Você enviou um lote para o plano de saúde e descobriu que alguns procedimentos não foram aprovados, ou que os valores repassados eram diferentes do esperado? Ou, pior, seu lote caiu na glosa financeira e você teve que refazer parte do processo? Aprender como fazer faturamento de plano de saúde é uma tarefa burocrática, porém fundamental para a sua clínica ou consultório.
É comum ver erros nas faturas enviadas aos convênios, mesmo em clínicas experientes, pois o processo é cheio de minúcias e isso pode gerar transtornos na hora do pagamento. Apenas com as faturas em dia o convênio poderá liberar o repasse, evitando a glosa financeira e prejuízos.
Ao abrir um consultório, o médico também se torna administrador e precisa se preocupar com detalhes de faturamento, ao qual muitas vezes ele não está habituado. Organizar a documentação e manter a boa gestão das finanças são ações que garantem o sucesso do seu estabelecimento, além, é claro, de um bom atendimento médico.
Você precisa analisar o desempenho do seu negócio por meio de indicadores como a satisfação dos pacientes. Afinal, eles devem voltar a se consultar com você se o atendimento for de qualidade. Podem ainda, indicar seu nome a amigos e familiares.
Acompanhar o faturamento de plano de saúde e os indicadores financeiros é uma tarefa que exige atenção, devido aos altos valores envolvidos nas consultas e procedimentos. Esse cuidado também ajuda a melhorar a gestão dos recursos da sua clínica, podendo aumentar a margem de lucro por meio de tomadas de decisão mais assertivas.
Nesta hora, a agilidade é o maior desafio, mas existem algumas soluções práticas que ajudam a criar processos adequados e realizar o faturamento.
Como fazer faturamento de plano de saúde?
Para que você entenda como fazer faturamento de plano de saúde, trouxemos algumas dicas de organização. Ao serem colocadas em prática, elas oferecem mais segurança e eficiência a cada etapa do processo. Confira!
Mantenha suas informações organizadas
Organizar todas as informações da sua clínica é o primeiro passo para uma boa gestão. Deste modo, você consegue fazer o faturamento de plano de saúde corretamente. Para que isso seja possível, é necessário ter controle sobre tudo o que acontece:
- Pacientes,
- Consultas;
- Estoques;
- Tipos de atendimentos;
- Fluxo de caixa.
Todos estes dados ajudam a ter uma visão geral de como está indo seu negócio e evitam falhas na hora de enviar o faturamento aos convênios. Por isso, manter a organização é vital, reduzindo o índice de perdas e imprecisões.
Faça o faturamento mensal
O faturamento mensal se refere tanto ao balanço do mês que já passou, quanto à previsão do orçamento disponível para o mês seguinte. Para isso, é importante estar atento às contas a pagar e a receber, que devem ser monitoradas periodicamente para oferecer segurança em relação aos planos de saúde.
Ter este panorama em mãos ajuda ainda a tomar decisões que podem influenciar na melhora do atendimento da sua clínica. Com uma receita maior, você pode começar a planejar a contratação de mais médicos e ampliar o leque de serviços oferecidos. Com base no faturamento mensal, você pode decidir por:
- Troca de equipamentos;
- Contratação de pessoas;
- Início de parcerias com convênios;
- Compra de materiais.
Controle a agenda
O agendamento de pacientes é a razão da sua clínica existir, e por isso é um dos itens mais importantes da sua clínica ou consultório. Por isso, quando se trata de convênios médicos, você deve ter o controle sobre tudo.
É fundamental entender o que está liberado pelo plano de saúde para não ter prejuízos, além de preencher corretamente os procedimentos realizados, códigos e nomenclaturas. Tudo isso é fundamental para evitar glosas e retrabalho.
Entenda os processos dos convênios
Além da organização dos documentos e informações, é necessário também entender os processos dos convênios antes de fazer faturamento de plano de saúde. Assim, conhecer os prazos de cada operadora e as hipóteses que cada uma coloca para incorrer em glosa ajuda a evitar problemas no orçamento futuro.
No caso da contratação de funcionários para realizar as etapas administrativas, uma dica é fazer treinamentos de faturamento, já que a área possui algumas especificidades.
Aprenda a evitar glosas
A falta de pagamento de guias pelos planos de saúde pode ser um grande problema para o orçamento do seu consultório. Por isso, é importante saber preenchê-las corretamente para não correr risco de reprovação.
Os principais detalhes no preenchimento das glosas são:
- Datas incorretas das guias ou fora do prazo;
- Códigos de procedimentos incorretos;
- Tabelas dos convênios desatualizadas.
Saber os procedimentos que não possuem cobertura em cada tipo de plano, por exemplo, também diminui a ocorrência dessas falhas.
Etapas e desafios do faturamento clínico
Antes de fazer o faturamento de plano de saúde, é preciso ter em mente que o envio das cobranças é realizado por lotes, ou seja, devem ser reunidos todos os procedimentos realizados no período pelo profissional responsável.
Para essa tarefa, é importante separar o que é relativo a cada convênio para não gerar confusão. Com isso, as seguintes etapas são iniciadas:
Geração de guias
Cada procedimento médico, como consulta ou exame, é registrado através de uma guia que será repassada ao plano de saúde. Todos eles possuem um código, e por isso são gerados separadamente.
Reunião e fechamento de lote
Cada convênio deverá ter um lote, ou seja, um agrupamento de guias a ser enviado e cobrado das operadoras. Após o fechamento, ele não pode ser modificado para incluir ou excluir procedimentos. E é justamente aí que aparecem os problemas, pois esta falha só poderá ser corrigida no mês seguinte.
Isso acontece porque o fechamento dos lotes gera um extrato, discriminando todos os procedimentos realizados. Desse modo, se faltar algo ou houver erros que impossibilitem o pagamento, a guia retorna após a conferência para que o erro seja corrigido. O resultado? Confusão e atrasos nos repasses.
Processamento do lote
O período entre o processamento dos lotes até o pagamento pelo convênio é chamado de hiato. Isso significa que os documentos estão passando por conferência e você precisa aguardar para receber pelos procedimentos.
Conferência de lote
Quando o pagamento dos convênios é realizado, os médicos precisam conferir se os procedimentos realizados foram pagos - e se houve glosas. É nesta hora que as guias preenchidas indevidamente são corrigidas, a fim de serem enviadas no lote do mês seguinte, refazendo todo o processo de cobrança.
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A importância de um faturamento de plano de saúde eficaz
Devido à quantidade de detalhes do faturamento de plano de saúde, tornar essa atividade mais eficiente é muito importante. Isso porque qualquer falha decorrente de um processo manual pode incorrer em glosa.
A glosa traz prejuízos financeiros à clínica se não for verificada e administrada, já que os repasses dos convênios são parte vital do orçamento.
As manutenções do espaço, remuneração de pessoal e reposição de estoques podem ser prejudicadas pela falta de recursos, por exemplo. Todos estes fatores são essenciais para manter o bom atendimento aos pacientes e prestar um serviço de qualidade.
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Para executar todas essas atividades administrativas e ainda atender os pacientes com qualidade, é necessário ser eficiente.
Para facilitar o seu dia a dia, você pode contar com o apoio de um software clínico que automatiza diversas etapas burocráticas, como o Feegow Clinic. Um dos seus principais benefícios é que ele impede uma guia de ser emitida sem todas as informações preenchidas corretamente.
O preenchimento simplificado dos campos para gerar guias e unir os lotes torna o seu dia mais produtivo. Assim, você pode se dedicar a outras atividades sem se preocupar com erros no faturamento.
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Perguntas frequentes:
Qual é a importância de um faturamento de plano de saúde correto?
O faturamento correto evita que ocorram as glosas e o comprometimento do orçamento mensal do consultório ou clínica, ou seja, menos prejuízo.
Quais são as etapas do faturamento clínico?
As principais etapas do faturamento são: geração de guias, reunião e fechamento de lotes, processamento pelos convênios e conferência no consultório.
Como um software clínico ajuda na redução de glosas?
Além de oferecer facilidade e agilidade no preenchimento, um software clínico impede a emissão de guias incompletas, o que evita retrabalhos e glosas.
