Por que - e como - implantar o compliance na Saúde?
O compliance na saúde é um instrumento fundamental para evitar problemas com o Poder Público.
Além disso, a implantação de um programa de compliance traz uma série de benefícios que superam o simples cumprimento da legislação.
Se você é administrador de uma empresa de saúde, então continue a leitura deste post para saber quais são esses benefícios.
Além disso, você vai entender como funciona cada etapa da aplicação desta medida em uma empresa de Saúde. Confira!
O que é o compliance na Saúde?
A palavra compliance tem origem no verbo do inglês “to comply” que significa cumprir.
Em suma, o compliance na Saúde significa estar em conformidade com todas as leis e regras do setor.
Ter um programa de compliance é necessário para qualquer tipo de empresa. No entanto, para clínicas, consultórios e hospitais, ele é imprescindível.
Isso porque, a saúde é um dos setores que mais possuem regras específicas.
Ou seja, além das leis federais, estaduais e municipais de qualquer empresa, existem aquelas específicas para a Saúde.
Assim, elas precisam cumprir as normas da Anvisa, dos conselhos profissionais, como o Conselho Federal de Medicina (CFM) e o Conselho Federal de Enfermagem (CFE).
Além disso, utilizamos o compliance, em relação às regras internas da instituição.
Em outras palavras, um programa de compliance na Saúde orienta a criação de protocolos internos que garantam as boas práticas de uma instituição que presta serviços médicos.
Os pilares do compliance na Saúde
No Brasil, os programas de compliance na Saúde são influenciados pelo modelo estadunidense.
Portanto, vale a pena saber como ele se desenvolveu nos Estados Unidos e os princípios que eles utilizam em seus programas.
Assim, a primeira iniciativa do compliance na Saúde no país foi em 1996 com o Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).
Em português, o nome desta lei significa Ato de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde.
No entanto, apenas a partir de 2010 que o governo dos Estados Unidos tornou obrigatório às empresas um programa de compliance.
Assim, os programas de compliance na Saúde norte-americanos se baseiam em conceitos voltados para as necessidades do setor.
Confira quais são os 7 (sete) pilares do compliance na Saúde de acordo com o modelo americano:
- Implementação de políticas e procedimentos escritos que englobam padrões de de conduta e códigos de ética;
- Designação de um agente e de um comitê consultivo de compliance;
- Realização de treinamentos e orientações efetivas em compliance;
- Desenvolvimento de canais de comunicação como mecanismos de denúncia anônima;
- Realização de monitoramento com auditorias internas e externas, inspeções e revisão pelos pares;
- Reforço dos padrões de conduta dos funcionários por meio da divulgação efetiva de diretrizes disciplinares;
- Resposta imediata aos problemas detectados e desenvolvimento de ações corretivas.
Por que implantar o compliance na Saúde?
Para garantir a capacidade dos profissionais que trabalham na empresa em cumprir todas as normas do setor.
Ou seja, com o cumprimento de regras, as instituições evitam falhas.
Neste sentido, implantar o compliance é uma questão estratégica, pois trata-se de um mecanismo de alinhamento dos colaboradores com condutas benéficas para a instituição.
O mesmo se aplica à parte administrativa da empresa que lida com o pagamento de tributos, regularização do espaço físico e autorizações de funcionamento.
Com isso, a organização evita uma série de problemas que geram grandes danos financeiros.
As multas pelo não cumprimento de normas na Saúde, são altas, comprometendo definitivamente a continuidade das atividades. Portanto, deve-se ficar atento sempre aos processos da empresa.
Além disso, existem os danos morais que impactam a imagem da empresa perante a sociedade.
Desse modo, o compliance garante:
- A sustentabilidade do negócio;
- O comprometimento com os valores éticos;
- A segurança dos pacientes.
A legislação do compliance na Saúde
Em 2013, foi publicada a Lei nº 12.846/13 que dispõe sobre a responsabilização de pessoas jurídicas por atos cometidos pelos seus colaboradores contra a administração pública.
A partir dessa Lei houve um grande crescimento da aderência a programas de compliance no Brasil.
No âmbito da Saúde, o impacto foi ainda maior devido à intensa relação entre os prestadores de serviços e o Poder Público.
No entanto, esses programas abrangem diversos níveis de legislação. Podemos separar estas normas em dois grupos: normas jurídicas e normas internas. Confira:
Normas jurídicas
- Constituição Federal;
- Leis complementares;
- Leis ordinárias;
- Infralegais;
- Normas de conselhos profissionais.
Normas internas
- Estatuto;
- Regimento interno;
- Código de conduta;
- Regras de faturamento;
- Cultura.
Dentro das normas jurídicas também estão inclusas as leis estaduais e municipais.
Desse modo, tanto as ações da empresa como pessoa jurídica quanto os atos de seus colaboradores estão sujeitos à uma ampla rede de regulamentos.
Cada um deles está vinculado a penalizações que podem ser aplicadas no caso de violação.
Contudo, uma mesma ação pode acarretar consequências em mais de um código legislativo.
Qual é o objetivo dos programas de compliance na Saúde?
Os programas de compliance visam criar um suporte institucional para a empresa.
O objetivo é orientar as ações de gestores e colaboradores para a concretização da missão e dos valores da instituição.
Isso acontece por meio da construção de um conjunto de procedimentos e condutas a serem seguidos dentro de uma clínica, hospital ou consultório.
Com isso, a empresa previne e minimiza riscos relativos às atividades praticadas dentro da empresa.
Mais do que um simples livro de regras, os programas de compliance são usados para consolidar uma cultura organizacional.
Isso possibilita a consolidação de uma rede de cooperação interna capaz de impedir a ocorrência de condutas antiéticas e corruptivas.
Ou seja, o projeto da aplicação do compliance deve capacitar os colaboradores e ao mesmo tempo criar canais que permitam reportar atos nocivos à empresa.
A ideia é criar um engajamento de todos independente de sua posição no sentido de manter a integridade da organização.
Portanto, o esforço em estar em conformidade com as normas externas e internas envolve o propósito institucional da empresa.
Em suma, são estes aspectos que demonstram a sua maturidade e o seu posicionamento diante da sociedade.
O que é necessário para um bom programa de compliance na Saúde?
Políticas, procedimentos e padrões de conduta
Estes elementos constituem a base do programa. Podemos compará-lo a um manual de instruções que fornece o conhecimento necessário para executar uma tarefa corretamente.
Trata-se das diretrizes e normas internas elaboradas em conformidade com a legislação.
Dessa forma, se os colaboradores seguirem estas orientações, eles estarão automaticamente dentro da lei.
Em outras palavras, estas orientações condensam toda a variedade de normas a que uma empresa de Saúde está sujeita.
Um responsável pelo programa
É necessário designar uma pessoa responsável por monitorar e conduzir o programa de compliance.
Geralmente esta pessoa é um dos gestores da empresa. Ele deve ser apoiado por um comitê consultivo para detectar as não conformidades e ajudar a tomar as decisões para corrigi-las.
Treinamentos dos colaboradores
A promoção de treinamentos e medidas educativas é essencial para que os colaboradores compreendam a importância das políticas, procedimentos e padrões de conduta para a instituição.
Eles devem acontecer periodicamente para manter todos atualizados sobre as leis. Isto também é importante como uma forma de conscientização.
Canais eficazes de comunicação
Para que os colaboradores não sofram nenhum tipo de pressão, é importante garantir que os canais de comunicação preservem o anonimato das denúncias.
Ao mesmo tempo, eles precisam ser acessíveis e capazes de transmitir as mensagens com clareza.
Monitoramento e auditorias internas e externas
O monitoramento e as auditorias internas precisam constar como metas anuais da organização.
Para garantir a conformidade, o monitoramento deve ser um processo contínuo. Já as auditorias internas são realizadas periodicamente de acordo com o calendário das metas.
Além disso, podem ser feitas auditorias externas. Para isso, a empresa pode recorrer às entidades certificadoras e acreditadoras que se alinham à proposta do compliance.
Algumas das acreditações e certificações disponíveis são:
- Acreditação ONA;
- Niaho;
- ISO 37.001;
- ISO 2600;
- AA1000;
- SA8000.
Responder prontamente aos incidentes detectados e tomar medidas corretivas
Para garantir a eficácia do programa de compliance é necessário ter mecanismos para corrigir os problemas que forem identificados.
Isto pode incluir desde medidas educativas até atitudes mais incisivas para corrigir os incidentes.
Agora que você já conhece os elementos que compõem um bom plano de compliance, confira no próximo tópico como eles se encaixam em um sistema!
Como cumprir o compliance na Saúde?
Em primeiro lugar, o compliance na Saúde precisa estar alinhado com a estratégia.
Ou seja, a missão, visão e valores institucionais da empresa precisam demonstrar o compromisso em estar em conformidade com a Lei e mantendo os padrões éticos do setor.
A partir daí o cumprimento do compliance é realizado por meio do sistema GRC que significa Governança, Riscos e Conformidade.
Então, confira o papel de cada um desses conceitos no sistema:
Governança
A governança é o conjunto de processos internos que formam a estrutura de poder da instituição. Ela é a responsável por definir os modelos, políticas e objetivos da empresa.
Portanto, este é o componente do sistema em que as decisões são tomadas.
Logo, é aqui que o programa de compliance é idealizado a partir do conhecimento sobre todas as leis e regulamentos aos quais a instituição está sujeita.
Riscos
O próximo passo é mapear e analisar os riscos para criar as estratégias de monitoramento e prevenção.
Esta etapa é realizada considerando-se os objetivos definidos pela governança.
Portanto, a análise será importante para antecipar situações e criar planos de ação caso elas aconteçam.
Conformidade
Por fim, aqui é onde os dois elementos anteriores se alinham e se concretizam.
Trata-se da execução do programa de compliance conforme o que foi definido pelas diretrizes da governança e pela análise dos riscos.
Portanto, esta é a fase da execução dos treinamentos e da revisão de todo o processo.
Vale salientar que este sistema acontece de forma cíclica. Ou seja, a partir da revisão, as diretrizes e políticas podem ser modificadas.
Quais são os benefícios do compliance na Saúde?
Credibilidade
Um dos principais benefícios do compliance na Saúde para as empresas é o aumento de sua credibilidade.
Afinal, ele demonstra o compromisso da instituição em manter os padrões éticos que assegurem sua idoneidade.
Evita multas
Outro benefício do compliance na Saúde é a prevenção contra multas.
Com um sistema orientado para o cumprimento das leis a instituição evita sofrer com penalidades, principalmente aquelas referentes às violações involuntárias.
Pois os programas de compliance envolvem medidas de educação e treinamento que capacitam os colaboradores e os gestores a cumprir as normas.
Facilita o crédito
Os bancos e instituições financeiras procuram fazer negócios com empresas confiáveis que cumprem suas obrigações.
Neste sentido, o compliance atesta a seriedade da empresa e sua capacidade de honrar acordos.
Padronização de processos
Uma das etapas fundamentais dos programas de compliance é a criação de protocolos e processos padrões.
Além do objetivo de seguir a lei, este aspecto também aumenta a eficiência na operação da empresa.
Isso porque, a padronização evita que erros ocorram por falta de conhecimento.
Por isso, o administrador deve desenvolver diversas habilidades e conhecimentos para realizar um plano estratégico eficiente. Para se aprofundar ainda mais no aspecto estratégico da gestão em Saúde, baixe o nosso e-book com dicas essenciais para o planejamento do seu negócio!
Perguntas frequentes:
O que é o compliance na Saúde?
É o que orienta a criação de protocolos internos que garantem que uma empresa de Saúde cumpra todas as leis e regulamentos a que está sujeita.
Por que implantar o compliance na Saúde?
Para garantir a capacidade dos colaboradores em cumprir todas as normas do setor da Saúde.
Como cumprir o compliance na Saúde?
Aplicando o sistema GRC que integra a Governança que cria os códigos de conduta, a Gestão de Riscos responsável por mapear e analisar os riscos e a conformidade que é a parte da execução do programa de compliance.
