante a segurança dos dados?
Usamos os melhores sistemas de segurança de dados, analisados e fiscalizados por excelentes profissionais da área. Todas as suas informações ficam salvas e bem guardadas em nuvens, protegendo os médicos, os pacientes, os colaboradores e os dados financeiros da clínica.
De que outras formas o Feegow Clinic facilita na gestão de clínicas e consultórios?
O Feegow Clinic é um software 360. Isso significa que auxilia em todas as necessidades básicas e específicas de uma clínica. Desenvolvido por especialistas em gestão médica, ajuda a administrar prontuário, agenda, recepção, estoque, backoffice, entre outros setores. São mais de 200 funcionalidades com foco de gestão de alta performance para clínicas de todos os tipos terem mais eficiência e menos desperdício.
