O encaixe de consulta nas clínicas pode resultar em um melhor aproveitamento do tempo dos profissionais ou uma sucessão de atrasos.
Tudo vai depender de como a empresa lida com os encaixes e de que forma se organiza para que eles entrem na rotina de forma orgânica.
Para entender como tornar o encaixe de consulta algo proveitoso, siga a leitura deste post e aprenda a otimizá-lo!
O encaixe de consulta pode impactar a rotina da clínica de diversas formas, dependendo das circunstâncias.
Por exemplo, se o encaixe vem para preencher um cancelamento, o impacto é positivo. Afinal, o médico ficaria ocioso com um espaço vago em sua agenda e o encaixe vem para compensar uma falta.
Por outro lado, se a agenda está muito cheia e ainda é preciso fazer algum encaixe de consulta com urgência, é possível sofrer outro tipo de impacto.
Se a clínica não estiver preparada para essa situação, o encaixe pode atrasar as outras consultas que já estavam marcadas.
Ao não calcular os atendimentos agendados e encaixes, a clínica perde a oportunidade de atender as necessidades dos seus pacientes.
Para otimizar o encaixe de consulta, você pode adotar algumas práticas que vão te ajudar a lidar melhor com essas situações. Confira, a seguir, algumas delas:
Não caia na tentação de preencher todos os horários da sua agenda, sem deixar espaços entre as consultas.
Ao realizar os agendamentos, tenha em mente que imprevistos acontecem. Algumas pessoas se atrasam ou até mesmo se esquecem da consulta.
Portanto, é preciso considerar um tempo de tolerância para atrasos nas marcações. Isso proporciona uma boa margem para fazer os encaixes.
Para ter uma agenda flexível, é preciso conhecer muito bem a sua rotina.
Quanto tempo você gasta em cada atendimento? Quais os horários de pico? Quais dias da semana são mais movimentados?
É importante responder a todas essas perguntas para criar uma estratégia de encaixe dos pacientes, sem que isso gere atrasos nas consultas agendadas.
Quando a clínica possui uma lista de espera, o primeiro impulso é fazer os atendimentos na ordem em que foram solicitados.
No entanto, dependendo do problema do paciente, ele talvez precise ser atendido com uma certa urgência.
Nesses casos, é preciso ter um critério para decidir quais os clientes terão prioridade. Por exemplo, aqueles com a saúde frágil ou que precisem de um acompanhamento próximo podem ser atendidos primeiro.
Para lidar com o paciente no encaixe de consulta, é importante ter uma boa comunicação.
É preciso entender os motivos que levam o paciente a pedir o encaixe. Trata-se de uma urgência ou emergência?
No caso de urgência, é preciso escutar com atenção as queixas do paciente e avaliar em qual nível de prioridade ele se encontra.
Caso seja uma emergência, o melhor é encaminhar o paciente para um pronto-socorro, em que ele possa receber o atendimento imediato.
Nem sempre será possível atender a todos. Tentar fazer isso pode ser desastroso para a clínica, que não conseguirá dar conta da demanda. Também pode prejudicar a própria saúde do profissional, ao se submeter a rotinas muito intensas.
Sendo assim, é preciso dizer não em alguns momentos. É claro que existe um modo de fazer isso e demonstrar atenção com o paciente, ao mesmo tempo.
Por isso, sempre explique os motivos que te impedem de atendê-lo no dia desejado e ofereça alternativas em datas próximas.
Simplesmente dizer não, sem maiores explicações, pode dar a sensação de descaso - e o paciente pode acabar procurando outra clínica.
O Feegow Clinic possui uma funcionalidade específica para isso! Com ela, você pode configurar quantos encaixes cada profissional pode realizar por dia.
Se você se programa de modo que é possível fazer encaixes entre consultas, o Feegow Clinic te ajuda a configurar o número máximo entre os horários.
Estas configurações te oferecem mais controle para não se perder quando a agenda sofre alguma mudança.
Outro recurso útil no Feegow Clinic é a lista de espera. Assim, em vez de anotar em um papel o nome dos clientes que desejam um encaixe, você tem uma lista organizada no programa. Lá, você pode visualizar os clientes que pediram encaixe de consulta.
Assim que o paciente é atendido ou incluído em um horário da agenda, a lista se atualiza.
Com o Feegow Clinic, cada vez que um horário é cancelado, ele fica automaticamente disponível no agendamento online.
Para fazer mais encaixes, você pode investir na automatização da sua clínica. Com os processos repetitivos otimizados, sobra mais tempo para o atendimento em si.
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O encaixe de consulta pode impactar de forma positiva a rotina da clínica - se for bem gerenciado -, pois evita que os médicos fiquem ociosos por causa de cancelamentos de última hora.
Tendo uma agenda mais flexível, com encaixes que não afetem os outros atendimentos; conhecendo a rotina da clínica; e estabelecendo critérios de prioridade.
Para lidar com o paciente no encaixe de consulta, é preciso ouvir suas queixas, atender suas necessidades e saber dizer não, mas demonstrar atenção com o paciente.