Todo recepcionista já lidou com uma agenda de consultas cheia e se perguntou como gerenciá-la melhor, não é mesmo?
Afinal, problemas de agendamento tendem a atrapalhar todo o fluxo de operações da clínica, impactando não apenas a recepção como também médicos e pacientes.
Inclusive, a frustração dos clientes frente aos problemas de agenda pode gerar níveis de frustração tão grandes que geram desafios para fidelização e retenção.
Após uma experiência ruim, os pacientes podem não voltar mais, e neste caso sua clínica corre o risco de ter que lidar com desafios financeiros e até de reputação.
Neste artigo, vamos apresentar algumas dicas para organizar e gerenciar o agendamento de consultas. Continue a leitura e veja quais são as melhores práticas que sua equipe de atendimento deve adotar para elevar a qualidade deste processo.
A agenda de pacientes precisa ser ao mesmo tempo organizada e flexível para que as situações cotidianas não virem um caos. Na falta de um médico, por exemplo, um sistema de gestão pode facilitar o aviso aos pacientes e o reagendamento em tempo hábil.
Imprevistos como esse acontecem, mas você pode tomar ações cotidianas para amenizar os contratempos.
Nesse sentido, ter a agenda organizada é uma das melhores formas de lidar com a situação e garantir uma boa experiência aos pacientes.
Não considerar o tipo de consulta e fazer muitos agendamentos em um único dia pode levar a uma agenda superlotada. Muitas vezes, isso causa até um certo tumulto na sala de espera, gerando atrasos e irritação por parte dos clientes.
A pesquisa State of the Connected Customer, realizada pela Salesforce em 2023, apontou que cerca de 80% dos consumidores levam em conta a experiência oferecida como o maior diferencial de uma empresa, sendo quase tão importante quanto o serviço.
A organização da agenda pode ser ainda um quesito de peso para passar confiança aos pacientes. Quando eles se sentem satisfeitos com o atendimento, é mais provável e simples fidelizá-los.
Outros pontos com relação à gestão da agenda são as rasuras incompreensíveis (caso as anotações sejam feitas em papel) e a falta de atualização em agendas eletrônicas.
Não desmarcar um paciente que solicitou a alteração de data é uma falha grave, da mesma forma que esquecer de marcar o horário de alguém.
A agenda desorganizada pode ser um transtorno para outras atividades administrativas. Isso impacta no faturamento, por exemplo, que não pode ser adiado – ou caso contrário, compromete o orçamento mensal da clínica. Portanto, se você perde muito tempo com a gestão da agenda, é interessante rever o processo.
Para evitar uma agenda de consultas desorganizada, trouxemos algumas dicas para você aplicar na marcação de atendimentos e no preenchimento dos horários que sobram. Confira!
Antes de agendar os atendimentos, considere que cada tipo de consulta leva um tempo diferente, devido à atenção necessária do médico.
Se em sua clínica há várias especialidades, determine junto aos profissionais a duração média de suas consultas e o intervalo desejado entre os atendimentos.
Mas lembre-se que nem sempre o intervalo será utilizado, principalmente se o tempo de consulta se alongar. O objetivo aqui é evitar que a consulta do próximo paciente atrase.
Supondo que a média seja de 30 minutos, você pode considerar um intervalo de 10 a 15 minutos entre os atendimentos.
Em geral, a primeira consulta de um paciente é mais demorada por conta da anamnese. O médico pede todo o histórico para realizar o diagnóstico, receitar remédios ou solicitar exames. No mais, você pode definir os espaços na agenda junto com os especialistas.
Primeiras consultas e retornos, por exemplo, podem ter durações muito diferentes, como comentamos acima. Já que alguns atendimentos são mais demorados, eles podem ser intercalados com consultas mais rápidas.
Esta estratégia ajuda a equilibrar os horários do médico, evitando o acúmulo de grandes demandas no consultório e diluindo a quantidade de intervalos ao longo do dia. Assim, também não ocorrem atrasos nas consultas nem espaços vazios entre elas.
Isso também impacta no aspecto financeiro da clínica. Não é recomendado marcar longas consultas uma atrás da outra em um determinado mês, por exemplo. Isso porque os valores a receber são menores, se comparado com diferentes atendimentos intercalados. O equilíbrio é fundamental!
A organização da agenda também depende da confirmação de consultas. Se uma agenda lotada oferece riscos, quando vazia também pode trazer problemas – principalmente com relação à receita total.
Para evitar lacunas, é interessante trabalhar com um sistema de lembretes de consultas, enviados automaticamente aos pacientes. Por meio de mensagens via SMS e WhatsApp, ou até mesmo por integração com o Google Agenda, a pessoa pode confirmar ou desistir do seu horário.
Ao saber da falta com antecedência, você pode antecipar a consulta de outro paciente ou realizar encaixes, por exemplo.
Por conta da urgência em retornar ao consultório, as pessoas podem deixar seus nomes e contatos para o caso de alguma desistência. Assim, você pode acioná-los quando houver brechas na agenda.
Na medida em que o médico conhece seus pacientes, é possível perceber alguns padrões de comportamento durante as consultas.
Por exemplo, algumas pessoas gostam de conversar bastante com o profissional de saúde, enquanto outras preferem resolver tudo de forma pontual e ágil. Características como essas influenciam o tempo de atendimento.
Ao identificar padrões entre a clientela, como os pacientes que costumam exigir atendimentos maiores ou que sempre são consultados rapidamente, é possível organizar melhor o tempo da agenda de consultas.
Nesse sentido, o ideal é que o médico e a equipe da recepção conversem entre si sobre o assunto, pois esses detalhes ajudam prevenir atrasos e tempos ociosos na agenda.
O sistema de lembretes de consulta é importante para evitar que os pacientes esqueçam seus horários e faltem à consulta. Também diminui as chances de que errem o horário ou dia agendado e apareçam sem aviso no consultório, o que pode causar constrangimento.
Os lembretes podem ser programados para disparo com um dia ou dois de antecedência. Alguns sistemas, como o Feegow Clinic, se integram a aplicativos de mensagem, como o WhatsApp, e reconhecem a resposta do paciente como confirmação de consulta.
Tornar esse processo automático agiliza a tomada de decisões sobre agenda. Caso haja muitas desistências, isso pode ser informado ao médico e ele pode optar por tirar o período de folga por exemplo, remanejando outros pacientes para um único período.
Os encaixes costumam ser uma dor de cabeça para vários médicos. Algumas clínicas permitem tantas consultas rápidas que a agenda do dia fica comprometida. Mas, não se preocupe, existe uma solução para as solicitações de última hora.
O intervalo é um tempo extra que pode ser utilizado para esse tipo de atendimento, pois não prejudica o horário seguinte. Inclusive, esse espaço já é pensado para o caso de uma consulta se estender.
Com as confirmações ou desistências de consulta, pode-se abrir novos horários. Para que não haja perda de rendimento da clínica, o mais indicado é que outro paciente ocupe este horário vago.
Para escolher quem deve ocupar essa janela, é importante que você mantenha uma lista de espera. Assim, quando surgir um horário, você adianta o primeiro da fila.
Treinar a equipe de recepção é fundamental para otimizar a gestão do fluxo de pacientes e aprimorar a experiência das pessoas atendidas.
Ao desenvolver suas habilidades organizacionais, os colaboradores podem melhorar a eficiência na marcação de consultas, garantindo uma agenda mais fluida e evitando conflitos de horários.
Além disso, ao aprofundar seus conhecimentos sobre a experiência do paciente, a equipe pode proporcionar um atendimento mais personalizado, promovendo a satisfação e fidelização do público.
Um time qualificado na recepção não apenas lida com a presença física dos pacientes, mas também desempenha um papel importante na comunicação e agendamento de consultas online.
Essa capacidade de se comunicar de forma eficaz, esclarecer dúvidas e fornecer informações online contribui para a agilidade e qualidade dos serviços, melhorando a interação entre a clínica e os pacientes, mesmo à distância.
Além disso, ao delegar tarefas administrativas, como o recebimento de e-mails, cadastro de convênios e elaboração de relatórios, a equipe de recepção permite que os médicos se concentrem mais em suas atividades, otimizando a produtividade geral da clínica.
É confortável para o paciente fazer o agendamento online, escolhendo o dia e horário que melhor lhe convém. Esta é uma das formas de estabelecer um melhor relacionamento com o seu público, pois dá a ele maior autonomia e liberdade de escolha.
A estratégia é um diferencial no mercado atualmente, podendo ser quase obrigatória nos próximos anos.
A tecnologia facilita a relação entre clínica e paciente, pois com poucos cliques o usuário encontra o estabelecimento e marca sua consulta, sem complicações.
Além disso, a integração de um sistema de agendamentos online com o site da empresa oferece uma visão geral sobre a agenda e otimiza a marcação de consultas.
O uso de uma agenda digital facilita a visualização de todos os horários dos médicos e demais profissionais de saúde da sua clínica.
A centralização de informações em um sistema ajuda no atendimento eficaz da recepção, melhorando também a experiência do cliente.
A geração de relatórios sobre a agenda de consultas é uma ferramenta essencial para a gestão de clínicas e consultórios.
Um bom sistema de gestão proporciona mais clareza sobre os pontos fortes e fracos do negócio, permitindo que você invista esforços, tempo e dinheiro naquilo que realmente trará retornos.
Além disso, os relatórios gerados por um software de gestão são automáticos, o que significa que não é necessário que um colaborador dedique tempo para sua elaboração.
Em poucos cliques, é possível ter um entendimento prático e intuitivo sobre o tempo médio dos atendimentos, o volume de faltas, os retornos sobre cada convênio, entre outros dados relevantes.
São muitos os benefícios de uma agenda de consultas organizada para a sua clínica. Entre eles, os ganhos em tempo, produtividade e qualidade são essenciais. Conheça mais alguns:
Não há dúvidas de que a tecnologia pode facilitar a gestão da agenda de consultas. A possibilidade de automatizar tarefas torna a atividade mais eficiente, com funções como lembretes de atendimentos e remanejamento de horários.
Tudo isso pode ser feito com um software de gestão para clínicas e consultórios. Com ele, além da parte administrativa, você também consegue otimizar o atendimento, já que a solução oferece:
Na gestão integrada, o médico tem acesso às mesmas informações que a recepção e pode, por exemplo, liberar a entrada de pacientes, chamando-os pela TV. Com a mesma ferramenta, ele pode acessar o histórico clínico, facilitando o atendimento do paciente.
Com um software de gestão, o controle da agenda também se torna mais dinâmico, pois pode haver integração com aplicativos como o Google Agenda.
A ferramenta ajuda o profissional a ter uma visibilidade maior sobre seus horários. Além disso, o aplicativo de agenda do paciente terá o registro do compromisso, o que ajuda a diminuir o número de faltas e desistências.
Quer implementar uma gestão inteligente e facilitar a organização da agenda de consultas no dia a dia? Conheça o Feegow Clinic!
Otimizar a agenda de pacientes é importante para garantir um fluxo de trabalho mais ágil, organizado e flexível. Com isso, situações cotidianas não se tornam caóticas ou bagunçadas, além de minimizar o tempo de espera e maximizar a produtividade dos profissionais.
Ao investir em um bom software médico, como o Feegow Clinic, você pode utilizar a funcionalidade de agenda de consultas múltiplas. Nela, é possível cadastrar diversas unidades, organizando os dias e horários marcados em diferentes lugares em um só lugar. Caso alguma marcação conflitante tente ser cadastrada, o sistema envia uma notificação, evitando erros humanos e conflitos de agendamento.
A possibilidade de automatizar tarefas torna essa atividade mais eficiente, com funções como lembretes de consultas e remanejamento de horários.